Welke tool mag niet ontbreken in jouw gereedschapskist?

Veel ondernemers hebben een hekel aan structuur, planning, online tools en techniek, bepaalde taken continu weer uitvoeren. Ze vinden het gewoonweg niet leuk. Het belemmert hen in de creativiteit. En meer dan eens zie ik ook dat ondernemers daardoor helemaal vastlopen.

Zonde natuurlijk!

Dat is hoofdreden #1 om met Virtueel Professionals te gaan samenwerken. Ze willen dit soort taken het liefst helemaal niet meer doen. Maar ze vergeten één mega belangrijk aspect. En dat is precies de tool die een must voor jou is!

Welke tool mag niet ontbreken in jouw gereedschapskist?

Snap jij dat nou? Dat ondernemers niet van structuur en processen houden? Dat ze wars worden van alles stroomlijnen? Gelukkig vind jij dit nou juist heel erg leuk. Wil jij juist overzicht hebben. En zorgen dat je slimmer werkt.

Wat ondernemers wel willen is dat ze tijdig voldoende klanten hebben. Dat er genoeg omzet verdiend wordt. Dat klanten tevreden zijn en ambassadeur van hun bedrijf worden. En dat dit belangrijk is voor hun bedrijf, begrijpen ze maar al te goed.

Dat jij hen daarbij helpt en dat hierdoor het bedrijf meer gestroomlijnd wordt, vinden ze heerlijk! Er is echter 1 probleem: gebrek aan tijd.

Herken je dit?

  • Je bespreekt met je opdrachtgever welke plannen hij/zij wil uitrollen
  • Je maakt samen heldere afspraken
  • Jullie weten wanneer wat gedaan moet worden
  • Jullie weten ook wie wat doet
  • En jullie weten wanneer iets opgeleverd moet worden

Vol goede moed gaan jullie aan de slag. Jij kunt vast een paar zaken opstarten, maar al gauw sta jij stil omdat je op input wacht van je opdrachtgever. Je geeft je opdrachtgever een signaal tijdens jullie werkoverleg. Je stuurt nog een herinneringsmail. Maar niets…

Hmm, wat gaat er fout. Jullie hadden toch heldere afspraken?

Uiteindelijk krijg je om 5 voor 12 alle input aangeleverd. Met een beetje pech de avond voordat het klaar moet zijn. Of op zondagochtend… Verwacht je opdrachtgever nou echt dat jij op zondag nog aan de slag gaat?

Als professional wil je er alles aan doen om je werk super goed op te leveren. Dus ja, jij gaat alsnog op zondag aan de slag. Je werkt je 3 slagen in de rondte om te zorgen dat alles tijdig afgerond wordt en het lukt.

Opdrachtgever natuurlijk helemaal blij! Jij echter iets minder…

Je ontdekt al gauw dat dit niet een uitzondering was. Keer op keer merk je dat de input te laat opgeleverd wordt. En dat niet alleen: je hebt meerdere opdrachtgevers die hun planning niet halen!

Een ding is helder: je hebt een tool nodig. Een tool is een middel die jij en je opdrachtgevers in kunnen zetten om het werk goed te doen. En dat kan een online tool zijn, pen & papier of een Excel document. Het maakt niet uit wat het precies is, zolang het maar een hulpmiddel is dat jullie beiden helpt.

welke tool mag niet ontbreken in jouw gereedschapskist

Dit was een goede leerschool, je laat dit niet meer gebeuren. Voortaan zorg je dat je de afspraken vastlegt in een heldere planning met deadlines en verantwoordelijken.

En wat merk je? Nog steeds haalt niet iedere opdrachtgever de deadlines. Sommigen komen nog steeds om 5 voor 12 met hun input. Wat nu? Wat kan jij nog doen om te zorgen dat een planning gehaald wordt? En dat jij niet op het allerlaatste moment moet buffelen?

Dat je opdrachtgever de planning niet haalt, daar kan jij helaas niets aan doen. Wat de reden ook mag zijn, jij kunt hem niet vastpinnen op zijn stoel en hem nú aan het werk zetten. Dat is toch echt zijn eigen verantwoordelijkheid.

Je kunt echter wel iets anders doen. En dat is jouw planning niet langer aanpassen aan het niet halen van deadlines door je klant.

Wat bedoel ik daarmee?

 

Zorg dat je in je planning de doorloop- en werktijd opneemt die jij nodig hebt om je werk goed te kunnen doen en hou je daaraan.

Dus stel je opdrachtgever moet op vrijdagochtend een nieuwe salespagina met bijbehorende email marketing campagne teksten opleveren. En op donderdagochtend moet jouw werk af zijn. Dan heb jij dus 3,5 werkdagen gepland en voor jouw werk gereserveerd. Als jouw opdrachtgever niet tijdig de planning haalt, loopt automatisch jouw planning ook uit.

Als we dit voorbeeld nemen: stel je opdrachtgever levert maandagavond de input aan. Dan kan je al stellen dat jij niet eerder dan de maandag daarna jouw werk af kunt ronden. Misschien – als je planning het toelaat – op vrijdagmiddag. En zo sterk moet je het ook stellen.

Ik heb het niet over een datum aanpassen op de website. Of een extra mail versturen. Ik heb het over input waarvoor jij echt rustig de tijd moet kunnen nemen om het goed op te pakken. Om te voorkomen dat er fouten in staan. Waarbij je nog het e.e.a. moet (laten) checken of testen.

Zorg dat jij dat die tijd ook hebt. Dat iedere opdrachtgever begrijpt dat wanneer hij zijn planning niet haalt, jij de jouwe ook niet haalt. Regel dus dat jouw planningstool zodanig is opgesteld dat hier geen vragen over kunnen ontstaan.

  • Hierdoor bescherm je jouw eigen planning
  • Je voorkomt dat je fouten maakt
  • Je laat andere opdrachtgevers niet in de kou staan omdat jij druk bent voor deze opdrachtgever
  • Je krijgt geen ruzie met je partner omdat jij steeds op onmogelijke tijden werkt
  • En iedere opdrachtgever weet aan de voorkant wat de consequenties zijn

Het kan maar helder zijn.

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Deel met je netwerk:

4 Reacties

  1. Simone

    En zo is het! Oorzaak > gevolg.

    Antwoord
  2. Viella Krieckemans

    Hallo,
    Heb je concrete voorbeelden van hulpmiddelen om je planning te structureren?
    Het is idd vaak een uitdaging om voor al je klanten al je TO DO-zaken te organiseren… 🙂
    Groeten, Viella

    Antwoord
    • Petra Fehring

      Hi Viella,
      Zelf gebruik ik een Project Management tool. Daarin maken we diverse projecten aan voor zowel de reguliere taken die altijd terugkomen, als een specifiek project wat een begin- en einddatum heeft. In deze PM tool hebben we de taken aan een datum/deadline gekoppeld en aan het desbetreffend teamlid die verantwoordelijk voor deze taak is. Je kunt ook taken aan elkaar koppelen waardoor eerst iets opgeleverd moet worden door teamlid A voordat teamlid B hiermee verder kan.

      Enkele PM Tools zijn:
      https://asana.com/
      https://www.teamwork.com/
      https://www.teamleader.nl/
      https://basecamp.com/

      Antwoord
  3. Dirkje

    Goed idee met de tijdlijn! Visuele planning helpt veel mensen om het beter te begrijpen en te onthouden! Bedankt

    Antwoord

Reactie verzenden

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *