Door Petra Fehring | 14 sept 2021

Wat betekent virtueel werken? Wat is een Virtueel Assistent?

Het wordt steeds populairder: Virtueel Assistent worden. Virtueel werken. Zelfstandig ondernemer worden. Maar ik merk dat iedereen een andere visie heeft wat dit inhoudt. De een denkt dat een VA altijd zelfstandig ondernemer is. De ander denkt dat een VA een robot is, zoals Siri of een chatpoppetje op de website. Wat betekent virtueel eigenlijk? Is het echt? Een mens? Een robot? En hoe werkt dat dan?

blog

Wat betekent virtueel werken?

De technische ontwikkelingen maken het mogelijk om op elke locatie in te loggen in de werkomgeving, zodat je meteen aan de slag kunt. Het enige wat je nodig hebt is internet en een laptop. Hierdoor hoeven we niet langer op kantoor zelf aanwezig te zijn. We kunnen dus locatieonafhankelijk voor een bedrijf werken.

Door de coronamaatregelen hebben we allemaal kunnen ervaren dat dat werkelijk zo is!

Waar zit je dan? Dat kan heel verschillend zijn. Vaak werk je vanuit huis. Of vanuit een flexplekkenkantoor bij jou in de stad. In een restaurant of in de foyer van een hotel. In de trein. Menig openbaar gebouw zoals een bibliotheek verzorgt werkplekken. Natuurlijk kun je ook deels op kantoor en deels elders werken. Er zijn in ieder geval legio mogelijkheden.

Feitelijk betekent virtueel werken dus dat je locatieonafhankelijk – dus op elke plek in de wereld – kunt werken. Want ja, er zijn zelfs mensen die in het buitenland wonen en voor Nederlandse bedrijven aan de slag zijn.

Wat betekent virtueel werken Wat is een Virtueel Assistent

Wat is een Virtueel Assistent?

De term en het beroep van de virtual assistant, de virtuele assistent of afgekort de VA komt oorspronkelijk uit Amerika. Daar werken ze al meer dan 20 jaar met – voornamelijk freelance – VA’s. Persoonlijk denk ik doordat de reisafstanden in Amerika enorm zijn, maar zeker weten doe ik dat niet. Amerika loopt sowieso voor op digitale ontwikkelingen, het online ondernemen en het ‘in the cloud’ werken met online tools.

Het beroep van Virtueel Assistent wordt dus gewoon door een mens uitgevoerd. Vandaag de dag heb je echter steeds meer chatfuncties op websites. Of Siri’s in mobiele telefoons en overige devices. Deze functionaliteiten, die voor algemene vragen en hulp ingezet worden, zijn robots. Geheel geautomatiseerde processen die reageren op zoekwoorden die getypt worden. Deze robots worden ook Virtuele Assistenten genoemd, wat het enorm verwarrend maakt. In de Academie voor Virtueel Professionals leiden we VA’s op die het beroep uitoefenen.

Een VA werkt dus locatieonafhankelijk en heeft kennis over het online werken. Via internet inloggen in een werkomgeving en van daaruit je werk uitvoeren. Dat doet de VA ter ondersteuning van een ondernemer, een manager of een specifieke afdeling. Meestal zijn VA’s oorspronkelijk werkzaam geweest als secretaresse of in een ander ondersteunend beroep. Zij hebben echter de stap gezet naar kennis verkrijgen over online en digitaal werken. En over inhoudelijk meedenken als sparringpartner om nieuwe ontwikkelingen optimaal in te zetten.

Sommige VA’s doen gelijksoortig werk als de secretaresse.Dan praat ik over email- en agendabeheer, digitaal archief bijhouden, contact onderhouden met klanten, documenten toesturen, etc. Sommigen focussen op boekhoudkundige zaken. Of helpen met continu versturen van nieuwsbrieven en het plaatsen van social media berichten. Bij de Academie voor VP’s leren de VA’s over het systematiseren van werkzaamheden. Een belangrijk onderdeel om slimmer, sneller en op een kwalitatief hoog niveau te werken en diensten te leveren.

Er zijn veel VA’s die zich verder specialiseren. Die kennis en vaardigheden opdoen in digitalisering, online ondernemen, online tools inrichten en beheren, zelfs het automatiseren van taken en processen. Dan kom ik automatisch op de volgende functie: de Virtueel Professional.

Wat betekent systematiseren?

De S van SOM7 staat voor Systeem. Systematiseren houdt in dat je systemen creëert voor alle stappen die in een bedrijf gezet worden. Alle taken die gedaan moeten worden om iets te realiseren. Het uitwerken van alle werkprocessen in het bedrijf. Dat doe je voor alle taken die terugkerend zijn. Als je het werkproces uitgewerkt hebt, bepaal je vervolgens wie wat daarin doet. Dus wie welke taak uitvoert.

De laatste stap hierin is vaststellen met welke middelen gewerkt wordt. Dat kan van alles zijn. Van pen en papier tot een Excel document. Van de website tot een boekhoudprogramma. Middelen zijn ondersteunende zaken die je nodig hebt om je taken te kunnen doen. En daar komt meteen de link met digitalisering. Want de ondersteunende zaken kun je vaak digitaal inrichten en gebruiken.

Wat betekent digitaliseren?

Digitalisering is hot. Iedereen praat erover omdat het digitaliseren van werkzaamheden tijd en geld bespaart. Je kunt met minder mensen meer werk verzetten door te digitaliseren. Maar hoe digitaliseer je dan? Door gebruik te maken van online tools. De opties die via het internet aangeboden worden qua techniek hiervoor inzetten.

Een voorbeeld:

Je kunt een offerte per post opsturen. Maar je kunt ook via de mail een offerte versturen. Dat lijkt al logisch. Als je een stap verder denkt, kun je bepalen hoe je de handtekening onder die offerte wilt ontvangen: offerte uitprinten, ondertekenen, terugsturen? Eventueel gescand via de mail? Of faciliteer je dat een digitale handtekening volstaat? Dan hoeft de klant niet eens iets terug te sturen omdat dit allemaal online geregeld wordt.

Digitalisering kan echt op heel veel fronten gedaan worden. Er is zoveel mogelijk met al die online tools. En het kan enorm veel tijd en dus geld besparen.

  • Een manager kan het aantal overleggen verminderen, omdat de communicatie over de voortgang van projecten gedigitaliseerd is. Hierdoor bespaart hij veel tijd.
  • Een ondernemer heeft minder mensen nodig om meer werk te verzetten. Daardoor kan het bedrijf groeien.
  • Een klant kan makkelijker iets doen waardoor je het proces voor hem eenvoudiger maakt en hij enorm tevreden is. Nog even los van het feit dat steeds meer klanten verwachten dat het online geregeld kan worden.

Digitalisering kan je pas doen als je eerst het systeem hebt uitgewerkt. Veel bedrijven zijn geneigd om meteen naar online tools te grijpen. Ze horen over een slimme tool en willen die meteen inzetten. Dat is zonde. Je moet eerst het werkproces uitwerken en daarna kijken welke tool daar perfect bij past. Dan pas ga je de tool helemaal inrichten en werkend maken.

Wat betekent automatiseren?

Je kunt nog een stap verder gaan dan digitaliseren en dat is automatiseren. Daarmee bedoel ik dat je niet alleen stappen digitaliseert, maar zelfs onderdelen van die digitalisering automatisch laat lopen. Bijvoorbeeld: een klant bestelt iets op de website en hij krijgt automatisch een factuur toegestuurd. Iemand vraagt een brochure op de website aan en automatisch krijgt hij na 3 dagen een mail waarin gevraagd wordt of alles duidelijk is.

Er zijn zoveel stappen in je werkproces – je systeem – die je kunt automatiseren. Wederom door gebruik te maken van de online tools en de techniek. Vaak is de ingang de website. Denk weer aan het online ondernemen: bedrijven hebben niet alleen een kantoor, maar ook een digitaal kantoor zijnde de website. Die website biedt dezelfde opties als het personeel op kantoor uitvoert, maar dan gedigitaliseerd én geautomatiseerd. Hoe slim is dat!? Hoe makkelijk maak je het de klant? In hoeverre ben je dan een bedrijf dat aanhaakt op de mogelijkheden die er vandaag de dag zijn?

Bedenk maar eens hoe dat voor jouzelf is:

Als jij op een website komt, wil je dan meteen iets kunnen bestellen? Meteen iets downloaden? Of wil je eerst een mail sturen met de vraag of iemand jou iets zou willen toesturen, waarna je moet wachten totdat ze reageren? Exact!

Kan je dan altijd alles automatiseren? Nee, niet altijd. Het kan bijvoorbeeld niet bij zaken die maatwerk zijn. Dan heb je persoonlijk advies nodig. Maar je kunt een heleboel stappen voorafgaand aan het persoonlijk advies wel vast automatiseren. Zodat alleen dat ene onderdeel dat maatwerk is, nog door iemand persoonlijk gedaan moet worden. Wat een klant ook weer enorm kan waarderen.

Hoe kies je tussen zelfstandig ondernemerschap of loondienst?

Als supportprofessional denk je nu misschien wel: dit wil ik ook gaan doen! Ik wil ook deze vaardigheden en kennis in huis hebben, zodat ik mijn werk weer interessant(er) maak en mezelf kan ontwikkelen. Maar moet je dan ondernemer worden?

Nee, dat hoeft helemaal niet. Ondernemerschap is niet voor iedereen weggelegd.

Het vraagt om doorzettingsvermogen. Om jezelf zichtbaar te maken in de markt en zelf actief naar opdrachten te zoeken. Zelf je aanbod, je tarieven bepalen en zelf zorgen dat je het werk op een hoog kwaliteitsniveau levert. Dit is heel uitdagend en uit eigen ervaring kan ik zeggen dat ik nog nooit zoveel geleerd heb als door het ondernemerschap. Ik heb mezelf zowel persoonlijk als zakelijk enorm ontwikkeld en nog geen dag spijt van deze stap.

Maar als dit niet bij jou past. Als je teveel vasthoudt aan zekerheid. Als je niet de mogelijkheden hebt (persoonlijk of financieel) om deze stap te zetten, ga dan in overleg met je werkgever. Werk je bij een groter bedrijf, kijk dan naar de mogelijkheden om op afdelingsniveau de digitaliseringsslag door te voeren.

Nog interessanter is het om in gesprek te gaan met MKB bedrijven. Of als je bij een MKB bedrijf werkt, dan ligt het helemaal voor de hand. Ga met hen in gesprek over waar zij staan met de digitaliseringsslag. Welke wensen zij hebben. Waar ze vastlopen en waarom. En vraag hoe ze het zouden vinden als jij de opleiding volgt en daarmee de digitaliseringsslag bij hen doorvoert.

Hierdoor kun je jezelf nog steeds ontwikkelen, nieuwe expertise krijgen en jezelf voorbereiden op een interessante baan voor nu en in de toekomst.

Weet dat je als zelfstandig VA of VP goed kunt verdienen, uitdagende opdrachten aan kunt gaan en kunt kiezen wat jij wilt (op elk front ;-)). Tegelijkertijd neem je meer risico’s. De Academie voor VP’s geeft al sinds 2013 opleidingen om je eigen bedrijf te op te bouwen en heeft in de praktijk bewezen dat het werkt.

Weet dat je als VA of VP in loondienst een interessante en uitdagende baan kunt creëren door deze nieuwe kennis. Je kunt in feite op elk van de 7 onderdelen van SOM7 slagen maken binnen een MKB bedrijf waardoor je nooit uitgeleerd raakt en steeds nieuwe stappen kunt doorvoeren. Het werk is niet snel klaar. Er is genoeg te doen en de ontwikkelingen gaan maar door.

Als je bij een groter bedrijf werkt, ga je op afdelingsniveau intern een digitaliseringsslag maken. De rol van sparringpartner naar je leidinggevende toe maakt dat je veel meer inhoudelijk betrokken wordt, daarnaast zelfstandig én virtueel kunt werken. Hoe gaaf is dat.

De keuze die jij maakt moet passen bij jou als persoon. Bij waar jij je goed bij voelt. Er is geen goed of fout. Het gaat om jou.

Conclusie

Virtueel werken, het inzetten van een team met expertise op het gebied van systematiseren, digitaliseren en automatiseren, het mogelijk maken dat het team locatieonafhankelijk kan werken, biedt allemaal nieuwe ontwikkelingen en kansen. Aan de ene kant voor het bedrijf dat aansluit op de vraag van de markt en daardoor klanten werft en behoudt. Aan de andere kant om te zorgen dat ze teamleden aanhaken met expertise van deze ontwikkelingen die helpen met deze stappen zetten.

Voor de supportprofessionals van Nederland en België geldt dat dit het tijdperk is om je bij te scholen. Om te zorgen dat je interessant bent en blijft voor werk- en opdrachtgevers. Naast het feit dat je aan het roer van je eigen toekomst staat.

Er is meer en meer vraag naar mensen met kennis over het online ondernemen en digitaliseren. Daarvoor zijn niet alleen ICT’ers nodig, maar juist implementeerders met een hands-on mentaliteit. Dat wordt echt niet minder. De ontwikkelingen staan niet stil. Nog steeds komen veel administratieve functies te vervallen zodra de digitaliseringsslag doorgevoerd wordt. Door te zorgen dat jij deze kennis hebt, kun jij daar aan bijdragen i.p.v. je functie verliezen. Kies voor jezelf. Kies voor je eigen toekomst.