Wat betekent virtueel werken? Wat is een Virtueel Assistent?

Het gonst overal: Virtueel Assistent worden. Virtueel werken. Zelfstandig ondernemer worden. Digitaliseren. Maar ik merk dat iedereen een andere visie heeft wat dit inhoudt. De een denkt dat een VA altijd een zelfstandige is. De ander denkt dat een VA een robot is, zoals Siri of een chatpoppetje op de website. Wat betekent dat virtuele eigenlijk? Is het echt? Een mens? Een robot? Digitaliseren; waarom eigenlijk en hoe pak je dat aan?

 

Hoog tijd voor en uitgebreide toelichting

Wat betekent virtueel werken?

De technische ontwikkelingen maken het mogelijk om op elke locatie in te loggen in de werkomgeving zodat je meteen aan de slag kunt. Het enige wat je nodig hebt is internet en een laptop. Hierdoor hoeven we niet langer op kantoor zelf aanwezig te zijn. We kunnen dus locatie-onafhankelijk voor een bedrijf werken.

Waar zit je dan? Dat kan heel verschillend zijn. Je werkt vaak vanuit huis. Vanuit een flexplekkenkantoor bij jou in de stad. In een restaurant of in de foyer van een hotel. In de trein. Menig openbaar gebouw zoals een bibliotheek verzorgt werkplekken. Natuurlijk kun je ook deels op kantoor en deels elders werken. Er zijn in ieder geval legio mogelijkheden.

Feitelijk betekent virtueel werken dus dat je op elke plek in de wereld kunt werken. Want ja, er zijn zelfs mensen die in het buitenland wonen en voor Nederlandse bedrijven aan de slag zijn.

 

Wat is een Virtueel Assistent?

De term en het beroep van de virtual assistant, de virtuele assistent of afgekort de VA komt oorspronkelijk uit Amerika. Daar werken ze al meer dan 15 jaar met – voornamelijk freelance – VA’s. Persoonlijk denk ik doordat de reisafstanden in Amerika enorm zijn, maar zeker weten doe ik dat niet. Amerika loopt sowieso voor op digitale ontwikkelingen, het online ondernemen en het ‘in the cloud’ werken met online tools.

Het beroep van Virtueel Assistent wordt dus gewoon door een mens uitgevoerd. Vandaag de dag heb je echter steeds meer chatfuncties op de websites. Of Siri’s in mobiele telefoons en overige devices. Deze functionaliteiten, die voor algemene vragen en hulp ingezet worden, zijn robots. Geheel geautomatiseerde processen die reageren op zoekwoorden die geuit worden. Deze robots worden ook Virtuele Assistenten genoemd, wat het enorm verwarrend maakt. In de Academie voor Virtueel Professionals leiden we VA’s op die het beroep uitoefenen.

Een VA werkt dus locatieonafhankelijk en heeft kennis over het online werken. Via internet inloggen in een werkomgeving en van daaruit je werk uitvoeren. Dat doet de VA ter ondersteuning van een ondernemer, een manager of een specifieke afdeling. Meestal zijn VA’s oorspronkelijk werkzaam geweest als secretaresse of in een ander ondersteunend beroep. Zij hebben echter de stap gezet naar kennis verkrijgen over het online en digitaal werken. En over inhoudelijk meedenken als sparringpartner over de nieuwe ontwikkelingen optimaal inzetten.

Sommige VA’s doen gelijksoortig werk als de secretaresse. Dan praat ik over email- en agendabeheer, digitaal archief bijhouden, contact onderhouden met klanten, documenten toesturen, etc. Sommigen focussen op boekhoudkundige zaken. Of helpen met continu versturen van nieuwsbrieven en het plaatsen van social media berichten. Bij de Academie voor VP’s leren de VA’s over het systematiseren van werkzaamheden. Een belangrijk onderdeel om slimmer, sneller en op een kwalitatief hoog niveau te werken en diensten te leveren.

Er zijn veel VA’s die zich verder specialiseren. Die kennis en vaardigheden opdoen in digitalisering, online ondernemen, online tools inrichten en beheren, zelfs het automatiseren van taken en processen. Dan kom ik automatisch op de volgende functie: de Virtueel Professional.

 

Wat is een Virtueel Professional?

Dit zijn de specialisten onder de VA’s. De Virtueel Professional – afgekort de VP – werkt ook locatieonafhankelijk en in the cloud, maar heeft gekozen om veel inhoudelijke kennis te verkrijgen op een specifiek gebied. Dat kan op een vakinhoudelijk gebied zijn zoals wij in de Academie voor VP’s opleiden vanuit de SOM7®methode.

Wat is de SOM7® methode?

SOM7 staat voor Systeem Operationeel Management dat uit 7 onderdelen bestaat:

  1. Dagelijks Management
  2. Financiën
  3. Online Marketing
  4. Statistieken
  5. Communicatie
  6. Sales
  7. Diensten leveren

De VP kiest voor 1 of meerdere onderdelen uit deze SOM7 lijst en helpt haar opdrachtgevers met het systematiseren, digitaliseren en automatiseren van werkprocessen. Hiervoor maken ze gebruik van online tools die ze inrichten en goed laten lopen. Ze kunnen bv. werkprocessen analyseren en dan een voorstel doen naar de opdrachtgever hoe je het proces efficiënter kunt laten lopen. Hoe ondernemers meer kunnen digitaliseren en online toepasbaar maken. Eventueel door de website er aan te koppelen, waar klanten van deze ondernemer enorm veel profijt van hebben.

Andere expertises van de Virtuele Professional kunnen zijn:

  • Specialiseren op 1 online tool en daar alles vanaf weten
  • Specialiseren op 1 vakgebied binnen de SOM7 onderdelen, bijvoorbeeld:
    • Wervende teksten schrijven
    • Websites bouwen
    • Grafisch vormgeving
    • Videobewerking
    • Facebook adverteren
    • Webinars organiseren
    • Online Academie bouwen

Je ziet er zijn heel veel mogelijkheden. Wat je wel merkt is dat de VP expert is in het online verhaal. Van online tools tot het inzetten van de website. Waar de ene zich meer richt op de techniek hierachter, is de ander meer inhoudelijk betrokken bij tekst of vormgeving.

Allemaal hele belangrijke elementen in het online ondernemen. Want iedereen gaat naar een website of ieder ander online communicatiekanaal zoals social media en leest, hoort, ziet daar informatie. Aan de hand van wat je daar leest, hoort of ziet, ga je wel of niet iets bestellen of doen.

 

Wat is online ondernemen?

Bedrijven werken in de basis vanuit een kantoor. Retailers hebben een winkel. Productleveranciers een logistiek pand waar de producten opgeslagen zijn. Dat is het traditionele ondernemen wat vandaag de dag nog steeds bestaat en voor velen blijft bestaan.

Daarnaast is het online ondernemen ontstaan. Bedrijven hebben websites waarop ze hun diensten of producten aanbieden. Bijna iedereen koopt vandaag de dag producten online. Laat boodschappen thuis bezorgen. Koopt online een boek. Boekt een hotel of een vliegticket. We checken zelfs van tevoren online in en hebben onze boardingpass digitaal op de telefoon staan. Facturen kunnen we zelf downloaden. Meldingen over waar ons postpakket zich begeeft, krijgen we via de mail.

Dat is online ondernemen. Dit is niet langer de toekomst, dit is al hoe we vandaag de dag leven en producten kopen. Betekent dat alle bedrijven steeds meer stappen zetten om online hun diensten en producten aan te bieden. Grote bedrijven hebben al enorm veel geïmplementeerd voor hun klanten, maar het interne proces op afdelingsniveau is niet aangepakt. Veel MKB bedrijven zijn nog niet eens gestart met de digitalisering wegens drukte in het bedrijf. Die hebben nog enorme slagen te maken.

 

Wat betekent systematiseren?

De S van SOM7 staat voor Systeem. Systematiseren houdt in dat je systemen creëert voor alle stappen die in een bedrijf gezet worden. Alle taken die gedaan moeten worden om iets te realiseren. Het uitwerken van alle werkprocessen in het bedrijf. Dat doe je voor alle taken die terugkerend zijn. Als je het werkproces uitgewerkt hebt, bepaal je vervolgens wie wat daarin doet. Dus wie welke taak uitvoert.

De laatste stap hierin is vaststellen met welke middelen gewerkt wordt. Dat kan van alles zijn. Van pen en papier tot een Excel document. Van de website tot een boekhoudprogramma. Middelen zijn ondersteunende zaken die je nodig hebt om je taken te kunnen doen. En daar komt meteen de link met digitalisering. Want de ondersteunende zaken kun je vaak digitaal inrichten en gebruiken.

 

Wat betekent digitaliseren?

Digitalisering is hot. Iedereen praat erover omdat het digitaliseren van werkzaamheden tijd en geld bespaart. Je kunt met minder mensen meer werk verzetten door te digitaliseren. Maar hoe digitaliseer je dan? Door gebruik te maken van online tools. De opties die via het internet aangeboden worden qua techniek hiervoor inzetten. 

Een voorbeeld:

Je kunt een offerte per post opsturen. Maar je kunt ook via de mail een offerte versturen. Dat lijkt al logisch. Als je een stap verder denkt, kun je bepalen hoe je de handtekening onder die offerte wilt ontvangen: offerte uitprinten, ondertekenen, terugsturen? Eventueel gescand via de mail? Of faciliteer je dat een digitale handtekening volstaat? Dan hoeft de klant niet eens iets terug te sturen omdat dit allemaal online geregeld wordt.

Digitalisering kan echt op heel veel fronten gedaan worden. Er is zoveel mogelijk met al die online tools. En het kan enorm veel tijd en dus geld besparen.

  • Een manager kan het aantal overleggen verminderen, omdat de communicatie over de voortgang van projecten gedigitaliseerd is. Hierdoor bespaart hij veel tijd.
  • Een ondernemer heeft minder mensen nodig om meer werk te verzetten. Daardoor kan het bedrijf groeien.
  • Een klant kan makkelijker iets doen waardoor je het proces voor hem eenvoudiger maakt en hij enorm tevreden is. Nog even los van het feit dat steeds meer klanten verwachten dat het online geregeld kan worden.

Digitalisering kan je pas doen als je eerst het systeem hebt uitgewerkt. Veel bedrijven zijn geneigd om meteen naar online tools te grijpen. Ze horen over een slimme tool en willen die meteen inzetten. Dat is echter zonde. Je moet eerst het werkproces uitwerken, daarna kijken welke tool daar perfect bij past. Dan pas de tool helemaal inrichten en werkend maken.

 

Wat betekent automatiseren?

Je kunt nog een stap verder gaan dan digitaliseren en dat is automatiseren. Daarmee bedoel ik dat je niet alleen stappen digitaliseert, maar zelfs onderdelen van die digitalisering automatisch laat lopen. Bijvoorbeeld: een klant bestelt iets op de website en hij krijgt automatisch een factuur toegestuurd. Iemand vraagt een brochure op de website aan en automatisch krijgt hij na 3 dagen een mail waarin gevraagd wordt of alles duidelijk is.

Er zijn zoveel stappen in je werkproces – je systeem – die je kunt automatiseren. Wederom door gebruik te maken van de online tools en de techniek. Vaak is de ingang de website. Denk weer aan het online ondernemen: bedrijven hebben niet alleen een kantoor, maar ook een digitaal kantoor zijnde de website. Die website biedt dezelfde opties als het personeel op kantoor uitvoert, maar dan gedigitaliseerd én geautomatiseerd. Hoe slim is dat!? Hoe makkelijk maak je het de klant? In hoeverre ben je dan een bedrijf dat aanhaakt op de mogelijkheden die er vandaag de dag zijn?

Bedenk maar eens hoe dat voor jouzelf is:

Als jij op een website komt, wil je dan meteen iets kunnen bestellen? Meteen iets downloaden? Of wil je eerst een mail sturen met de vraag of iemand jou iets zou willen toesturen, waarna je moet wachten totdat ze reageren? Exact!

Kan je dan altijd alles automatiseren? Nee, niet altijd. Het kan bijvoorbeeld niet bij zaken die maatwerk zijn. Dan heb je persoonlijk advies nodig. Maar je kunt een heleboel stappen voorafgaand aan het persoonlijk advies wel vast automatiseren. Zodat alleen dat ene onderdeel dat maatwerk is, nog door iemand persoonlijk gedaan moet worden. Wat een klant ook weer enorm kan waarderen.

 

Waarom lopen zoveel bedrijven achter op de digitalisering?

Er zijn 6 redenen waarom ze achter lopen:

  1. Ze beseffen niet half wat er mogelijk is.
  2. Ze weten dat ze moeten digitaliseren, maar hebben de kennis niet.
  3. Ze verwachten dat ze dure consultants moeten inhuren om de digitaliseringsslag te maken waarbij een consultant alleen adviseert en niet implementeert.
  4. Ze weten niet dat er opleidingen zijn voor medewerkers in ondersteunende beroepen waardoor zij die kennis in huis halen en dan praktisch aan de slag kunnen gaan.
  5. Ze beseffen niet hoe ze de stappen praktisch en laagdrempelig kunnen uitvoeren, zodat het behapbaar is binnen hun toch al drukke agenda’s.
  6. Ze weten niet van het bestaan van zelfstandig Virtueel Professionals, waardoor ze niet realiseren dat ze op een betaalbare manier tóch stappen kunnen zetten die meteen werkend in de praktijk opgeleverd worden.

En niemand beseft überhaupt – lijkt het wel – dat supportprofessionals in de diverse beroepen JUIST bij uitstek de perfecte kennis, ervaring, achtergrond, interesse, kwaliteiten, etc. in huis hebben om in processen te denken en DUS te systematiseren, digitaliseren en automatiseren. Het enige wat ze nodig hebben is kennis hoe dit aan te pakken en kennis over de online mogelijkheden.

Bedrijven laten mega kansen liggen, terwijl ze het half niet weten en de oplossing binnen handbereik is. Tegen betaalbare salarissen of uurtarieven van deze professionals.

De Academie voor VP’s biedt overigens kansen om:

  • een praktijkgerichte opdracht uit te zetten bij een VP in opleiding tegen een gereduceerd tarief, waardoor ze direct een project kunnen uitrollen
  • een praktijkgericht advies uit te zetten bij VP’s in opleiding waarna ze zelf met het advies aan de slag kunnen
  • de eigen medewerker te laten opleiden bij de Academie waardoor ze de kennis zelf in huis hebben
  • een project uit te zetten om met een heel team van gespecialiseerde VP’s de digitaliseringsslag door te voeren.

Het feit dat ze niet beseffen dat er oplossingen zijn, dat ze het laagdrempelig en stapsgewijs kunnen doorvoeren waarbij de digitalisering meteen geïmplementeerd wordt en ze dus direct profijt daarvan hebben, maakt dat ze geen stappen zetten. Gelukkig weten steeds meer (MKB) bedrijven de weg naar de Academie voor VP’s te vinden en ontdekken wat het hen oplevert.

 

Hoe kies je tussen zelfstandig ondernemerschap of loondienst?

Als supportprofessional denk je nu misschien wel: dit wil ik ook gaan doen! Ik wil ook deze vaardigheden en kennis in huis hebben, zodat ik mijn werk weer interessant(er) maak en mezelf kan ontwikkelen. Maar moet je dan ondernemer worden?

Nee, dat hoeft helemaal niet. Ondernemerschap is niet voor iedereen weggelegd.

Het vraagt om doorzettingsvermogen. Om jezelf zichtbaar te maken in de markt en zelf actief naar opdrachten te zoeken. Zelf je aanbod, je tarieven te bepalen en zelf zorgdragen dat je het werk op een hoog kwaliteitsniveau levert. Dit is heel uitdagend en uit eigen ervaring kan ik zeggen dat ik nog nooit zoveel geleerd heb als in het ondernemerschap. Ik heb mezelf zowel persoonlijk als zakelijk enorm ontwikkeld en nog geen dag spijt van deze stap.

Maar als dit niet bij jou past. Als je teveel vasthoudt aan zekerheidAls je niet de mogelijkheden hebt (persoonlijk of financieel) om deze stap te zetten, ga dan in overleg met je werkgever. Werk je bij een groter bedrijf, kijk dan naar de mogelijkheden om op afdelingsniveau de digitaliseringsslag door te voeren.

Nog interessanter is het om in gesprek te gaan met MKB bedrijven. Of als je bij een MKB bedrijf werkt, dan ligt het helemaal voor de hand. Ga met hen in gesprek over waar zij staan met de digitaliseringsslag. Welke wensen zij hebben. Waar ze vastlopen en waarom. En vraag hoe ze het zouden vinden als jij de opleiding volgt en daarmee de digitaliseringsslag bij hen doorvoert.

Hierdoor kun je jezelf nog steeds ontwikkelen, nieuwe expertise krijgen en jezelf voorbereiden op een interessante baan voor nu en in de toekomst.

Weet dat je als zelfstandig VA of VP goed kunt verdienen, uitdagende opdrachten aan kunt gaan en kunt kiezen wat jij wilt (op elk front ;-)). Tegelijkertijd neem je meer risico’s. De Academie voor VP’s geeft al sinds 2013 opleidingen om je eigen bedrijf te op te bouwen en heeft in de praktijk bewezen dat het werkt.

Weet dat je als VA of VP in loondienst een interessante en uitdagende baan kunt creëren door deze nieuwe kennis. Je kunt in feite op elk van de 7 onderdelen van SOM7 slagen maken binnen een MKB bedrijf waardoor je nooit uitgeleerd raakt en steeds nieuwe stappen kunt doorvoeren. Het werk is niet snel klaar. Er is genoeg te doen en de ontwikkelingen gaan maar door.

Als je bij een groter bedrijf werkt, ga je op afdelingsniveau intern een digitaliseringsslag maken. De rol van sparringpartner naar je leidinggevende toe maakt dat je veel meer inhoudelijk betrokken wordt, daarnaast zelfstandig én virtueel kunt werken. Hoe gaaf is dat.

De keuze die jij maakt moet passen bij jou als persoon. Bij waar jij je goed bij voelt. Er is geen goed of fout. Het gaat om jou.

 

Wanneer werk je met een virtueel team?

Ondernemers die kiezen voor het werken met VA’s of VP’s die locatieonafhankelijk werken, hebben ook de keuze uit wel/niet in loondienst nemen. Als we praktisch kijken, werk je met een virtueel team. Dat betekent dat alle teamleden extern op een eigen gekozen locatie werken. Misschien af en toe op kantoor. Maar sommige ondernemers hebben zelf ook geen kantoor. Werken zelf locatieonafhankelijk. Die willen helemaal geen team op locatie hebben.

Het voordeel van een virtueel team is dat je verschillende expertises kunt inhuren zonder persé een fulltime baan te hoeven bieden. Daardoor krijg je verschillende experts om je heen die allen weten waar ze over praten en zorgen dat ze hun aandeel in het bedrijf optimaal uitvoeren. Je kunt ook kiezen voor loondienst én inhuur van zelfstandigen. Per bedrijf kunnen verschillende constructies interessanter zijn.

Voor werkzaamheden op continu basis waarvoor je behoorlijk veel uren inzet nodig hebt, kan loondienst interessanter en zelfs betaalbaarder zijn. Zeker als je minimaal parttime inzet wenst. Voor werkzaamheden die slechts enkele uren per week omvatten. Of voor meer projectmatige opdrachten die je eenmalig wilt uitrollen, kun je kiezen voor inhuur van zelfstandig ondernemende VP’s. Zij zorgen voor hun eigen apparatuur, werkplek, scholing. Als ondernemer heb je geen afdrachten zoals sociale lasten, werkgeversbijdragen, pensioen, verzekeringen, etc. Je betaalt alleen hun uurtarief.

Sommige ondernemers merken dat ze bij bedrijfsgroei behoefte hebben aan andere expertise. Aan VA’s of VP’s op een ander level qua werkervaring. Dan is het ook slim om nieuwe teamleden aan te trekken. Wanneer je werkt met zelfstandig VP’s is die stap makkelijker te zetten dan wanneer je mensen in loondienst hebt.

Als je een behoorlijk team om je heen hebt, vraagt dat van de ondernemer managementkwaliteiten. Zorgen dat iedereen aangehaakt is, weet wat hij of zij moet doen en zorgen dat de overall planning en doelen helder zijn. Je bent niet alleen maar ondernemend en creatief in je eigen bedrijf bezig. Je bent nu verantwoordelijk voor het aansturen van een heel team. Echter, als je dat niet ambieert kun je zelfs een Virtueel Manager inzetten.

 

Wat is een Virtueel Manager?

Ondernemen is iets heel anders dan managen. Menig ondernemer vindt het helemaal niet leuk om te moeten managen. Heeft helemaal niets met het aansturen van teamleden. Het is behoorlijk intensief, hoewel je door te systematiseren al heel wat verantwoordelijkheden bij de teamleden zelf kunt laten. Zeker als je externe, zelfstandig VP’s inhuurt. Zij weten wat ze moeten doen en wat er van hun inzet verwacht wordt.

Maar het gaat verder dan alleen maar managen.

Als ondernemer moet je keuzes maken op strategisch vlak over hoe je je bedrijf operationeel wilt inrichten. Of hoe je de online marketing optimaal inzet om nieuwe klanten te werven. Hoe je de klantenservice kunt verhogen. Ik noem maar een paar voorbeelden. Strategische keuzes over HOE je iets inricht, vormgeeft en organiseert is ook weer een heel andere dynamiek dan op je eigen vakgebied ondernemen.

Je kunt heel creatief zijn. Enorme voldoening halen om klanten te werven. Of juist met je klanten aan de slag te gaan. Dat is wederom een heel andere expertise dan je interne organisatie draaiende te houden. Of projecten uit te rollen. Voor al deze onderdelen kun je een Virtueel Manager (VM) of Online Business Manager (OBM) werven.

Ook voor de VM geldt dat je kunt kiezen uit loondienst of op inhuurbasis. Per bedrijf is verschillend wat beter past. De VM werkt locatieonafhankelijk. Kan perfect projecten uitrollen, teamleden aansturen, teamleden werven, strategische plannen maken, uitwerken en daarna implementeren. Een VM geeft je de rust om de gehele operationele kant van je organisatie uit handen geven. Zij managet jouw bedrijf.

Menig VP die in eerste instantie een expertiserol vervult heeft, ambieert na veel werkervaring om op strategisch niveau actief te zijn. Zij doet niets liever dan met de ondernemer ideeën uitwerken en meedenken over groeimogelijkheden. Zij wil graag aan het roer staan om deze plannen handen en voeten te geven en zorgdragen dat ze samen met het team daadwerkelijk stappen zet. De VM coördineert het geheel en zorgt dat iedereen – onafhankelijk waar ze werken of gevestigd zijn – op de hoogte is van de plannen, taken en de stand van zaken.

 

Conclusie

Virtueel werken, het inzetten van een team met expertise op het gebied van systematiseren, digitaliseren en automatiseren, het mogelijk maken dat het team locatieonafhankelijk kan werken, biedt allemaal nieuwe ontwikkelingen en kansen. Aan de ene kant voor het bedrijf dat aansluit op de vraag van de markt en daardoor klanten werft en behoudt. Aan de andere kant om te zorgen dat ze teamleden aanhaken met expertise van deze ontwikkelingen die helpen met deze stappen zetten.

Voor de supportprofessionals van Nederland en België geldt dat dit het tijdperk is om je bij te scholen. Om te zorgen dat je interessant bent en blijft voor werk- en opdrachtgevers. Naast het feit dat je aan het roer van je eigen toekomst staat. Er is meer en meer vraag naar mensen met kennis over het online ondernemen en digitaliseren. Daarvoor zijn niet alleen ICT’ers nodig, maar juist implementeerders met een hands-on mentaliteit. Dat wordt echt niet minder. De ontwikkelingen staan niet stil. Nog steeds komen veel administratieve functies te vervallen zodra de digitaliseringsslag doorgevoerd wordt. Door te zorgen dat jij deze kennis hebt, kun jij daar aan bijdragen ipv je functie verliezen. Kies voor jezelf. Kies voor je eigen toekomst.

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Deel met je netwerk:

6 Reacties

  1. Miriam

    Heel sterk artikel, Petra. Maakt in 1x duidelijk wat we doen, wat we kunnen en voor wie we zijn. Top!

    Antwoord
  2. Linda

    Goed stuk! Duidelijk verhaal, is geen speld tussen te krijgen. Er ligt een mooie toekomst in het verschiet voor de VP!

    Antwoord
  3. Marjan

    Had de titel Virtueel Assistent al vaak voorbij zien komen, maar wist niet precies wat het was. Interessant artikel, geeft een mooi kijkje in de wereld van de VA en VP en over alle mogelijkheden.

    Antwoord

Reactie verzenden

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *