Wat is een Virtueel Bedrijfsmanager of Online Business Manager?

Vandaag de dag zie je steeds meer nieuwe functietitels opduiken om aan te geven welke expertise en rol iemand vervult vanuit haar/zijn bedrijf. Logisch natuurlijk, want hiermee zeg je al veel naar de buitenwereld. Je onderscheidt jezelf qua werkniveau en aandachtsgebied. Je laat zien waarvoor klanten bij jou kunnen aankloppen. Dat proberen we in een titel te omvatten.

Even los van het feit dat je in feite geen functietitel nodig hebt, is het wel belangrijk dat als je een titel gebruikt dit de juiste is. In mijn artikel ‘Wat betekent virtueel werken? Wat is een Virtual Assistant?’ heb ik uitgebreid omschreven wat het verschil is tussen een Virtueel Assistent, een Virtueel Professional en een Virtueel Manager.

Vandaag wil ik nader ingaan op wat een Virtueel Bedrijfsmanager of Online Business Manager is en welke werkzaamheden zij/hij uitvoert.

Wat zijn de taken van een manager?

Bij Vacatures.nl geven ze duidelijk aan wat de taken van een manager zijn:

De precieze werkzaamheden van managers kunnen sterk verschillen. Desondanks is er een algemene cyclus van zes taken, die in elke managementfunctie terugkomt, namelijk:

Voorspellen

• Formuleren van doelstellingen (bijvoorbeeld op strategisch, operationeel of financieel gebied).

Plannen

• Doelstellingen vertalen naar concrete acties, activiteiten en resultaten.
• Structureren van operationele taken en werkzaamheden.
• Afstemmen van de inzet van mensen en middelen.
• Opstellen van een tijdsplanning en bewaken van de voortgang.

Organiseren

• Identificeren, verdelen en groeperen van uit te voeren werk.
• Definiëren van verantwoordelijkheden.
• Delegeren van bevoegdheden.
• Vaststellen van de hiërarchie.

Delegeren

• Toebedelen of overdragen van bevoegdheden, inclusief de verantwoordelijkheid.
• Motiveren van en vertrouwen geven aan medewerkers om beslissingen en acties te nemen die consistent zijn met de doelen van de organisatie.
• Houden van voortgangscontrole op afstand.

Coördineren

• Integreren van de werkzaamheden of inspanningen van mensen en middelen, waardoor het geheel beter gaat functioneren.

Controleren

• Observeren en toetsen van de effectiviteit van de organisatie, oftewel de vergelijking van de werkelijke resultaten met de vooraf opgestelde verwachtingen, om te monitoren of de organisatie binnen een vooraf bepaalde risicotolerantie blijft (gemeten naar periode, aantal gevallen en vastgestelde tijd).
• Aanpassen en bijsturen van de planning, organisatie, coördinatie of verdeling van werkzaamheden, indien buiten de vooraf gestelde risicotolerantie wordt getreden.
• Doorberekenen/verbinden van de ontstane afwijkingen tussen de voorspelling en werkelijke realisatie aan financiële en niet-financiële consequenties.

Wat is de grootste uitdaging wanneer je doorgroeit naar managementlevel?

Als je eerst als Virtueel Assistent gewerkt hebt, je nader gespecialiseerd hebt tot Professional en je daarna ontwikkelt naar Manager niveau ga je stoppen met de uitvoerende taken die je tot nu gedaan hebt.

Dat vraagt nogal wat van jou en van je opdrachtgevers!

Jij zult moeten leren loslaten. Je gaat niet langer uitvoeren, je gaat managen. Je werkt aan strategische plannen met bijbehorend financieel doel. Je maakt een planning, belegt taken en stuurt de betrokken teamleden aan om het doel te realiseren. Mogelijk ga je zelfs deze teamleden werven als ze er nog niet zijn.

Daarnaast ga je andere tarieven hanteren. Passend bij je niveau en het werk dat je doet. Dat is de grootste omslag bij opdrachtgevers. Zij zijn gewend een ander tarief en zijn tevreden over al het werk wat je tot nu toe hebt uitgevoerd. Dat werk ga je loslaten en het tarief verhoogt. Je zult hen dus mee moeten nemen in deze omslag. Het gesprek aangaan met je klanten om deze stap te zetten.

Betekent overigens ook selectief zijn voor welke klanten je blijft werken: zijn zij al zover qua bedrijfsgroei om met een manager te werken? Hebben ze al een team? Of zijn ze bereid om daar naar toe te werken? Mocht dat niet zo zijn, is dit niet langer jouw ideale klant.

Uiteindelijk zul je als Virtueel Bedrijfsmanager of Online Business Manager minder uren draaien dan je wellicht nu in de uitvoerende rol gedaan hebt. Maar daar staat ook een ander tarief tegenover. En je werkt samen met teamleden om het geheel gedaan te krijgen.