Waarom zijn systemen zo belangrijk voor je bedrijf?

Je hoort het vast wel eens om je heen. Als je een eigen business hebt, online of fysiek, of je nu een ZZP’er bent of werkt met een team, dan heb je systemen nodig. Nu kun je denken dat jij als ZZP’er dit niet nodig hebt, maar niets is minder waar.

Zowel in grote bedrijven als in kleine bedrijven is het opzetten van gestroomlijnde systemen essentieel als je niet ondergedompeld wilt worden in de hoeveelheid van werk dat er gedaan moet worden. Het opzetten van systemen zorgt ervoor dat je bedrijf stevig in haar schoenen staat. Je creëert hiermee een goede fundering, waardoor je ook daadwerkelijk ruimte hebt om te groeien en AAN je bedrijf te werken in plaats van IN je bedrijf.

Voor de meeste ondernemers is het heel herkenbaar. Je start je bedrijf met een doel, wilt de vrijheid ervaren die het ondernemerschap met zich meebrengt, doen waar je gelukkig van wordt. Maar voordat je het weet, merk je dat er veel meer bij komt kijken en wordt je opgeslokt door alle taken die je moet doen. Je ervaart steeds meer drukte en komt tijd te kort. Om te kunnen groeien, moet je het anders doen. En dat anders doen, doe je door systemen op te zetten.

Wat zijn systemen nu eigenlijk?

Met systemen beschrijf je welke taken je doet in je bedrijf en hoe je deze uitvoert, welke tools je hiervoor inzet en wie (welk teamlid) wat doet. Een systeem is dus simpelweg een vast aantal die je telkens doorloopt om een taak af te ronden.

Het maakt niet uit of er 3 of 100 stappen zijn – als je ze herhaalt met een doel voor ogen – dan heb je een systeem.

Waarschijnlijk heb je zelf al heel wat systemen, zonder dat je het door hebt. Vaak zitten deze in je hoofd en dat kan chaotisch voelen.

Het opzetten van gestroomlijnde systemen, ook al ben je net gestart, zal je helpen bij het runnen van je bedrijf zonder veel stress of het gevoel te hebben dat er teveel te doen is. Als je dit meteen goed doet, dan is het veel makkelijker om taken over te dragen aan een (toekomstig) teamlid of bij jouw afwezigheid.

Klinkt goed denk je? Maar wat betekent dit nu werkelijk?

Laat ik een voorbeeld noemen. Het schrijven, publiceren en delen van een nieuwe blog.

Je wilt iedere twee weken op vrijdagochtend 9:00 uur een nieuwe blog publiceren. Hier komt best wel wat bij kijken. Je moet tijd vrij maken of inplannen voor het schrijven van je blog. Je bedenkt een onderwerp, je gaat onderzoek doen, het schrijven van het blog, het nakijken van de spelling, een afbeelding zoeken, het blog op je website publiceren, de opmaak in orde maken. En dan ook nog eens delen via je social media en je nieuwsbrief. En daar horen natuurlijk ook weer diverse stappen bij.

Een heel aantal stappen. Iedere stap zet je keer op keer opnieuw als je een nieuwe blog maakt.

Stel nu dat je geen systeem hebt. Op donderdagavond kom je erachter dat je nog een blog moet schrijven, je hebt nog geen onderwerp, dus dat kost je al een half uur omdat je eerst op internet gaat zoeken naar inspiratie. Vervolgens begin je met schrijven, dat gaat minder makkelijker dan gedacht, want eigenlijk ben je best moe. Uiteindelijk na 2 uur heb je wat op papier. Maar dan moet je nog een afbeelding zoeken. Je wordt afgeleid en bent weer een half uur verder. Je blog in WordPress zetten. Hoe ging dat ook alweer? Wat moest je ook alweer allemaal aanvinken of aanpassen? Uiteindelijk ben je vijf uur verder, is het allang bedtijd en is je blog gepubliceerd. Het delen via Social Media of je nieuwsbrief is je niet meer gelukt. Je slaapt slecht, want om je deadline te halen moet je nu extra vroeg opstaan. Daar heb je dan weer geen zin in, dus haal je de deadline niet.

Als je nu wel een systeem zou hebben gehad, dan had je in je agenda voor dinsdagochtend tijd gereserveerd voor het schrijven van je blog. Op dinsdagochtend om 8:00 uur check je je takenlijst en zie je een taak voor je het schrijven van je blog. Je hebt al een onderwerp, want daar heb je een notitie van. Je pakt je procesbeschrijving erbij en start met de eerste stap van je proces. Binnen een uurtje heb je de blog geschreven. Je zoekt in je afbeeldingenbibliotheek (die je eerder al bij elkaar hebt verzameld) een geschikte afbeelding, zet je blog volgens het stappenplan in WordPress, past alles op de juiste manier aan en plant je blog in voor publicatie op vrijdag. Vervolgens plan je het in via je social media kanalen, je gaat naar je autoresponder waar je al voor je nieuwsbrief een template hebt. Je gebruikt het template, plant je nieuwsbrief in voor verzending. Je checkt aan de hand van je procesbeschrijving of je niets vergeten bent en drukt op akkoord. Om 10:00 uur ben je klaar en kun je genieten van een welverdiend kopje koffie. Op donderdagavond kun jij lekker uit eten omdat je weet dat op vrijdagochtend 9:00 uur je blog gepubliceerd word, je bericht gedeeld via social media en je nieuwsbrief wordt verzonden.

Systemen verminderen stress

Zie je het verschil? De ene keer ben je veel tijd kwijt, krijgt er stress van en slaapt slecht. Als je wel een systeem hebt, ben je ruim op tijd klaar, is er tijd voor ontspanning en is er geen gestrest. Bij vakantie of afwezigheid kun je een deel van deze taken overdragen aan een ander en weet je dat het op dezelfde wijze wordt uitgevoerd zoals jij het had gedaan. Je kunt op ieder moment een teamlid aanhaken om (de operationele) taken over te nemen, waardoor jij tijd krijgt om aan je bedrijf te werken.

De fundering van je bedrijf

Je bouwt hiermee aan de fundering van je bedrijf. Je systemen zijn de basis van waarop je bedrijf is gebouwd. Als je systemen een rommeltje zijn, dan blijf je IN je bedrijf werken. Maar als je systemen georganiseerd, gestroomlijnd en goed gedocumenteerd zijn, dan heb je een sterke basis staan.

Wat levert het opzetten van systemen je op?

  • Je bespaart jezelf enorm veel tijd doordat je alles hebt vastgelegd. Systemen geven je structuur en focus doordat je niet steeds opnieuw het wiel hoeft uit te vinden.
  • Systemen zorgen ervoor dat je efficiënt werkt en een consistente kwaliteit levert.
  • Je werk wordt overdraagbaar, waardoor je eenvoudig een teamlid kunt aanhaken. Voor teamleden is het veel makkelijker te begrijpen wat jij van hen verwacht als je een systeem hebt ontwikkeld. De kwaliteit van het werk van je teamleden is veel beter, omdat ze het precies zo uitvoeren als jij het wenst.
  • Als jij meer tijd hebt, kun je deze tijd besteden AAN je bedrijf of aan je familie en vrienden. Systemen zorgen er dus voor dat je minder tijd IN je bedrijf werkt en meer tijd hebt voor projecten, je familie of vrienden.
  • Meer tijd geeft minder stress en meer ruimte voor creativiteit. Je kunt weer nadenken over je strategie en groei van je bedrijf. Er is weer ruimte om te groeien. Waardoor je meer inkomsten kunt generen.

Systemen werken ook als jij dat niet doet

Veel van deze systemen kun je daarnaast ook nog eens automatiseren. Je kunt het zo gek niet bedenken of er is een online tool die je kunt inzetten zodat de processen geautomatiseerd worden. Door het inzetten van een online tool hoef jij of één van je teamleden er geen tijd meer erin te steken.

De rode draad bij systematiseren is vooral tijdwinst. En wie wil er nu niet extra tijd creëren.

Nu wil ik graag van jou weten. Hoe zit het bij jou? Heb jij systemen opgezet voor je bedrijf of heb je het gevoel steeds het wiel opnieuw uit te vinden? En wat vind je daarvan? Hoe werkt dit voor jou? Ik ben heel benieuwd.

Reactie verzenden

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *