Waarom werkoverleg belangrijk is en de OG hiervoor betaalt

Als je met een opdrachtgever (OG) start, dan adviseer ik je om werkoverleg te houden. Zelf noem ik het altijd een bila, oftewel een bilateraal overleg. Dat betekent dat je regelmatig met een OG ‘om de tafel zit’ om te bespreken wat de stand van zaken is. Welke taken op de planning staan. Waar jullie naar toe werken. Dat soort zaken.

Maar wat als je opdrachtgever geen werkoverleg wil houden? En als je discussie krijgt over het schrijven van het werkoverleg als werktijd en dus dat deze tijd betaald moet worden?

Menig ondernemer wil het liefst meteen alles loslaten. Verwacht dat jij in no-time de zaken kunt overnemen en snapt wat er nodig is. Want jij bent de expert. Jij weet hoe je jouw werk het beste kunt uitvoeren. Dat is prima en tot een bepaalde hoogte waar, maar daarvoor moet je wel gevoed worden met input van je OG. Dus moet jij helder kunnen uitleggen aan je OG wat jij van hem nodig hebt.

Waarom werkoverleg belangrijk is en de OG hiervoor betaalt.

Wanneer een ondernemer werk uitbesteedt en dus betaalt voor jouw diensten als Virtueel Professional ontstaan er meteen verwachtingen. De OG heeft een beeld voor ogen dat jij hem gaat ondersteunen, ontlasten, helpen, etc. Maar hoe hij dat exact voor ogen heeft, weet je vaak niet. En of jij dit helder maakt, is ook maar de vraag.

Dus er ontstaan vaak verwachtingen die niet waargemaakt worden.

Daarmee bedoel ik dat je OG een ander beeld heeft van:

  • wat jij precies kunt betekenen
  • hoe jij het aanpakt
  • hoe snel je zaken op de rit kunt hebben
  • hoeveel werk je aankunt in de beschikbare tijd
  • hoe snel hij de taken los kan laten
  • etc. etc.

Als hij niet vooraf geïnformeerd wordt hoe jij werkelijk aan de slag gaat om optimaal jouw diensten te kunnen leveren, ontstaat er onnodige miscommunicatie wat irritatie veroorzaakt. Gemiste kans!

Zodra jij met een OG een gesprek houdt over jouw aanbod, jouw diensten en wat jij kunt bijdragen in het bedrijf, zal je altijd moeten uitleggen HOE je aan de slag gaat. Wat jij nodig hebt om er een succes van te maken. En hoe jij zorgt dat je zo snel mogelijk zelfstandig kunt werken.

Pas dan schep je heldere verwachtingen. En pas dan ga jij snel resultaat leveren. Dat betekent dat werkoverleg wezenlijk is. Dat is jullie basis overleg. Het moment om af te stemmen hoe nu verder. Waar staan we. Wat heeft prioriteit. Zonder werkoverleg weet jij niet wat er in het hoofd van je OG omgaat.

Hoe pak je dat aan? Volg deze 5 stappen en leg het aan iedere OG uit hoe jij te werk gaat.

1. Bespreek allereerst het doel en hoe jij daaraan kunt bijdragen.

Het is belangrijk dat zowel je OG als jij weten wat het doel is waar naar toe gewerkt wordt. Wat jouw rol daarin is. Welke taken jij overneemt. Waarom het doel belangrijk is. Wat de deadline is. Dat soort zaken. Focus hebben en houden is altijd wezenlijk want je kunt vast nog 101 taken erbij bedenken maar first things first.

2. Bepaal wat je als eerste uit handen neemt.

Vaak begin je met hetgeen wat de meeste urgentie heeft. Soms is het achterstallig werk. Soms iets wat je eerst moet systematiseren zodat je hier voortaan zelfstandig mee aan de slag kunt. En soms is het iets nieuws wat jij kunt opzetten, een tool die je gaat implementeren, etc. Dat is per OG verschillend. Bepaal dus in overleg wat je OG urgent vindt en start daar.

Daarnaast zal de OG jou moeten inwerken in zijn bedrijf. Hoe loopt het nu? Hoe regelt hij zaken? Wat staat er al als naslagwerk? Welke werkprocessen heeft hij in zijn bedrijf? Waar vind je wat? Zorg dat jij zelfstandig bij deze info kan en zorg dat je weet wat voor hem/zijn bedrijf belangrijke uitgangspunten zijn.

3. Houd wekelijks een bila om de stand van zaken door te nemen.

Die bila duurt gemiddeld 30 minuten tot 1 uur. Probeer zoveel mogelijk te focussen op zaken die werkelijk van belang zijn voor de komende weken. Zaken die je niet zelf kunt oppakken zonder de visie van je OG. Vermoei hem niet met zaken die je op een andere wijze kunt regelen of terugkoppelen. Tijd is kostbaar en moet dus zinvol ingezet worden.

Overigens zou ik zoveel mogelijk met Skype of dergelijke tools communiceren zodat je kunt zien hoe je OG op vragen reageert. De bila is jouw basis om snel op de hoogte te blijven waardoor je zelfstandig verder kunt. En dus is goede bila wezenlijk om optimaal samen te werken. De bila is een must; betaling van deze werktijd is dus ook een must.

4. Bespreek hoe je de OG informeert.

Zoals in de vorige stap verwoord, ga je hem niet lastig vallen met terugkerende taken, afgeronde taken, zaken die je zelf kunt regelen. Dat betekent dat het slim is dat je iets faciliteert waardoor hij dit soort zaken elders terug kan zien. Bv. een takenlijst waarop je bijhoudt dat je iets afgerond hebt. Of een mail bij belangrijke zaken dat iets klaar staat. Of – wat mijn voorkeur heeft – een online takenlijst in een tool waar de OG op terug kan vallen en waar je zelfs de taken van de OG in kan benoemen.

Faciliteer zoveel mogelijk dat iedereen altijd zelf alles kan zien/terugvinden/lezen etc. zodat je niet van elkaar afhankelijk bent. Veel heen en weer mailen is alleen maar nog meer werk erbij voor je OG ipv hem ontlasten.

5. Geef aan wanneer je ruimte hebt voor uitbreiding van taken.

Zodra jij ingewerkt bent, kun je een volgende taak erbij krijgen. In het begin kost het werk je wat meer tijd omdat je nieuw in de organisatie bent. Maar zodra je het eerste onderdeel onder de knie hebt, kan je het volgende oppakken. En zo breid je je taken uit.

Wanneer je teveel taken tegelijk overneemt heb jij geen overzicht én heeft je OG geen overzicht. Want hij weet niet of alles goed en tijdig opgepakt wordt. Dus breidt het stapsgewijs uit.

Samenwerken vraagt meer dan iemand inhuren en taken overdragen. Goede samenwerking staat en valt met heldere afspraken maken en helder communiceren over de verwachtingen. Zodat iedereen gelukkig is en jullie samen doelen realiseren.

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Deel met je netwerk:

1 Reactie

  1. Willy

    Hele goede tips en herkenbaar. Dank je wel Petra! Je staat hier vaak niet bij stil, maar dit is zo belangrijk voor een goede samenwerking en duidelijkheid vooraf voorkomt discussies achteraf

    Antwoord

Reactie verzenden

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *