Wat mis je in een Personal of Family account?

Ik zie de vragen vaak voorbijkomen op social media.
‘Welk Microsoft pakket moet ik gebruiken?’ of
‘Ik heb een Microsoft 365 Family pakket, dat kan ik toch ook gebruiken voor mijn bedrijf?’
‘Waarom moet ik overstappen op een Business account?’

Natuurlijk kun je in een Family account, Personal account of een losse Microsoft licentie ook werken met Word, Excel en Outlook. Sterker nog, met een gratis @outlook.com e-mailadres kun je zelfs via Word-online werken.

Maar heb je een bedrijf met eventueel externe teamleden, werk je samen met klanten en is je bedrijf niet een betaalde hobby? Dan moet je ervoor zorgen dat je een goed werkend systeem hebt, waarbij je tevens zorgt voor beveiliging van je account en de gegevens.

Zoals de naam het al aangeeft is Microsoft Personal een account gericht op persoonlijk gebruik. Je kunt wel delen met anderen, maar dat werkt niet erg handig of efficiënt. Je ziet dit ook vaak terugkomen in de gestelde vragen bijvoorbeeld: ‘Mijn opdrachtgever heeft een personal account en ik kan haar bestanden niet goed bewerken of aanpassen.’

Vaak moet je in zo’n geval de bestanden downloaden naar je eigen computer en weer uploaden naar de klantomgeving. Gevolg: dubbele handelingen, dubbele bestanden en gegevens op computers waarover je opdrachtgever geen controle meer hebt.

Hetzelfde verhaal geldt voor het Family account. Hier heb je weliswaar wat meer gedeelde opties, maar nog steeds is dit product gericht op de consumentenmarkt en niet voor zakelijk gebruik.

Snel en makkelijk bij digitale bestanden en informatie

Het is dus de kunst om tijdens je werkzaamheden (op afstand) makkelijk en snel de benodigde informatie en bestanden te kunnen gebruiken zonder dat je

• Lang moet zoeken
• Veel moet klikken
• Andere programma’s moet openen
• Niet weet of je wel de laatste versie hebt
• Je collega moet vragen
• En ga zo maar door

Microsoft 365 Business zorgt ervoor dat je jouw bedrijf (en die van je klanten) zo kunt inrichten dat jij op een optimale manier kunt werken, met of zonder het team. Of je nu op je laptop, op kantoor, via je telefoon of tablet werkt, je hebt telkens op een makkelijke en veilige manier toegang tot dezelfde informatie en bestanden.

Steeds meer kleine en grote bedrijven maken de overstap naar Microsoft 365 en Teams, maar vinden het lastig een goede werkwijze en inrichting op te zetten waarbij optimaal gebruikt wordt gemaakt van de mogelijkheden. En omdat elke onderneming, elke ondernemer en zelfs elk team anders werkt is het prettig dat het platform zo gemaakt is dat je het volledig kunt inrichten naar jouw processen en werkwijze.

Dat kost wat tijd en denkwerk aan de voorkant, maar levert je aan de achterkant enorm veel tijdswinst en kostenbesparing op.

Twijfelt jouw opdrachtgever welk abonnement slim is om te gebruiken? Adviseer hem dan om Microsoft 365 Business te kiezen en richt dan direct vanaf het begin het werkproces optimaal in.