Ook al willen we zo graag helpen...

Waar waar wij zoveel mogelijk werk uit handen van onze klanten willen nemen. Waar we zoeken naar nog meer verlichting bieden, proactief zijn en vooruit denken, ligt ook een valkuil. Soms willen we teveel doen. En vervagen grenzen wat je wel en wat je niet moet doen. Een van deze grenzen betreft financiële contracten.

Daarom wil ik je graag uitleggen waarom jij geen financiële contracten voor klanten moet afsluiten.

Ik krijg regelmatig de vraag wat we als VA moeten doen m.b.t. aansprakelijkheid. Hoe zorgen we dat we niet aansprakelijk gesteld worden als er iets fout gaat? Doemscenario’s poppen op. Want ja, laten we wel wezen: als VA kom je heel dicht bij allerlei vertrouwelijke informatie over het bedrijf van jouw klant.

Dus het is een hele reële gedachte. En daarom is het sowieso slim om een aantal zaken juridisch gezien goed in te regelen:

• Opstellen van een contract en deze ook echt laten tekenen
• Algemene voorwaarden op laten stellen die specifiek voor jou als virtueel assistent zijn gemaakt
• Een bedrijfsaansprakelijkheid verzekering afsluiten, mocht je …

Daarbij wil ik nog vertellen dat een beroepsaansprakelijkheid niet nodig is. Dat is een hele dure verzekering en meer voor professies waarbij het risico als er iets fout gaat niet te overzien is. Denk bv. aan een architect die een fout maakt waardoor een gebouw instort.

Daarnaast is vertrouwelijk omgaan met gegevens die je onder ogen krijgt natuurlijk mega belangrijk. Dat is je eigen verantwoordelijkheid. Hou in je achterhoofd dat eenmaal een goede naam kwijt zijn, heel veel consequenties heeft.  Dus een ‘no go’ wat mij betreft.

En dan kom ik uit op de financiële contracten. Want wat doe je daarmee?

Voor mij is het heel simpel en ik wil je met klem adviseren dat advies over te nemen: jij sluit geen enkel contract voor je klant af waar geld mee gemoeid is! 

Kijk, je kunt prima iets aanvragen voor je klant. Je kunt informatie opvragen over mogelijkheden en kosten. Maar je sluit geen contracten af!

Alle contracten waarvoor betaald moet worden, laat je je klant zelf regelen. Ze moeten zelf:

• Contracten ondertekenen
• Betalingen online doen
• Abonnementen op hun naam zetten
• Facturen op hun bedrijfsnaam plaatsen en zelf ontvangen

Je kunt denken: ik regel het en vraag de klant terug te betalen. Maar dat is vragen om problemen. En 9 van de 10 keer gaat het goed. Maar die ene keer dat het fout gaat, ben jij ongelukkig. Want in 1x komen de kosten op jouw bord terecht.

Geloof me, ik heb genoeg fout zien gaan en ik heb helaas ook meegemaakt dat mooie woorden in het begin later omgedraaid worden. Die weg wil je niet bewandelen.

Een ander belangrijk punt is dat jij niet het recht hebt voor een klant te beslissen dat hij nu een betaling moet doen. Al is het nog zo logisch. De klant beslist. Het is zijn geld en zijn investering. Dus hou je daar verre van.

Maak niet de fout om je op het pad van financiële verantwoordelijkheden te geven. Er zijn grenzen!

Heb jij wel eens problemen op dit vlak gehad? Of worstel jij met waar de grenzen liggen wat jij wel doet en wat niet?