Uitbesteden van werk? Waar begin je?

Dat een ondernemer meer werk heeft dan hem of haar lief is, is al gauw een feit. We onderschatten massaal wat er allemaal bij het runnen van een bedrijf komt kijken. Bij het starten van je bedrijf besefte je half niet wat dat allemaal is. Je droom is wellicht groot, maar het achter de schermen organiseren van alles om die droom te realiseren is nog niet eenvoudig.

Daarom gaan ondernemers die groter denken, willen groeien of bepaalde taken vreselijk vinden op een gegeven moment werk uit handen geven. Dat kan door personeel aan te nemen. Door zelfstandigen in te huren. Een payrollconstructie aan te gaan. Zelfs stagiaires of uitzendkrachten tijdelijk inzetten is een optie. Het gaat er om dat zij mensen zoeken die hen kunnen helpen bij het uitvoeren van al die werkzaamheden in het bedrijf.

Allemaal helder natuurlijk. Maar dat vraagt wat qua investering voor die ondernemer. Er is geen onbeperkt budget. Dus er moeten keuzes gemaakt worden. Hoe maak je die keuzes? Wat is slim?

 

Uitbesteden van werk? Waar begin je? 

Voordat je een keuze maakt, is het belangrijk om eerst te kijken wat het doel van het bedrijf is. Wat wil de ondernemer bereiken? Wat is zijn droom?

  • Een groot groeiend bedrijf?
  • Een klein bedrijf met teamleden wat behapbaar blijft?
  • Een bedrijf waarin hij volledig uit de operatie kan stappen?
  • Een klein bedrijf waarin hij alleen maar die ene – voor hem – vervelende taak kan loslaten?
  • Een klein bedrijf waarin hij alleen maar de leuke werkzaamheden doet?
  • Een behapbaar bedrijf zodat er ook nog tijd voor een privéleven is?

Je ziet, dat is al heel divers. Per wens, per doel en per droom zijn er al andere mogelijkheden.

Vervolgens ga je kijken in welke fase het bedrijf verkeert. Door deze fase helder te maken, weet je al beter waar de wensen liggen rondom het uitbesteden van het werk. Er zijn 3 fases:

  1. Starten:
    de focus ligt op het vinden van klanten en zichtbaar zijn.
  2. Optimaliseren:
    de focus ligt op systemen inrichten waardoor je een stevige fundering bouwt.
  3. Opschalen:
    de focus ligt op uitbreiding van het aantal klanten, diensten en teamleden.

Wat heel goed helpt is om een organigram te maken van alle onderdelen in het bedrijf. Wat gebeurt er allemaal? Wat moet er per onderdeel van SOM7® allemaal gedaan worden? En welke onderdelen staan al zodanig dat je dit kunt gaan systematiseren en daardoor makkelijk uitbesteden? Of moet je die onderdelen eerst helder in kaart brengen? Begrijpen wat er eigenlijk allemaal gedaan wordt? Zodat je het daarna kunt uitbesteden?

In het begin kan de ondernemer zijn eigen naam bij elk vakje invullen. Maar stap voor stap kun je taken overdragen aan teamleden. Kan de ondernemer die taken loslaten omdat hij iemand geworven heeft die dat van hem overneemt.

Wat heb ik gedaan? Waar heb ik voor gekozen?

In de startfase van mijn bedrijf heb ik al heel snel een VA ingehuurd om mij te helpen bij de online marketing aangezien ik de 1e opleider in NL en BE was. Het beroep van VA was nog niet bekend. Laat staan dat daar opleidingen voor waren. Daar lag mijn doel. Bekendheid krijgen in de markt. En daarom was ik direct heel actief met online marketing. Daar zocht ik hulp bij omdat het enorm arbeidsintensief is.

Na 2/3 jaar belandde mijn bedrijf in de optimaliseringsfase. Ik had ondertussen 3 opleidingen ontwikkeld. En steeds scherpte ik mijn opleidingen weer aan. Bracht ik verbeterslagen aan. Toetste ik wat werkte en wat niet. Ook door zelf VA- en VP-teamleden in te huren. De taken die ik toen uitbesteedde waren dagelijks management, alles rondom het organiseren van mijn opleidingen, mijn website up-to-date houden, online marketingactiviteiten. 

Deze fase kan best lang duren. Want er valt veel te optimaliseren en te systematiseren binnen een bedrijf. Nieuwe ontwikkelingen, nieuwe inzichten etc. hebben direct effect op je werkprocessen. Die moet je dan continu aanscherpen.

Ondertussen belandde ik ook in de fase dat ik mijn eerste VM kreeg. Zij ging de salesgesprekken van mij overnemen. Stuurde het team steeds meer aan. Waardoor ik nog meer los kon laten. Een verademing!

Het enige onderdeel wat ik lastig vond om uit te besteden was de financiën. Dat is zo verweven met mijn klanten, de deelnemers aan de opleidingen, dat je wel inhoudelijk moet snappen wat wij doen om hier goed op aan te kunnen haken. Dus ondanks een paar pogingen, heb ik moeten constateren dat ik dit anders moest gaan doen.

Nu is de Academie in de opschalingsfase beland. Daarover vertel ik je in later blogs meer.

Mijn vraag nu aan jou:

Wat kan jij hierin betekenen? Hoe kan jij ondernemers helpen? Wat kan jij met jouw (potentiële) opdrachtgever bespreken over de stappen die hij kan zetten?

Vertel mij onder deze blog wat jouw inzichten zijn.

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Deel met je netwerk:

2 Reacties

  1. Dirkje

    Ik denk dat de focus belangrijk is. Besteedt de ondernemer 1 van de som7-pijlers uit of toch van alles wat? In het laatste geval blijft het toch bij micro managen en ad hoc werken. En daarmee is de ondernemer op dat moment wel ontlast, maar dat helpt niet voor bedrijfsgroei. Ook bij uitbesteden is focus belangrijk!

    Antwoord

Reactie verzenden

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *