Systematiseren bij je thuis – hoe dan?

Als we praten over systemen, processen en automatiseren denken we vaak aan bedrijven. Maar zelfs bij je thuis, in je gezinssituatie, in je dagelijkse bezigheden werk je met systemen. Vaak zonder dat je het in de gaten hebt.  

In privé situaties heb je het meestal over routines of gewoontes of simpelweg de manier waarop je keer op keer een bepaalde handeling doet. Je ochtendroutine, je avondritueel voordat je naar bed gaat, de volgorde die je hebt bij het verwijderen van je make-up. Ieder dag je sleutels op dezelfde plek opbergen, is ook een vorm van systematiseren. Allemaal systemen – routines voor taken die je vaak doet en meestal op dezelfde manier en in dezelfde volgorde.

Sinds ik met deze opleiding bij de Academie voor Virtueel Professionals gestart ben, is mij pas opgevallen hoe ik thuis ook werk met systemen en hoeveel overeenkomsten dit eigenlijk heeft met een bedrijf.

Een aantal jaar geleden, toen we nog geen kids hadden, deed ik huishoudelijke (noodzakelijke, maar zeker niet leuke) taken, gewoon wanneer ik daar zin in had. Ik had immers meer dan genoeg tijd. Als ik het vandaag niet deed, dan kon ik dat morgen wel doen. 

Maar sinds de komst van de kinderen heb ik structureel minder tijd die ik kan en wil besteden aan deze taken. Sinds ik ook nog ondernemer ben naast mijn baan in loondienst en een opleiding volg, moet ik helemaal slim en efficiënt omgaan met mijn tijd. Hoe doe ik dat dan?

Systematiseren van de to do’s van het gezin

Net zoals ik mijn klanten adviseer in hun bedrijf, ben ik een stuk bewuster gaan kijken naar mijn terugkerende taken in het huishouden en ook het systematiseren gaan toepassen op de to do’s van ons gezin. Door voor alle terugkerende taken een systeem op te stellen, bespaar ik mijzelf een hele hoop tijd en energie.

 

De lunchtrommel.

Om een voorbeeld te noemen.

Met een man die behoorlijk wat boterhammen op een dag nodig heeft en twee kids in de groei die steeds meer honger krijgen, was ik dagelijks veel tijd kwijt aan het smeren van boterhammen. Iedere dag de vriezer openen voor nieuwe boterhammen, ontdooien in de magnetron, beleg uit de koelkast halen, boter op de boterhammen smeren, beleg erop, boterhammen in zakjes en in de tas. Alles weer afwassen en terug in de kast. Daar was ik toch wel iedere dag een twintig minuten zoet mee. Laat staan dat ook nog de boterhammen in huis moesten zijn. Dat moest slimmer, sneller en efficiënter kunnen. Wat als ik al deze handelingen nu in 1 keer doe? 

Dus wat is nu mijn systeem. Iedere twee weken heb ik een to do “Bestellen brood bij de bakker” ingesteld op mijn takenlijst met herinnering. Ik bestel online bij de bakker mijn brood (yes, onze bakker gaat helemaal hip mee met de tijd). Op de bevestigingsmail die ik ontvang van de bakker, heb ik een regel toegepast, dat deze automatisch wordt doorgestuurd naar mijn man. Mijn man is degene die de bestelling ophaalt bij de bakker. Dezelfde dag dat het brood is opgehaald, maak ik pakketjes voor de lunch klaar voor de komende twee weken voor ieder gezinslid en stop dit in de vriezer. En ja, het brood blijft heerlijk vers, en kaas en vlees kun je heel goed invriezen, zonder dat de smaak verloren gaat.

Dit kost me hooguit een halfuurtje, doordat ik alle pakketjes in één keer verwerk. Het enige wat ik dan nog dagelijks doe, is de lunch trommels vullen met de eerder klaargemaakte pakketjes.

Wat levert me dat op?

In plaats van dagelijks 20 minuten boterhammen smeren, ben ik nu met 1 x een half uurtje en dagelijks 5 minuten klaar.  Tijdwinst = 180 minuten = 3 uur. In die 3 uur kan ik heel veel andere zinvolle leuke dingen doen.

 

 Systematiseren, optimaliseren & automatiseren

Wat heb ik dus gedaan? Ik heb een systeem bedacht voor een taak die telkens terugkomt. Ik heb het proces geoptimaliseerd en zoveel mogelijk geautomatiseerd.

En zo kun je dus niet alleen voor je bedrijf maar zeker ook voor je privé leven een systematische aanpak bedenken en processen of routines aanpakken en verbeteren.

2 Reacties

  1. Ilonka de Graaf

    Wat een mooie vergelijking Miriam. Ik zei laatst thuis ook nog: ik heb 2 bedrijven te runnen 🙂

    Efficiënt werken levert tijdbesparing op. Je kunt de terugkerende taken ook uitbesteden. Ieder zijn eigen brood laten smeren levert je nog meer tijdwinst op 🙂

    Antwoord
    • Miriam Bommer

      Goede tip Ilonka. Waarschijnlijk zal dat uitbesteden bij mijn kinderen uiteindelijk meer werk (lees rommel opruimen, kruimels opzuigen) opleveren. Maar zodra ze groter worden, zal ik daarmee beginnen!

      Antwoord

Reactie verzenden

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *