Stroomt jouw mailbox vol door het virtueel werken?

Van een buurvrouw hoorde ik van de week dat het virtueel werken prima bevalt. Ze werkt bij de overheid en in plaats van iedere dag op de trein te stappen om naar Den Haag te reizen, werken de medewerkers nu thuis. “Een verademing”, aldus mijn buurvrouw, “alles draait gewoon door en het werkt prima! Het enige wat ik lastig vind is dat mijn mailbox dagelijks ontploft”.

Grappig dat zij dat constateerde. Dat virtueel werken helemaal geen probleem blijkt te zijn. Dat alles gewoon blijft draaien. Dat iedereen prima weet wat hij of zij moet doen.

Het enige wat men lastig vindt is hoe je het beste op afstand samenwerkt. Hoe houd je elkaar op de hoogte? Hoe stem je af? Hoe zorg je dat iedereen aangehaakt is en blijft? Als oplossing grijpt men massaal naar de online tool die iedereen kent: de email. Maar dat kan anders!

 

Stroomt jouw mailbox vol door het virtueel werken?

Niets zo eenvoudig als een email sturen. Dat doen we dan ook volop. Prima als je communiceert met externen en hen over zaken wilt informeren. Maar intern mailen? Is dat zinvol? Met de halve afdeling in de cc om niemand buiten te sluiten (of jezelf in te dekken)?

Ik weet nog dat ik mijn allereerste zakelijke mailadres kreeg in de jaren 90. Sterker nog, ik was de enige op kantoor. Als directiesecretaresse bij een Japans bedrijf moest ik kunnen mailen met de directiesecretaresse in Japan. Mega spannend was dat. Totaal nieuw. Een laagdrempelige, makkelijke manier om met elkaar te communiceren. Waarbij tijdsverschil niet langer een probleem was.

Vandaag de dag zoeken we juist naar manieren om de email uit te kunnen schakelen.

Het is eerder een stoorzender, een tijdverspiller, een postbode die tig versies van documenten rondstuurt, dan dat het bijdraagt waar het voor bedoeld was: makkelijk, direct en laagdrempelig met elkaar communiceren.

Wat je vaak hoort is dat menigeen de email ziet als ‘takenlijst’. Ieder mailtje brengt een actie teweeg: je moet het lezen, je moet reageren, iets agenderen, archiveren, bewaken, in gang zetten, noem maar op. Dus laten we ons leiden door de mailbox. Wachten we op de acties die via email uitgezet worden. Dat is niet alleen zonde van je tijd, het vergt nogal wat om je mailbox bij te houden en het overzicht te bewaken.

Bedrijven als Microsoft en andere online tool leveranciers werken aan oplossingen om de mailboxfunctie te veranderen. Ze willen bewerkstelligen dat er nog zo min mogelijk gemaild wordt. Dat zeker interne collega’s of projectteams samenwerken, afstemmen, taken beleggen, planningen bewaken, documenten beheren, etc. in een centrale omgeving waardoor mailen niet langer nodig is.

Wat is het doel hiervan?

Ieder teamlid kan zich focussen op de eigen taken. De eigen verantwoordelijkheid nemen om iets aan te passen. Een planning te halen. Tijdig te reageren op een vraag of document. De juiste input te downloaden of aan te leveren. Zonder dat je elkaar constant ‘lastig valt’ met nog meer acties en werk.

 

Het wordt hoog tijd dat we loskomen van elkaar continu aan het werk houden en zorgen dat de halve wereld weet waar we mee bezig zijn. Hoog tijd om kort en krachtig te communiceren.

Waarbij we een breng- en haalplicht hebben. Nog maar 1 versie van een document hebben waar iedereen mee werkt. Dat we weer teruggaan naar eenvoud. Naar een centrale online werkomgeving zoals vroeger (voor het email tijdperk) het kantoor dat was. Dat iedereen de eigen verantwoordelijkheid neemt voor zijn/haar eigen aandeel in het team. Dat er niet langer verrassingen of onduidelijkheden zijn.

 

We zijn toe aan een centrale werkomgeving waar je alles per ‘project’ of team kunt terugvinden en doen.

 

Overigens kan dit al jaren. Virtueel Professionals weten allang van het bestaan van zo’n omgeving. Hoe je dat inricht en aanvliegt. Benaderbaar in de cloud zodat iedereen er altijd bij kan. Met een duidelijke structuur. Hoog tijd dat iedereen die virtueel werkt dat ook gaat doen.

Enkele tools die je daarvoor kunt inzetten zijn:

Keep it simpel! Skip de email.

Reactie verzenden

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *