Starten met een nieuwe opdrachtgever. Hoe pak je het slim aan?

Yes, je hebt een nieuwe klant. De eerste kennismaking via Skype is geweest, er is van beide kanten een klik en je nieuwe klant geeft aan dat hij meer dan genoeg taken heeft die je van hem kunt overnemen. Maar hoe pak je dit nu slim aan? Zodat jij niet in de valkuil trapt en vooral brandjes gaat blussen.

Plan bij voorkeur altijd een live afspraak met je nieuwe opdrachtgever in

Als het goed is, heeft je opdrachtgever al in hoofdlijnen aangegeven waar hij je voor nodig heeft. Bereid je goed voor op het gesprek door zijn website te bekijken, zijn social media kanalen en schrijf je in op zijn nieuwsbrief. Zo kom je al heel wat te weten over je nieuwe opdrachtgever. Schrijf alles op wat je opvalt en waarover je vragen hebt. Tijdens dit eerste gesprek ga je heel veel vragen stellen aan je opdrachtgever om een zo goed mogelijk beeld te krijgen van wat hij doet en wat hij wil dat jij gaat doen.

Bepaal de urgentie van de taken

Je opdrachtgever kan heel veel wensen hebben en veel taken over willen dragen, maar het is van belang dat je kritisch kijkt naar welke taken als eerste gedaan moeten worden. Begin klein, met taken die snel afgerond zijn en dus ook snel resultaat laten zien. Zo krijg je niet alleen feeling met het bedrijf, maar merkt je opdrachtgever als het goed is ook meteen dat het samenwerken met jou hem wat oplevert (tijd, rust en/of energie).

Maak heldere afspraken

Bespreek met je opdrachtgever hoe je taken aan elkaar gaat overdragen, welk systeem je hiervoor gebruikt, hoe je terugkoppeling geeft. Spreek af hoe je elkaar kunt bereiken in het geval er iets dringend is.  Leg vast wat te doen als je meer uren maakt dan jullie overeengekomen zijn. Zorg dat voor beiden partijen duidelijk is hoe te handelen bij bepaalde zaken.

Start meteen met systematiseren

Ga voor alle taken die je uitvoert (en die terugkerend zijn) jouw werkwijze opschrijven. Probeer hier heel kritisch in te zijn en de werkwijze zoveel mogelijk te optimaliseren. Indien mogelijk ga je tools inzetten om de taken te automatiseren. Doe dit zo specifiek mogelijk. Schrijf de procedure zo op dat iedere willekeurige persoon de taak meteen van je kunt overnemen. Dit kost je in het begin even tijd, maar zal je veel tijdswinst opleveren doordat je exact hebt vastgelegd hoe je het gaat doen. Stel dat jij met vakantie gaat en je een collega VA wil laten inspringen, dan kan zij je werk zo overnemen, precies zoals jij het doet en jij het wilt.

Breid je takenpakket uit

Je zult merken dat na enige tijd je handigheid hebt in de taken die je uitvoert. En blijkt dat je een uurtje over hebt. Tijd voor aanvullende taken. Nu kun je taken erbij pakken die bij de start van de samenwerking wel belangrijk waren, maar niet direct prioriteit hadden. Ook hierbij ga je meteen alle handelingen vastleggen. Systematiseren, optimaliseren en waar mogelijk automatiseren.

Overleg regelmatig met elkaar

Blijf met elkaar in overleg. Zeker doordat je op afstand werkt en elkaar dus niet regelmatig ziet, is het belangrijk om elkaar regelmatig op de hoogte te houden. Ik plan structureel, liefst op een vaste dag en tijdstip, een kort overleg per telefoon of skype in met mijn opdrachtgevers. Zo houden we elkaar op de hoogte van wat er speelt, wat er afgerond is, waar we tegenaan lopen en hebben we tijd om bepaalde zaken even te bespreken. Ik streef ernaar om eens per kwartaal met mijn opdrachtgevers live af te spreken. Even wat langer de tijd om bij te praten, nieuwe ideeën bedenken en doelen stellen voor de komende maanden.

Bij het starten met een nieuwe baan in loondienst, heb je ook tijd nodig om ingewerkt te worden. Bij het starten met een nieuwe opdrachtgever is dat niet anders. Vaak denken we dat we  meteen van start kunnen en het ook meteen soepel moet lopen. Maar dat is niet realistisch. In het begin is het altijd even zoeken naar een handige manier van samenwerking, overdracht, elkaar leren kennen. Je zult wel merken dat dit naarmate je meer opdrachtgevers hebt, makkelijker gaat. Maar blijf in je achterhoofd houden dat het even tijd kost om op elkaar ingespeeld te raken. Geef jezelf ook die tijd. En blijf vooral met je opdrachtgever in gesprek om aangehaakt te blijven.

Is er iets waar jij tegenaan loopt bij het starten met een nieuwe opdrachtgever of heb je nog een gouden tip? Heb jij misschien wel het ultieme systeem gevonden om met je opdrachtgever te communiceren? Laat hieronder dan je reactie achter. Tips zijn altijd welkom.

Reactie verzenden

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *