Soms is het bijstellen van verwachtingen en een planning nodig

Inmiddels zit ik in mijn laatste maand van de module. We zijn gestart met het inventariseren van de operationele, terugkerende taken in de organisatie binnen de SOM7 methode. Hierbij hebben we één systeem gekozen welk het meest urgent was. Binnen dit systeem hebben we een keuze gemaakt voor 1 dienst waarvoor het operationele proces in kaart is gebracht en geoptimaliseerd wordt. De inventarisatie van het proces is afgerond, waarbij alle terugkerende taken binnen deze dienst in beeld zijn gebracht. Hierbij is gekeken naar welke stappen er zijn, wie waarvoor verantwoordelijk is en welke tools ingezet kunnen worden om het proces te optimaliseren danwel te automatiseren. Hierover hebben we duidelijkheid. Met nog een maand te gaan is het nu zaak om daadwerkelijk aan de slag te gaan met het inzetten van de online tools en vervolgens het proces uit te schrijven.

Nog maar een maand

Een maand, hoe ga ik dat redden? Het proces van de dienst die we hebben gekozen is groter dan verwacht en vraagt veel meer tijd. Ik liep er enorm tegenaan dat ik nog geen resultaat heb opgeleverd en de tijd te kort is om de opdracht binnen de drie maanden compleet af te ronden.

Gelukkig worden we binnen de opleiding Virtueel Succes (maar dat geldt voor alle opleidingen bij de Academie) heel goed begeleid door Petra. Regelmatig hebben we coachingsgesprekken, waarbij vraagstukken die binnen de opdracht naar voren komen, besproken kunnen worden. Deze coachingsgesprekken zijn voor mij altijd heel waardevol. Zij heeft mij laten inzien dat deze opdracht te groot is om binnen drie maanden af te ronden en dat het (meetbare) resultaat pas later zichtbaar zal zijn.

Met mijn opdrachtgever heb ik dit besproken en ook zij geeft aan dat deze opdracht niet binnen de beschikbare tijd van de module afgerond kan zijn.

En dat is eigenlijk wel zo.  Aangezien ik over een paar weken bij deze opdrachtgever officieel ook aan de slag ga, kan ik het daarna ook afronden. En dan nog, hetzelfde geldt bij andere opdrachten. We onderschatten vaak hoeveel we gedaan kunnen krijgen in een bepaalde tijd. Het kan dan zo zijn dat een opdracht uitloopt. Voor mij weer een goede leerschool. Het vasthouden aan een bepaalde planning is niet altijd mogelijk en dat betekent bijstellen.

Van tevoren kun je niet altijd weten hoeveel tijd iets gaat kosten. Van belang is van de ene kant om dan niet te krap te plannen, maar ook flexibel om te kunnen gaan met een planning. Ga ook het gesprek met je opdrachtgever aan om de verwachtingen bij te stellen en weer helder te krijgen.

De afronding en het resultaat volgt wel, alleen iets later dan gepland!

Reactie verzenden

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *