De planning wordt steeds weer onderschat!

Wat me opvalt is dat er 1 onderdeel van ons werk steeds weer onderschat wordt: de planning!

De planning komt in alle onderdelen van ons werk weer terug, bij het:

• maken van je offerte
• uitvoeren van je diensten
• bepalen van het aantal klanten dat je kunt dienen
• bewaken van je grenzen
• tijdig opladen van je energie
• in de gaten houden van je werk en privé balans

Je begrijpt: mega belangrijk! Toch zie ik dat menig Virtueel Assistent of Professional dit onderschat. En wel in elk van de genoemde onderdelen. Wat ik zie is dat VA’s de planning niet zodanig inschatten dat ze deze werkelijk kunnen halen.

Ga als volgt aan de slag

1. Wees reëel: ga na hoeveel tijd je aan een taak kunt besteden. Zie je jezelf in gedachten aan het werk. Maak hierdoor een goede inschatting. Hou ook letterlijk bij hoelang je ergens mee bezig bent en maak een overzicht van veel voorkomende taken met de bijbehorende uren. Deze lijst groeit natuurlijk in de loop der tijd en kan je altijd op terugvallen.
2. Als je een taak uitvoert, is het dan meteen ‘af’? Of volgt er nog een controle slag? Kan de klant nog aanvullende acties vragen?
   Bedenk en beschrijf voor jezelf hoe je taken wilt uitvoeren. Wat zijn de stappen die hiervoor nodig zijn om een taak compleet en goed af te ronden? Hoe vaak vraag je om feedback? Wat heb je van je klant nodig? Het lijkt misschien ingewikkeld maar dat is het niet. Bovendien help je je klanten door hier afspraken over te maken. Een planning waar jullie beiden op terug kunnen vallen.
3. Hou de werkelijk gemaakte uren goed bij en geef tijdig aan wanneer je bijna de geoffreerde uren besteed hebt. Hierdoor kan je tijdig bijsturen. Klanten hebben veelal geen zicht hoe lang je ergens mee bezig bent. Ideeën komen op en worden aan je gevraagd. Het is echter belangrijk dat je je grenzen aangeeft. Om je uren te behappen, de financiën in de gaten te houden en om je klanten goed aangehaakt te houden.
4. Plan jezelf nooit (!) vol. Je kunt niet voor 40 uur per week klanten dienen. Er zullen regelmatig pieken qua werkdruk zijn. Of een extra project. Een training die je bijwoont, noem maar op. Als je jezelf helemaal volplant, heb je totaal geen uitwijkmogelijkheden meer.
   En dan heb ik het nog niets eens over de taken die je voor je eigen bedrijf moet uitvoeren. Trap er niet in: ga jezelf niet fulltime voor klanten inplannen!
5. Plan letterlijk in je agenda wanneer je werkt. Wat zijn de momenten in de dag die je voor andere dingen vrij wilt houden? Wil jij je kinderen naar school brengen? Overdag sporten om je energie op peil te houden? Tijd overhouden om je verder te ontwikkelen?  Of tijd hebben voor je hobby?
   1. Denk ook aan het plannen van vakanties. Of regelmatig vrij om je zinnen te verzetten en energie op te laden.  Als je continu over je grenzen qua energie gaat, hou je het niet vol. En dat gaat ten koste van een succesvol bedrijf, je klanten én jezelf.
6. Plan de uren die je voor je klanten besteedt altijd in je agenda. Werk je bv. 5 uur per week voor een klant?  Is dat dan iedere dag een uur? Wanneer heb je de wekelijkse bila gepland? Betekent een bila dat hier direct nieuw werk uit voortvloeit? Heb je een wekelijkse terugkerende taak met een bepaalde deadline?  Maak je planning gebaseerd op de afspraken.
7. Door alles in te plannen, weet je ook hoeveel tijd je voor nieuwe klanten beschikbaar hebt. En wanneer je met hen vaste afspraken kunt inplannen. En wanneer je onverwacht een (extra) project krijgt, zie je ook hoe je de andere taken daar omheen kunt plannen zodat je toch alle deadlines kunt halen!
8. Wat zijn de momenten van de dag of de week dat je het meest creatief bent om een bepaald soort taken uit te voeren? Ben jij een ochtend mens? Of ben je creatiever in de avonduren en slaap je liever wat langer uit? Plan naar het ritme dat bij je past. Dan kom je het beste uit de verf en haal je het meeste uit je tijd.

Hoe meer jij jouw eigen planning beheert, des te beter heb jij je bedrijf onder controle! En dat is wat we willen, een succesvol bedrijf en voldoende tijd voor ons privéleven.