Petra Fehring | 5 mei 2023
Kleine fouten hebben grote gevolgen
Want de valkuil is dat we denken het ‘even gauw’ te doen
Als je denkt dat het werk dat wij als virtuele professionals doen vrij eenvoudig is, heb je het mis. Er komt mega veel bij kijken. Dat wordt nog behoorlijk onderschat denk ik zelf. Er is vooral veel koppie koppie bij nodig (dus je hoofd erbij houden) want voor je het weet heb je een ‘fout’ gemaakt. Kleine fouten hebben grote gevolgen.
Daar moeten we ons heel bewust van zijn!
Want de valkuil is dat we denken het ‘even gauw’ ernaast te doen. Ik merk dat ik zelf ook in die valkuil trap. Voor je het weet moet je nog even:
- de website updaten
- die tekst redigeren
- de facturen inboeken
- de datum bevestigen van die training
- etc. etc.
Een dag is om voordat je erg in hebt. En dan heb je nog niet half gedaan wat je allemaal wilde. En als het een beetje tegenzit, heb je een paar klanten die op die dag nog wensen hebben…
Voorbeelden met gevolgen
Wat zijn nou specifieke details waar ik het over heb? Dat zijn details die gevolgen hebben voor de alles wat daarna komt. Denk aan bijvoorbeeld:
- niet de juiste einddatum van een vroegboek-aanbieding in de shoppingcart
- een verkeerd bedrag op de factuur
- een link in de email naar de juist pagina op de website
- een lanceringspagina voor een dienst die niet werkt
- een verkeerde trainingsdatum bevestigd naar de klanten van je klant
- met verschillende groepen werken en een mail naar de verkeerde groep sturen
- een foutieve korting berekenen op een factuur
- inlogcodes voor een pagina naar de verkeerde klant sturen
- niet tijdig leveren van een dienst/product conform afspraak
- niet de juiste offerte naar de juiste lead sturen
- de algemene voorwaarden vergeten bij te voegen en niet naar verwijzen in een contract
En zo kan ik nog wel even doorgaan. Waar het om gaat is dat je goed checkt of je de juiste stappen in het proces zet!
Want ook al is het voor je gevoel een kleine fout. Je weet: kleine fouten hebben grote gevolgen!
Zorg dat je de volgende 3 regels voor jezelf aanhoudt en waar mogelijk formaliseert zodat je hierop terug kunt vallen
— Want ook al is het voor je gevoel een kleine fout, je weet: kleine fouten hebben grote gevolgen!
Begrijpen, testen en noteren
1. Begrijp wat je doet
Ik blijf dat als een hele belangrijk regel vinden. Als je werkelijk begrijpt waarom iets gebeurt en of op een bepaalde manier is opgezet of ingeregeld, dan begrijp je ook of het proces goed loopt. Je kunt de logica volgen en zelf meedenken of het goed gaat. Daar hoef je je klant niet voor ‘lastig te vallen’.
Het is ook een voorwaarde om mee te kunnen denken of alle stappen wel gezet zijn óf om mee te denken of iets op een betere/efficiëntere manier opgezet kan worden.
2. Test alles
Aangezien we heel veel online en digitaal inregelen kan je bijna alles testen. Denk aan een link die je in een mail hebt gezet. De nieuwe pagina op de website. Het product in de shoppingcart. De nieuwe mailing die je hebt voorgeprogrammeerd. Bij alles geldt: klik op de link, test of het werkt, of het er goed uitziet en of het juist gaat!
Een fout zit in een kleine hoek en zo kan je testen of het allemaal goed loopt.
3. Maak procesbeschrijvingen
Voor iedere steeds terugkerende taak kan je het beste een procesbeschrijving maken. Gewoon kort en krachtig beschrijven in de juiste volgorde. Waar nodig of handig met een plaatje erbij. Hierdoor heb je altijd iets waar je op terug kunt vallen. Je kan je klant vragen om nog even mee te lezen of je het zo goed begrepen hebt. Hierdoor heb je op voorhand alles goed op de rit staan.
Tip: maak ook standaard emailberichten voor terugkerende taken/opdrachten. Zo zonde om het wiel steeds opnieuw uit te vinden.