Hoeveel inwerktijd reserveer je voor nieuwe klanten?

Wanneer je een nieuwe klant hebt, betekent dit veel extra tijd reserveren om je in te werken. Om het bedrijf te leren kennen. Om te ontdekken wat je klant allemaal doet, welke taken hij of zij wil uitbesteden, wat er allemaal nog moet gebeuren.

Dat betekent dat dit je enorm veel extra tijd kost. Dat je extra tijd in je agenda moet blokken om dit te voorzien. Tijd die je vaak onvoldoende beschikbaar hebt. Waar je meestal niet voor betaald krijgt. Dus automatisch rijst de vraag:

Hoeveel inwerktijd reserveer je voor nieuwe klanten?

Dat inwerken belangrijk is, lijkt me een logische zaak. Je kunt je klant niet optimaal ondersteunen zonder de ins en outs te weten van het bedrijf van je klant. Daarnaast is het ook belangrijk om te weten wat voor type je klant is. Zodat je weet wat de beste manier is om met hem of haar samen te werken.

Maar laten we nou eens dieper ingaan op die ins en outs. Hoeveel moet je nou echt weten? Wat heb je nou exact nodig om je werk goed te doen?

Ik merk dat je geneigd bent om alles te willen weten. Terwijl je slechts een paar uur per week voor iemand werkt. Hoe reëel is het dan dat je dit allemaal kunt weten? In hoeverre is het ook echt noodzakelijk om alles te weten?

Vaak heeft het te maken met je eigen onzekerheid. Hoe meer je weet, des te beter kun je alles overzien. En heb je op alle vragen een antwoord. Maar wederom: is dat nodig?

Ik vind van niet.

 

Als jij ingehuurd wordt voor specifieke taken, dan is dat het onderdeel waar je alle ins en outs van wilt weten.

Het is belangrijk om daar alle informatie van te verzamelen. Vragen aan je klant te stellen om te weten wat er allemaal moet gebeuren. Hoe de klant werkt. Wat hij allemaal op dit vlak doet. Je wilt zo zelfstandig mogelijk voor je klant kunnen werken. Dan heb je deze informatie dus nodig. Daar ligt de prioriteit.

Dat je daarnaast nog heel veel andere zaken ziet liggen, snap ik helemaal. Dat je nog 101 taken ziet die opgepakt kunnen worden. Verbeterslagen die doorgevoerd moeten worden. Of achterstallig werk dat ligt te wachten. MAAR… daar ben je niet voor ingehuurd.

Hoeveel inwerktijd reserveer je voor nieuwe klanten

De volgende 3 stappen voorkomen dat je over je eigen grenzen gaat. Dat je teveel doet en verwacht en daar vervolgens niet voor betaald krijgt.

 

1. De grote lijnen

Als je een overeenkomst met je klant aangaat, definieer je de werkzaamheden die je voor hem of
haar uitvoert. Daar bereken je de uren op. Dan bepaal je hoeveel budget je klant heeft en wat je hiervoor gaat doen. Dat betekent dat je op dat moment al weet waar je focus ligt. Hou dat dan ook zo.

Vraag wel om de grote lijnen hoe het bedrijf georganiseerd is. Het liefst al op voorhand, tijdens het intakegesprek. Dat vormt je beeld van het bedrijf en dan weet je op zich voldoende voor de basis. Denk hierbij aan het volgende:

  • Wie zijn de klanten van de klant?
  • Welke diensten levert de klant?
  • Op welke wijze wordt de marketing gevoerd?
  • Hoe wordt er geoffreerd, een contract gesloten, gefactureerd?
  • Met wie wordt er samengewerkt?

2. Naslagwerk

Zorg dat je bij de informatie van het bedrijf terecht kunt, mocht je iets nodig hebben. Dus het digitale archief waar alles in opgeslagen wordt. Vaak geldt dat je alleen de info nodig hebt dat over de werkzaamheden gaat die je oppakt. Maar soms is het ook handig dat je bij andere stukken kunt.

Jij weet zelf heel goed wat je nodig hebt. Of in de praktijk merk je dat je bepaalde zaken nog mist. Dan vraag je dat op dat moment. Wanneer je klant je ook toegang geeft tot andere mappen, kan je daar altijd terecht mocht je iets zoeken.

De website is overigens ook vaak een naslagwerk waar je veel terug kunt vinden.

3. Klein beginnen

Begin altijd klein. Daarmee bedoel ik dat teveel werk in 1x overdragen niet slim is. Dat overzie jij niet maar je klant ook niet. Dan hebben jullie beiden geen overzicht meer. Hak het dus liever in stukjes. Begin bij het meest urgente. Dat pak je op. Daar werk je je helemaal op in. Zodat dat echt staat en loopt. Daarna ga je door naar het volgende stuk. En zo bouw je uit.

Daarmee kun je vaak ook je uren uitbouwen. Want hoe beter het loopt, des te meer taken je klant aan jou overdraagt. Jij rolt zo langzaam in het bedrijf. En tegelijkertijd besteed je niet teveel tijd aan zaken die helemaal niet onder jouw verantwoordelijkheid vallen. En die je ook niet betaald krijgt.

Extra tijd reserveren om jezelf in te werken is dus wel nodig. Vooral ruimte creëren om mentaal met een andere klant bezig te zijn, kost tijd. Maar je kunt het enorm beperken door te focussen op hetgeen wat je echt moet weten.

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Deel met je netwerk:

Reactie verzenden

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

JA, stuur mij de gratis checklist

Zodat ik ontdek hoe ik een uitdagende functie creëer die aansluit bij de nieuwe ontwikkelingen door de digitalisering en automatisering.

Voornaam
E-mailadres

Dank je wel voor je aanmelding