Vul het niet voor een ander in!

In mijn vorige blog sprak ik over welke probleem jij voor je klanten oplost. Dat is een hele belangrijke stap in de profilering naar buiten toe. Potentiële klanten zoeken naar oplossingen voor hun probleem. Dat is waar ze een VA  / VP voor inhuren. Dus welk probleem los jij op?

Wanneer je echter een klant hebt, wil je ook de verwachtingen waarmaken. Het probleem daadwerkelijk oplossen. Zodat je niet alleen aan de voorkant iets belooft, maar het aan de achterkant ook echt doet!

Iets beloven te doen, is heel wat anders dan iets waarmaken. Ga jezelf maar na. Wanneer jij iets koopt, wil je dat het doet waarvoor je het aangeschaft hebt. Of een dienst moet ook echt datgene opleveren wat jij voor ogen had. Toch?

Wat menigeen echter onderschat, is dat je zelf als Virtueel Assistent of Professional te snel ergens JA op zegt en gewoon start. Je  vergeet een aantal stappen mee te nemen die oh zo belangrijk zijn. Juist in de beginfase van je bedrijf.

Wanneer je die stappen niet meeneemt of helder maakt, zal je zien dat er miscommunicatie ontstaat. Of er zijn zowel bij jou als je klant andere verwachtingen. En daar begint de onrust. Je hebt beiden een ander beeld voor ogen. Er ontstaat irritatie. Of frictie. Of een klant stopt zelfs met de samenwerking!

10 Tips om vooraf te bespreken

De volgende 10 tips zijn allemaal onderdelen waar je – voordat je start met een opdrachtgever – goede afspraken over moet maken!

1.      Wanneer (welke dagen/uren) werk je voor je opdrachtgever?

2.      Welke taken neem je uit handen? En wat doe je niet?

3.      Wat valt onder jouw verantwoordelijkheid en wat onder de verantwoordelijkheid van de klant?

4.      Hoe onderhoud je contact met je opdrachtgever?

5.      Hoe lever je wederzijds informatie aan zonder elkaar te storen gedurende de week?

6.      Wanneer en hoe vaak koppel je terug over de stand van zaken?

7.      Wat is de planning en doorlooptijd van de activiteiten? Wat heeft prioriteit? En hoe zorg je dat beiden tijdig de input aanleveren?

8.      Hoeveel tijd (en dus geld) besteed je aan een opdracht zodat het in verhouding staat met de waarde van hetgeen je oplevert?

9.      Waarvoor mag je een opdrachtgever altijd ‘lastigvallen’? Oftewel: hoe ga je om met spoedzaken?

10.   Wat doe je wanneer je over je gecontracteerde aantal uren gaat?

Neem deze 10 tips ter harte en bekijk welke zaken jij nog nader met jouw huidige klanten kan bespreken! Het voorkomt onrust aan beide kanten. Daarnaast manage je zo de verwachtingen en weet je beiden wat nodig is om het resultaat te behalen!

Overigens moet je bij tip 1 ‘wanneer werk je voor een opdrachtgever’ niet te star zijn. Daar hoor ik ook menig ondernemer over klagen. Hoe je dat aanpakt, volgt in de volgende blog.