Hoe voorkom je dat je opdrachtgever stagneert?

Je bent lekker aan de slag met een nieuwe opdrachtgever. Jullie hebben duidelijke werkafspraken gemaakt. Beiden weten wat er moet gebeuren. Wat de doelen voor het bedrijf zijn. Zowel op korte als op lange termijn.

Nu is het zaak dat jullie gaan knallen. Jij met de taken die bij een Virtueel Professional horen, de ondernemer met de taken die alleen hij kan oppakken omdat het om specifieke expertise van hem gaat.

So far so good. Maar ineens merk je dat van al deze mooie afspraken niets terecht komt. De ondernemer levert helemaal niets aan. Radiostilte. En jij zit te wachten en kunt niet verder. Wat is er aan de hand? Jullie hadden toch duidelijke werkafspraken gemaakt?

 

Hoe voorkom je dat je opdrachtgever stagneert? 

Dit gebeurt regelmatig. Zeker bij de kleine ondernemer die alleen zijn bedrijf runt. Die alles zelf moet doen. Die wel doelen voor ogen heeft, maar niet weet waar te beginnen. Dat is precies waarom hij jou als VP heeft ingeschakeld. Maar hoe kan het dat van de gemaakte werkafspraken niets terecht komt?

Het is eigenlijk heel erg simpel. De hoeveelheid aan taken is overweldigend. Er komt zoveel op iemand af. Ook al verdeel je de taken tussen jou en de opdrachtgever, dan nog is het vaak enorm veel.

Daarnaast moet de ondernemer zich buigen over werkzaamheden die hij soms nooit eerder heeft opgepakt. Taken die volledig nieuw voor hem zijn. Expertise die hij niet bezit. Denk aan het schrijven van content. Vooral wervende content. Mega belangrijk als je online onderneemt.

Of wat dacht je van het uitwerken van een proces zodat de werkzaamheden zoveel mogelijk gesystematiseerd kunnen worden. Dat de juiste online tools gekozen kunnen worden en veel stappen gedigitaliseerd én geautomatiseerd worden? Dat soort taken kosten veel denkwerk en dus tijd.

Het stagneren van je opdrachtgever komt dus vooral omdat hij het niet meer overziet. Er ligt teveel op zijn bord. Want alles wat jullie samen besproken en verdeeld hebben, betekent wel extra werk voor je opdrachtgever naast alle andere zaken die al spelen.

De enige manier om dit te veranderen is door je opdrachtgever te helpen met overzicht bieden. En dat kan je door de volgende 3 stappen uit te voeren:

Stap 1: Maak een Plan van Aanpak

Een Plan van Aanpak (PvA) beschrijft wat er allemaal gebeuren moet om een doel te realiseren. De taken die uitgevoerd moeten worden met een bijbehorende planning. Als je op 1 januari iets wilt lanceren, werk je naar die lancering toe en bepaal je dus wat er allemaal moet gebeuren om te kunnen lanceren. De doorlooptijd van het geheel wil je helder krijgen.

Tenslotte bepaal je wie wat doet. Waar ligt jouw verantwoordelijkheid, waar die van je opdrachtgever. En zelfs eventueel die van derden.

Stap 2: Stel mijlpalen vast

Binnen het PvA ga je mijlpalen definiëren. Die mijlpalen zijn doelen die je op een specifiek moment gerealiseerd wil hebben. Daar werk je naar toe. Bij het voorbeeld van een lancering geldt dat je eerst een strategie bepaalt. Daarna ga je voorbereiden. Dat start de pre-lancering. En daarna heb je de echte lancering. Dat zijn al 4 mijlpalen die je kunt vaststellen.

Wat is het voordeel hiervan? Je bakent werkzaamheden af. Eigenlijk kun je stellen dat je kleine PvA’s maakt binnen het grote Plan. Hierdoor wordt het geheel aan taken al kleiner. Je opdrachtgever kan zich focussen op de eerste lijst van taken om de eerste mijlpaal te bereiken. Pas daarna kijkt hij verder naar het volgende stuk.

Stap 3: werk met een actielijst

Door de taken om een mijlpaal te bereiken overzichtelijk in een actielijst te plaatsen, ziet de ondernemer alleen nog maar de acties die hij voor dit doel, deze mijlpaal moet uitvoeren. Oftewel:  je hebt het nu heel klein voor hem gemaakt. Het wordt overzichtelijk. Hij ziet in de totaallijst wat jij doet en wat jij moet doen.

Deze acties kun je plaatsen op een A4 document. Maar je kunt natuurlijk ook makkelijke tools gebruiken als Trello, ToDoIstAsana, TeamWork, etc. Opties genoeg. De ondernemer ziet op de tool welke taken hij in iedere week moet uitvoeren. En doordat dit te overzien is, liefst op weekniveau, kan hij deze taken inplannen ook daadwerkelijk uitvoeren.

Het klein maken van alles wat er moet gebeuren, zorgt dat je opdrachtgever in de actiestand komt en blijft. Dit snapt hij, dit overziet hij, dit kan hij realiseren.

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Deel met je netwerk:

1 Reactie

  1. jonna

    Hoi Petra, het is heel herkenbaar helaas. Maar de tips en tricks die jij geeft zijn wel ontzettend waardevol, hopelijk gaat het hiermee beter!

    Antwoord

Reactie verzenden

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *