Hoe kan mijn team zelfstandig de jaarplanning maken?

Eerdere deelnemers aan mijn opleidingen herkennen het wel: mijn jaarplanning in Excel waarin ik met kleurtjes alle belangrijke zaken inplan. Dat is mijn basis waarop het jaar gepland wordt. Van live trainingsdagen tot vakanties. Van blogweken tot aan de start datum van de online leeromgeving. Dit is de leidraad voor alles wat wij plannen in een jaar.

Alle andere activiteiten die we in het jaar doen, worden op basis van deze jaarplanning gemaakt. Je kunt je voorstellen dat een fout snel gemaakt is. Of dat iedere andere actie die voortvloeit uit iets direct impact heeft op deze jaarplanning. Dus alles in het bedrijf draait op deze planning. Daarom maak ik hem altijd zelf. Tot nu toe…

 

Hoe kan mijn team zelfstandig de jaarplanning maken? 

Het is een enorme klus om alles strak te plannen. Want mijn eigen agenda wordt op basis van deze jaarplanning bepaald. Ik kan niet zomaar zeggen of denken: hé dat gooien we maar even om. Zodra de planning aan deelnemers van de opleidingen is doorgegeven, houden zij hier rekening mee. Dus je snapt dat we liever niet gaan schuiven.

Dit is een actie die ik jaarlijks eind augustus uitvoer om te zorgen dat het plan voor het volgende jaar gereed staat. Jawel, dan weten wij al hoe onze planning er het volgende jaar uitziet. Betekent dat ik al vroeg mijn vakantie moet plannen. Dat we willen weten wanneer de feestdagen en schoolvakanties zijn.

Maar er is nog meer:

  • We moeten bepalen wanneer iedere opleiding start
  • We moeten exact weten wanneer en hoeveel live trainingsdagen er per opleiding zijn
  • Wanneer deze livedagen gepland moeten worden op het juiste moment binnen de duur van de opleiding
  • Zodat we tijdig de locatie kunnen boeken voor de live dagen
  • Wanneer de online vragenuurtjes binnen de duur van de opleiding gepland moeten worden
  • Zonder dat deze online vragenuurtjes in de knel komen met vragenuurtjes of online trainingen van de andere opleidingen
  • Wanneer de inschrijvingen van de opleidingen dan moeten sluiten
  • Zodat we op tijd de informatie naar de deelnemers kunnen mailen
  • En zodat we tijdig alles voorbereid hebben om de deelnemers op de startdatum van de opleiding ook echt te laten starten
  • Waardoor we ook weten wanneer de opleidingen eindigen en dus wanneer de certificering plaatsvindt per opleiding
  • etc.

Alles, maar dan ook echt alles hangt vast aan deze jaarplanning!

Daarom hebben we dit gehele proces gesystematiseerd. Daarmee bedoel ik dat we dit alles in detail hebben uitgewerkt:

  • Het proces van iedere opleiding
  • Met welke tools we werken voor elke stap in het proces
  • Wie welke stap in het proces uitvoert

Oftewel: we hebben alles in detail uitgewerkt zodat we daardoor terug kunnen rekenen wanneer we alles moeten plannen.

Dat niet alleen: we hebben ook alle opleidingen naast elkaar gelegd zodat we niet op hetzelfde moment of dezelfde dag een dubbele afspraak of training gepland hebben staan.

Dat is systematiseren. Dat maakt dat we voor iedere opleiding een draaiboek hebben liggen. En daardoor kan mijn team zelfstandig de jaarplanning maken. Omdat zij hierop terug kunnen vallen.  Het blijft een complex verhaal, maar het maakt wel dat wij met het hele team weten waar we aan toe zijn en ik met een gerust hart deze planning aan hen kan overlaten.

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Deel met je netwerk:

6 Reacties

  1. Linda

    Superrelevant! Veel organisaties plannen onvoldoende op de lange termijn, waardoor te veel zaken ad hoc opgelost moeten worden. Dat is zonde en niet nodig…
    goed dat je deze info deelt! Smaakt naar meer!

    Antwoord
    • Petra Fehring

      Dank je Linda. We merken dat het lastig blijft om te plannen door de waan van de dag. Bij iedere ondernemer herkenbaar. Alleen zul je toch een basis planning moeten hebben waar je op terug kunt vallen.

      Antwoord
  2. Trix Scheffer

    Hi Petra,
    Ik heb in mijn eigen werk al super veel baat bij een planning. Deze planning is onmogelijk op jaarbasis maar wel op projectbasis. Alles staat van week tot week beschreven wat er gedaan moet worden. Ideaal en daarbij geeft het een voldaan gevoel om het ‘af te vinken’.

    Groetjes Trix

    Antwoord
    • Petra Fehring

      Exact Trix, het geeft niet alleen overzicht maar je bent zo zelf ook in control. En wie houdt er nou niet van afvinken 😉

      Antwoord
  3. Jildau Sybesma

    Dit artikel maakt heel duidelijk waarom een planning heel praktisch kan zijn! Ik vindt het ook heel prettig om met een planning te werken net hoe Trix benoemt!
    Ik ben het ook helemaal eens met Linda. Ad hoc werken echt killing is voor het bereiken van je doelen op lange termijn!

    Antwoord
    • Petra Fehring

      Ad hoc werken is ook helemaal niet leuk. Het voelt alsof je geleefd wordt door de waan van de dag, vind je ook niet. Dank voor je reactie Jildau!

      Antwoord

Reactie verzenden

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *