Hoe communiceert een Virtueel Professional?

Ik heb heel wat verschillende banen en functies gehad. En toch zat daar een duidelijke rode draad in: communicatie. In mijn laatste baan heb ik ruim 12 jaar als formule/productmanager bij een grote bank gewerkt. Tijdens een loopbaantraject werd mij duidelijk waarom deze baan mij zoveel voldoening gaf. Want eigenlijk was ik er als uitzendkracht maar zo’n beetje ingerold en leek ik er met een creatieve achtergrond misschien niet echt op mijn plaats. Ik had bij aanvang geen enkele kennis van bank- en geldzaken, en het bedrijfsleven. Wel was ik sterk in communicatie, problemen oplossen, en het verbinden van mensen.

 

Cruciaal element

Zoals uit onderzoek telkens weer naar voren komt: communicatie is het cruciale element voor het succes van samenwerking. Communicatie zorgt ervoor dat onbekendheid, onduidelijkheid en onzekerheid worden weggenomen. En alleen dan kan iedereen zijn expertise zo inzetten dat het gewenste resultaat wordt behaald.

Als productmanager werkte ik met afdelingen van grote diversiteit. Van adviseurs in de kantoren tot productontwikkelaars, marketeers en IT’ers. We behaalden de beste resultaten als al die partijen als het ware ‘dezelfde taal spraken’. Bij het verbeteren van processen en systemen, maar bijvoorbeeld ook bij het informeren van medewerkers en klanten op zo’n manier dat misverstanden en vergissingen werden voorkomen. Leg maar eens iets uit over beleggen op een begrijpelijke én juridisch correctie manier ;-).

 

Communicatie..…. maar dan anders

Dus toen ik in 2013 als zelfstandig ondernemer aan de slag ging, koos ik een opleiding voor Insights Discovery Practitioner. Een prachtige communicatiemethode waarin je leert over je eigen gedrags- en communicatievoorkeuren, en die van anderen. Zodat je betere resultaten haalt door op elkaar af te stemmen.

Tegelijkertijd ging ik als Virtueel Professional met online marketing en communicatie aan de slag. Omdat ik ook iets met mijn kennis en ervaring op dat gebied wilde blijven doen.

 

En toen bleek communicatie nog een hele nieuwe dimensie te krijgen.

Nieuwe communicatie uitdaging

Virtueel werken – op afstand werken voor je opdrachtgevers – vraagt van jou om extra- en nieuwe vaardigheden. Hoe kun je effectief communiceren en resultaten boeken, als jij op een andere locatie werkt dan jouw opdrachtgever? Wat vraagt het van je communicatieve vaardigheden als je elkaar niet (vaak) in de ogen kunt kijken?

Dit zijn jouw eerste uitdagingen bij deze nieuwe manier van ‘virtueel’ samenwerken:

  • Hoe raak je ingewerkt als je alles vanaf een andere werkplek moet uitvinden?
  • Hoe blijf je op de hoogte van wat er speelt bij een ondernemer als je er niet bij bent?
  • Hoe krijg je de input die jij nodig hebt om producten op te leveren, als je opdrachtgever geen tijd heeft?
  • Hoe kan je waarde toevoegen als je het bedrijf niet kent?

De Academie voor Virtueel Professionals heeft hiervoor een aantal belangrijke handvatten. En alweer kom ik erachter dat succesvol samenwerken als Virtueel Assistent of Professional voor een groot deel ook aankomt op communicatie.

 

 

Hieronder een paar praktische tips voor jou en je opdrachtgever:

1. Intakegesprek en vervolgafspraken

Na een eerste kennismaking via video of telefoon, doen jullie bij voorkeur je eerste intakegesprek live.

Als je daarna gaat samenwerken, spreek je 2 tot 4 keer per jaar ergens op locatie af. Zodat je elkaar in de ogen kunt kijken terwijl je bijpraat over de doelen van het bedrijf en jullie samenwerking. Om te evalueren hoe de samenwerking gaat, wat het heeft opgeleverd en wat de doelen en strategie gaan worden voor de komende periode.

Spreek ook af om wekelijks of 2-wekelijks een werkoverleg te hebben via video of telefoon.

 

2. Afspraken maken

Communicatie is ook afspraken maken. Een simpele checklist die je daarvoor kunt gebruiken:

  • Zorg dat je direct toegang krijgt tot alle noodzakelijk documenten in een digitale omgeving in de Cloud.
  • Werk beiden alleen aan documenten in de digitale omgeving, zodat je altijd met de laatste versie bezig bent.
  • Spreek duidelijk af wat jij op gaat leveren, wanneer, en welke input je daarvoor nodig hebt. Over het algemeen zal je opdrachtgever namelijk zelf moeten zorgen voor (inhoudelijke) input.

Jouw opdrachtgever moet bijvoorbeeld input leveren voor een nieuwsbrief, blog, marketing uitingen, of een productlancering. En een opdrachtgever vergeet weleens dat wanneer jij geen input krijgt, je niet aan het werk kunt, en dus ook niets kunt opleveren. Daar worden beide partijen niet blij van. Want jouw opdrachtgever ziet geen resultaat, en jij wil aan de slag, maar je kunt niets doen.

Nadat deze en andere afspraken duidelijk zijn (en vastgelegd) komt het erop aan hoe jij en je opdrachtgever verder gaan samenwerken. En dan wordt communicatie nog belangrijker.

  • Spreek je verwachtingen duidelijk uit.
  • Geef aan als je iets niet begrijpt.
  • VRAAG DOOR!
  • Zeg het eerlijk als je een andere mening of een ander idee hebt.
  • Wees proactief en ga niet zitten wachten.
  • VRAAG DOOR!
  • Wees eerlijk
  • Wees niet bang dat je stoort. Het is belangrijk.

En niet minder belangrijk: weet hoe je jouw opdrachtgever het beste kunt aanspreken. Spreek af via welke kanalen (mail, whatsapp, bellen, een andere tool) jullie gaan communiceren.

Hoe communiceert een Virtueel Professional?

Door van te voren goede afspraken te maken en verwachtingen helder te krijgen. Door te luisteren en te ontdekken wat de communicatieve voorkeuren van jouw opdrachtgever zijn, zodat je daar rekening mee kunt houden!

Ik wens je veel succes met je opdrachtgevers. In mijn volgende blog geef ik je meer praktische tips voor jullie samenwerking. Deel gerust je ervaringen of vragen hieronder.

Joan de Vuijst

 

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Deel met je netwerk:

4 Reacties

  1. Simone Hiemstra

    Hi Joan,

    Wauw! Dit is wat ik nu ook altijd tegen mijn omgeving zeg. Elkaar verstaan en begrijpen is de sleutel naar succes, want als dat goed zit kun je samen álles bereiken. Jouw aandachtspunten zijn precies mijn voorwaarden voor een vruchtbare samenwerking. Wat een herkenning. Van harte gefeliciteerd met je nieuwe rol binnen de academie en heel veel succes toegewenst! Mocht ik eens een training bij je gaan volgen dan weet ik tenminste dat wij elkaar verstaan 😊.

    Antwoord
  2. Joan de Vuijst

    Hey Simone, Super dat je de inhoud van mijn blog zo herkent en dank voor je felicitaties!

    Antwoord
  3. Jildau Sybesma

    Mooi om nog eens bevestigd te krijgen wat de meest handige manier is om te communiceren.
    Handig lijstje om te gebruiken!

    Gaaf dat je bij de Academie aan slag gaat, veel plezier!

    Antwoord
    • Joan de Vuijst

      Dankjewel Jildau!

      Antwoord

Reactie verzenden

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *