Het factureringssysteem automatiseren

Peppol

In 2008 is Peppol opgericht. Peppol (Pan – European – Public – Procurement – Online) is opgericht om ervoor te zorgen dat de overheden tussen de verschillende landen veilig facturen snel konden versturen en ontvangen. Nu is het ook klaar voor de zakelijke markt en zie je dat dit E-factuur netwerk zich in een razendsnel tempo aan het uitbreiden is.

 

Hoe werkt het

Als onderneming hebt en je wilt graag via deze weg facturen ontvangen en versturen heb je een Peppol ID nodig. Voor het aanvragen van zo een account heb je een KVK-, BTW- en IBANnummer nodig. Meestal krijg je binnen 48 uur een mail terug met deze goedkeuring en je ID.

De facturen worden via een bepaald formaat verstuurd en ontvangen. Dit is een XML-formaat, in Nederland is de UBL het meest gangbare formaat. UBL staat voor Universal Business Language. Dit UBL-formaat kan je nu al maken met de meeste ERP-systemen (boekhoudpakketten). Als jouw boekhoudpakket dit kan zet dit pakket een pdf-formaat om in een UBL. Heeft jouw boekhoudpakket niet de mogelijkheid om UBL-facturen te ontvangen en te versturen dan kan je een externe partij gebruiken die deze facturen kan omzetten naar UBL. Je betaalt dan tientallen eurocenten per factuur die je om wil zetten.

 

En daarna

Je hebt een Peppol ID en je kan e-facturen via het UBL-formaat versturen maar hoe doe je dat? Daarvoor moet je het netwerk Storecove gebruiken. Storecove zorgt ervoor dat je facturen worden verstuurd en ontvangen. Ontzettend veel grote bedrijven hebben al een eigen portal koppeling waarmee ze facturen over de digitale snelweg versturen.

Ideaal aan deze constructie is dat je je facturen direct vanuit je boekhouding kunt versturen en direct kunt ontvangen (mits deze is aangesloten) op je boekhouding.

In Storecove kan je zien wie al op deze wijze factureren en dat zijn er al vele (bijv. Kpn, Bol.com). Werkt het bedrijf waarmee jij facturen uitwisselt nog niet met Storecove dan kan je het aanvragen en ontvang jij gewoon je facturen in pdf. Storecove gaat dan met dit bedrijf kijken hoe ze dit samen in kunnen regelen.

Bij de overheden en gemeenten is het vanaf 18 april verplicht om deze wijze je factuur naar de overheid en gemeenten te versturen. Dus alle partijen die met de overheid werken factureren al op deze wijze.

 

Waarom

Waarom willen we nu het automatiseren van het factureringssysteem?

  • Makkelijker, je hoeft niet 2 of 3 x alle gegevens over te zetten
  • Minder kan op fouten (machines maken geen fouten mensen wel)
  • Sneller, je facturen worden gemiddeld 16 dagen eerder betaald (ze staan direct in het systeem)
  • Je verstuurde facturen kan je direct in je boekhoudsysteem zetten, of je verstuurt je facturen vanuit je boekhoudsysteem
  • Je kan besparen op mankracht
  • Geen nep-facturen meer

 

Hoezo bespaar je als het geld kost?

Hoe bedoel je dit bespaart kosten als het geld kost? Nou reken maar uit, als je iemand in dienst hebt die non-stop facturen voor jou aan het maken is of facturen aan het inboeken is zijn dat dure manuren.  Dan is zo een Storecove abonnement waarmee je onbeperkt facturen op kunt halen en versturen van slechts (EUR 10,00) per maand een hele kleine investering.

In de module Financiën en Statistiek van Virtueel Succes wordt alles nog eens haarfijn uitgelegd. Een must voor elke Virtueel Professional om als extra dienst aan te bieden.

 

Reactie verzenden

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *