Als je met mensen werkt

Als je met mensen werkt

Je bedrijfsprocessen onder de loep nemen en misschien wel drastisch omgooien. Voor een zelfstandige ondernemer kan dat een verademing zijn. Eindelijk een systeem die terugkerende taken overneemt. Bij een MKB-bedrijf ligt het toch wel anders, want dan ben je als ondernemer niet meer alleen. Je hebt al een team opgebouwd… Op basis van je huidige processen… Wat doe je als je met mensen werkt…

Niet iedereen binnen je team hoeft je verbeterplannen een verbetering te vinden. Soms weten ze niet hoe ze zichzelf moeten plaatsen in een veranderend bedrijfsproces. Hoe gingen ze trouwens om met het huidige proces?

Zo had ik afgelopen week gesprekken met teamleden bij de makelaar. Het blijft interessant om met meer dan één persoon binnen een bedrijf te praten. Het maakt je altijd wijzer. Deze gesprekken vonden plaats nadat ik één van de huidige processen had uitgewerkt, dus ik wist nu een beetje waar zij dagelijks aan werken.

Tijdens deze gesprekken was ik vooral benieuwd hoe het ging met het huidige takenpakket, hoe kijken ze naar een eventuele nieuwe verdeling, wat doen ze liefst. En de mooiste antwoorden kreeg ik wel op de vraag “Wat zou jij doen als jij het voor het zeggen had?”

En nu ligt de taak om op basis van de input een advies te schrijven voor de ondernemer zelf. Een notulen maken kan iedereen, dus het wordt geen verslag van Pietje zei dit en Jantje zei dat. Ik stap dus zo meteen even in mijn helicopter* met de volgende vragen:

  • Zit er een rode draad in de gesprekken?
  • Wat is van toepassing op het proces en wat niet?
  • Hoe verhouden de werknemers zich tot het team?

Ik ben benieuwd en ik weet zeker dat de ondernemer ook benieuwd is 😊 Maar dat is iets voor volgend jaar.

* mijn spreekwoordelijke helicopter om op bedrijfsniveau een advies te kunnen schrijven.

 

 

 

Een ambassadeur

Een ambassadeur

De uiterste inschrijfdatum voor het volgende startmoment van de opleiding nadert snel. En ik merk dat ik graag zoveel mogelijk collega VP’s of MKB-medewerkers wil vertellen hoeveel de opleiding Virtueel Succes voor mij heeft betekent. En zoals in de NS-reclame, ineens weet je het: ik ben een ambassadeur!

Die term komt natuurlijk niet uit de lucht vallen. We hebben er in de huidige module uitgebreid over gesproken toen de klantreis aan bod kwam. Wie zijn de mensen die anderen vertellen over hun ervaringen? Dat zijn niet de mensen die je beoordelen met een 6 of een 7. Nee, het zijn juist de onvoldoendes of de 9 en 10-en die de moeite nemen om over jou(w product of dienst) te praten! Zonder dat ik het zelf in de gaten had, geef ik Petra Fehring dus een 9 of een 10.

Want wat heb ik veel geleerd, wat heb ik een mooie weg afgelegd sinds ik Petra heb ontmoet vorig jaar mei. Laat ik eens focussen op de start van mijn Virtueel Succes. Binnen een paar dagen eigenlijk heb ik besloten om toch al in januari te starten met de module Online Marketing&Sales. Ik wist niet alles over wat ik kon verwachten, maar ik wist wel dat ik graag wilde leren hoe ik ondernemers kon helpen met hun zichtbaarheid.

  • Hoe leer ik denken als ondernemer?
  • Hoe leer ik me verplaatsen in de doelgroep van deze ondernemer?
  • En hoe zit dat als je een eenpitter (zzp’er) hierbij helpt of een MKB-bedrijf?

In het eerste halfjaar kreeg ik natuurlijk antwoorden op die vragen. Ik leerde de theorie toepassen in de praktijk door middel van een stage van een paar uur per week. Ik leerde ook mijn eerdere marketingervaring hergebruiken zodat het relevant werd voor mijn opdrachtgevers.

Nu in de tweede module ben ik een stapje dieper in de organisatie gegaan.

  • Hoe zijn de processen bij een onderneming?
  • Hoe kan je snel en efficiënt sturen in processen zodat de ondernemer/het MKB-bedrijf er snel of op de langere termijn resultaten merkt?
  • Hoe kan je (klanten)service verwerken in alle facetten van een onderneming?

Voor deze module heb ik zelfs 2 stageopdrachtgevers: 1 zelfstandige ondernemer en 1 MKB-bedrijf. Een werknemer van het MKB-bedrijf had deze module ook kunnen volgen. Daarvoor hoef je geen VA of VP te zijn. En dat vind ik ook zo waardevolle op deze opleiding. Als je verschil wilt en mag maken binnen een bedrijf (klein of groot). Deze opleiding kan je verder helpen, want een professional die weet hoe relevante kennis toe te passen is, kan elk bedrijf gebruiken.

P.S. Geïnteresseerd geraakt? Maak dan een afspraak met Petra of één van haar teamleden. Je kan een vrijblijvend gesprek aanvragen om te checken of het ook iets voor jou is. (sorry als deze blog leest als een verkooppraatje, maar als ambassadeur moest ik dit even kwijt 😊)

Soms zien we door de bomen het bos niet meer

Soms zien we door de bomen het bos niet meer

In de certificeringsweek kregen we een paar pittige opdrachten voorgeschoteld. Bij het lezen van een opdracht beginnen de raderen in mijn hoofd te draaien. Hoe verhouden de vragen zich tot het grotere geheel van de ondernemer? Welke radar in het proces van de ondernemer moeten we als eerste bijstellen?
Het viel me op dat het niet altijd grote problemen zijn waar ondernemers tegenaan lopen. Ze zijn alleen groter gaan lijken. Echt een gevalletje “soms zien we door de bomen het bos niet meer”.

Onlangs had ik daar zelf ook last van. Onze oudste hoopt in januari te starten in groep 1. Een hele planning, want hoe zorgen we dat we wel onze uren kunnen werken? Welke opvang hebben we dus wanneer nodig? Ik maakte me daar behoorlijk druk om. Totdat mijn man mij vroeg op te noemen welke opvang ik (= wij) al geregeld had. Na de opsomming vroeg hij welke momenten we dan nog niet geregeld hadden. Uhm… dat bleek alleen de maandagmorgen te zijn. Het verbaasde mij hoe groot het probleem in mijn hoofd was geworden (gebleven).

Dus ik begrijp heel goed hoe een klein probleem heel groot lijkt.

Een ander voorbeeld. Je hebt wellicht een taak die maar elk kwartaal terugkomt. Bijvoorbeeld de Btw-aangifte. Ik moest elke keer mijn wachtwoord weer opzoeken. Dat had ik heel handig ergens genoteerd. Maar na 3 maanden was ik natuurlijk vergeten waar ik dat genoteerd had. Maar ach, dat was iets dat maar 4x in het jaar voorkomt. Stel… je bedrijf wordt groteren je zou elke maand die aangifte moeten doen (hypothetisch gezien dan). En, stel dat je bedrijf mega groeit en je elke week de aangifte zou moeten doen. Dan is het probleem nog hetzelfde, het voelt alleen groter omdat je er vaker tegenaan loopt.

Ik hoop dat ik met mijn voorstellen niet alleen het onderliggend probleem tussen de regels door heb kunnen lezen. Maar dat ik een plan van aanpak heb kunnen aanbieden dat past bij de ondernemer. En hopelijk hebben deze ondernemers snel hun ‘maandagmorgen-probleem’ opgelost!

P.S. Ik kan niet teveel inhoudelijk vertellen over de opdrachten. Want het zijn levensechte opdrachten van levensechte ondernemers met situaties die in het hier en nu spelen. Supermooie cases voor een ondernemer en ook voor ons als deelnemers. Dat noem ik pas een real-life certificeringsweek!

 

 

De week van …

De week van …

…de certificering! Die gaat natuurlijk een makkie worden 😉 Want we hebben veel theorie en praktijk opgedaan in de afgelopen 12 weken. Maar toch voelt het ook deze keer als een soort examenweek. En zo hoort het ook. Ik wil natuurlijk niet met een zesje slagen, maar met iets in de buurt van een tien!

We krijgen drie opdrachten met strakke deadlines. En naast een al volle agenda is dat wel even puzzelen. Ik kan natuurlijk niet al het werk een week opschuiven. De eerste opdracht zit al in mijn mailbox, dus daarvoor kan ik nu het werk gaan inschatten en inplannen. Het is nog even wachten op de andere twee opdrachten. Gelukkig zijn mijn avonden vrij en beschikbaar voor de studie. Zo kan ik deze week werk en leren hopelijk goed combineren.

Vorige week was het de Week van de Ondernemer. Voor mij was het ook een ondernemende week. Vorige week gesprekken gehad met klanten over hoe we 2019 willen starten. Waar ligt bijvoorbeeld de focus. En zo kan ik me voorbereiden op al het leuke dat gaat komen. Zulke gesprekken geven me energie, inspiratie en een doel.

Ook heb ik afgelopen week mijn loondienstbetrekking opgezegd. Zo kan ik me vanaf februari helemaal focussen op DEE-Organizer, mijn eigen bedrijf. Dat was toch ook wel spannend om die knoop officieel door te hakken. Dus nog twee maanden met twee petten op: die van medewerker en die van zelfstandige.

De Academie laat ik trouwens nog niet helemaal los, want vorige week heb ik ook het inschrijfformulier voor module 3 ingestuurd. Ik had al eerder geschreven dat ik begon te twijfelen en ook die knoop heb ik dus doorgehakt. Ik kijk al uit naar de eerste live dag in januari!

PS. En de tweede opdracht komt ook net binnen…

Ken je het verhaal met bullet points?

Ken je het verhaal met bullet points?

Tijdens de laatste netwerkbijeenkomst van de Academie hadden we een presentatie van Hedwyg van Groenendaal. Het ging over presenteren zonder bullet points. Haar pleidooi was dat een presentatie zoals ik gewend bent, inderdaad met bullet points, niet een echte presentatie is. Je begrijpt dat ik niet meteen om was.

Toch ben ik nu een beetje om…

In mijn werk bij Philips bestond elke presentatie uit meer bullet points dan je maar kon tellen. Vooral handig omdat je dan de presentatie ook kon delen met collega’s die niet aanwezig waren. En het verhaal stond zo goed als compleet op papier, dus het was nog efficiënt ook.

Natuurlijk weet ik wel dat het niet de meest sprankelende verhalen waren, maar tijd = geld en voor vooral interne en verklarende presentaties werken bullet points UITSTEKEND. Tenslotte kost het vinden van de sprekende beelden bij een verhaal vaak veel tijd. Een gevalletje “ik had geen tijd, dus ik heb er maar een lang verhaal van gemaakt”.

Maar vorige week had ik een CRM inspiratiemiddag voor mijn werk bij de Bibliotheek. Daar sprak Ruud Verduin, adviseur voor klantgericht ondernemen. Hij had een inspirerend verhaal… en je raad het al, het was zonder bullet points. Zijn beelden, veel stilstaand, eenmaal bewegend en soms een quote, waren kunstwerken op de muur. (Het hielp wel dat die muur geen suf doek was waar de beamer scheef op was gericht, maar een lange witte muur waarop geprojecteerd werd). Zijn verhaal bleef hangen en de hele zaal was klaar om klantgericht aan de slag te gaan. En dat zonder bullet points. Ik snapte toen echt pas Hedwyg’s verhaal.

Toch 😊

  • Hou ik de bullet points voor interne informatieoverdracht
  • Vergeet ik de bullet points bij het overbrengen van inspiratie of een helicopter view update

Ik word altijd erg blij van presentaties en informatiesessies. Hoe saai soms ook en zo nu en dan gelukkig erg boeiend, ik krijg wel altijd nieuwe inspiratie. Alsof mijn gedachten dan even gehusseld, omgedraaid en in de blender gedaan worden en zo heb ik weer nieuwe stof om op door te borduren!

Werk in uitvoering

Werk in uitvoering

Na een maand aan de slag met de stappen en stapjes van een proces in kaart brengen, kwamen de gaten tevoorschijn in het proces. En nu de gaten zo veel mogelijk opgevuld zijn, begint het zichtbare werk. Pas op voor ‘tijd over’, want het is werk in uitvoering!

Voor de makelaar die ik nu help, gaan we verder op twee sporen. Voor de korte termijnverbeteringen ga ik aan de slag om onder andere documenten aan te passen en instructies makkelijker vindbaar te maken.

Het tweede spoor noem ik het CRM-spoor. Op weg naar het ideale proces finetunen we het proces zodat op de langere termijn veel taken overgenomen kunnen worden door een CRM-systeem. Dit systeem is er niet binnen een paar weken en daarom de keuze om op zeer korte termijn toch effectief te kunnen werken.

Ook voor de trainer, mijn andere stage opdrachtgever, ben ik uit het Word document gestapt de wijde wereld in. Aan de slag om te zorgen dat eenmalige taken de huidige gaten dichten. Om daarna een sjabloon takenlijst te maken in het programma Teamwork. Zo moet het volgend jaar een makkie worden voor de opleidingsbeheerder om te zorgen voor de deelnemers!