Stroomt jouw mailbox vol door het virtueel werken?

Stroomt jouw mailbox vol door het virtueel werken?

Van een buurvrouw hoorde ik van de week dat het virtueel werken prima bevalt. Ze werkt bij de overheid en in plaats van iedere dag op de trein te stappen om naar Den Haag te reizen, werken de medewerkers nu thuis. “Een verademing”, aldus mijn buurvrouw, “alles draait gewoon door en het werkt prima! Het enige wat ik lastig vind is dat mijn mailbox dagelijks ontploft”.

Grappig dat zij dat constateerde. Dat virtueel werken helemaal geen probleem blijkt te zijn. Dat alles gewoon blijft draaien. Dat iedereen prima weet wat hij of zij moet doen.

Het enige wat men lastig vindt is hoe je het beste op afstand samenwerkt. Hoe houd je elkaar op de hoogte? Hoe stem je af? Hoe zorg je dat iedereen aangehaakt is en blijft? Als oplossing grijpt men massaal naar de online tool die iedereen kent: de email. Maar dat kan anders!

 

Stroomt jouw mailbox vol door het virtueel werken?

Niets zo eenvoudig als een email sturen. Dat doen we dan ook volop. Prima als je communiceert met externen en hen over zaken wilt informeren. Maar intern mailen? Is dat zinvol? Met de halve afdeling in de cc om niemand buiten te sluiten (of jezelf in te dekken)?

Ik weet nog dat ik mijn allereerste zakelijke mailadres kreeg in de jaren 90. Sterker nog, ik was de enige op kantoor. Als directiesecretaresse bij een Japans bedrijf moest ik kunnen mailen met de directiesecretaresse in Japan. Mega spannend was dat. Totaal nieuw. Een laagdrempelige, makkelijke manier om met elkaar te communiceren. Waarbij tijdsverschil niet langer een probleem was.

Vandaag de dag zoeken we juist naar manieren om de email uit te kunnen schakelen.

Het is eerder een stoorzender, een tijdverspiller, een postbode die tig versies van documenten rondstuurt, dan dat het bijdraagt waar het voor bedoeld was: makkelijk, direct en laagdrempelig met elkaar communiceren.

Wat je vaak hoort is dat menigeen de email ziet als ‘takenlijst’. Ieder mailtje brengt een actie teweeg: je moet het lezen, je moet reageren, iets agenderen, archiveren, bewaken, in gang zetten, noem maar op. Dus laten we ons leiden door de mailbox. Wachten we op de acties die via email uitgezet worden. Dat is niet alleen zonde van je tijd, het vergt nogal wat om je mailbox bij te houden en het overzicht te bewaken.

Bedrijven als Microsoft en andere online tool leveranciers werken aan oplossingen om de mailboxfunctie te veranderen. Ze willen bewerkstelligen dat er nog zo min mogelijk gemaild wordt. Dat zeker interne collega’s of projectteams samenwerken, afstemmen, taken beleggen, planningen bewaken, documenten beheren, etc. in een centrale omgeving waardoor mailen niet langer nodig is.

Wat is het doel hiervan?

Ieder teamlid kan zich focussen op de eigen taken. De eigen verantwoordelijkheid nemen om iets aan te passen. Een planning te halen. Tijdig te reageren op een vraag of document. De juiste input te downloaden of aan te leveren. Zonder dat je elkaar constant ‘lastig valt’ met nog meer acties en werk.

 

Het wordt hoog tijd dat we loskomen van elkaar continu aan het werk houden en zorgen dat de halve wereld weet waar we mee bezig zijn. Hoog tijd om kort en krachtig te communiceren.

Waarbij we een breng- en haalplicht hebben. Nog maar 1 versie van een document hebben waar iedereen mee werkt. Dat we weer teruggaan naar eenvoud. Naar een centrale online werkomgeving zoals vroeger (voor het email tijdperk) het kantoor dat was. Dat iedereen de eigen verantwoordelijkheid neemt voor zijn/haar eigen aandeel in het team. Dat er niet langer verrassingen of onduidelijkheden zijn.

 

We zijn toe aan een centrale werkomgeving waar je alles per ‘project’ of team kunt terugvinden en doen.

 

Overigens kan dit al jaren. Virtueel Professionals weten allang van het bestaan van zo’n omgeving. Hoe je dat inricht en aanvliegt. Benaderbaar in de cloud zodat iedereen er altijd bij kan. Met een duidelijke structuur. Hoog tijd dat iedereen die virtueel werkt dat ook gaat doen.

Enkele tools die je daarvoor kunt inzetten zijn:

Keep it simpel! Skip de email.

Welke veiligheidsmaatregel kan jou of je opdrachtgever geld kosten

Welke veiligheidsmaatregel kan jou of je opdrachtgever geld kosten

We sturen allemaal email. Maar wat gebeurt er als belangrijke mail niet aankomt? Wat zijn de financiële consequenties voor jouw bedrijf of bij je opdrachtgever? En hoe voorkom je dat belangrijke mail niet aankomt?

Tijdens de #LeerTip van deze week ontdek je o.a. hoe je een check kunt uitvoeren op email sjablonen, nieuwsbrieven, etc.

 

Wil je meelezen of -schrijven met deze LeerTip? Download hier de handout.

 

Hoe voorkom je dat je opdrachtgever stagneert?

Hoe voorkom je dat je opdrachtgever stagneert?

Je bent lekker aan de slag met een nieuwe opdrachtgever. Jullie hebben duidelijke werkafspraken gemaakt. Beiden weten wat er moet gebeuren. Wat de doelen voor het bedrijf zijn. Zowel op korte als op lange termijn.

Nu is het zaak dat jullie gaan knallen. Jij met de taken die bij een Virtueel Professional horen, de ondernemer met de taken die alleen hij kan oppakken omdat het om specifieke expertise van hem gaat.

So far so good. Maar ineens merk je dat van al deze mooie afspraken niets terecht komt. De ondernemer levert helemaal niets aan. Radiostilte. En jij zit te wachten en kunt niet verder. Wat is er aan de hand? Jullie hadden toch duidelijke werkafspraken gemaakt?

 

Hoe voorkom je dat je opdrachtgever stagneert? 

Dit gebeurt regelmatig. Zeker bij de kleine ondernemer die alleen zijn bedrijf runt. Die alles zelf moet doen. Die wel doelen voor ogen heeft, maar niet weet waar te beginnen. Dat is precies waarom hij jou als VP heeft ingeschakeld. Maar hoe kan het dat van de gemaakte werkafspraken niets terecht komt?

Het is eigenlijk heel erg simpel. De hoeveelheid aan taken is overweldigend. Er komt zoveel op iemand af. Ook al verdeel je de taken tussen jou en de opdrachtgever, dan nog is het vaak enorm veel.

Daarnaast moet de ondernemer zich buigen over werkzaamheden die hij soms nooit eerder heeft opgepakt. Taken die volledig nieuw voor hem zijn. Expertise die hij niet bezit. Denk aan het schrijven van content. Vooral wervende content. Mega belangrijk als je online onderneemt.

Of wat dacht je van het uitwerken van een proces zodat de werkzaamheden zoveel mogelijk gesystematiseerd kunnen worden. Dat de juiste online tools gekozen kunnen worden en veel stappen gedigitaliseerd én geautomatiseerd worden? Dat soort taken kosten veel denkwerk en dus tijd.

Het stagneren van je opdrachtgever komt dus vooral omdat hij het niet meer overziet. Er ligt teveel op zijn bord. Want alles wat jullie samen besproken en verdeeld hebben, betekent wel extra werk voor je opdrachtgever naast alle andere zaken die al spelen.

De enige manier om dit te veranderen is door je opdrachtgever te helpen met overzicht bieden. En dat kan je door de volgende 3 stappen uit te voeren:

Stap 1: Maak een Plan van Aanpak

Een Plan van Aanpak (PvA) beschrijft wat er allemaal gebeuren moet om een doel te realiseren. De taken die uitgevoerd moeten worden met een bijbehorende planning. Als je op 1 januari iets wilt lanceren, werk je naar die lancering toe en bepaal je dus wat er allemaal moet gebeuren om te kunnen lanceren. De doorlooptijd van het geheel wil je helder krijgen.

Tenslotte bepaal je wie wat doet. Waar ligt jouw verantwoordelijkheid, waar die van je opdrachtgever. En zelfs eventueel die van derden.

Stap 2: Stel mijlpalen vast

Binnen het PvA ga je mijlpalen definiëren. Die mijlpalen zijn doelen die je op een specifiek moment gerealiseerd wil hebben. Daar werk je naar toe. Bij het voorbeeld van een lancering geldt dat je eerst een strategie bepaalt. Daarna ga je voorbereiden. Dat start de pre-lancering. En daarna heb je de echte lancering. Dat zijn al 4 mijlpalen die je kunt vaststellen.

Wat is het voordeel hiervan? Je bakent werkzaamheden af. Eigenlijk kun je stellen dat je kleine PvA’s maakt binnen het grote Plan. Hierdoor wordt het geheel aan taken al kleiner. Je opdrachtgever kan zich focussen op de eerste lijst van taken om de eerste mijlpaal te bereiken. Pas daarna kijkt hij verder naar het volgende stuk.

Stap 3: werk met een actielijst

Door de taken om een mijlpaal te bereiken overzichtelijk in een actielijst te plaatsen, ziet de ondernemer alleen nog maar de acties die hij voor dit doel, deze mijlpaal moet uitvoeren. Oftewel:  je hebt het nu heel klein voor hem gemaakt. Het wordt overzichtelijk. Hij ziet in de totaallijst wat jij doet en wat jij moet doen.

Deze acties kun je plaatsen op een A4 document. Maar je kunt natuurlijk ook makkelijke tools gebruiken als Trello, ToDoIstAsana, TeamWork, etc. Opties genoeg. De ondernemer ziet op de tool welke taken hij in iedere week moet uitvoeren. En doordat dit te overzien is, liefst op weekniveau, kan hij deze taken inplannen ook daadwerkelijk uitvoeren.

Het klein maken van alles wat er moet gebeuren, zorgt dat je opdrachtgever in de actiestand komt en blijft. Dit snapt hij, dit overziet hij, dit kan hij realiseren.

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Deel met je netwerk:

Hoe zet je online marketing voor je eigen VP bedrijf in?

Hoe zet je online marketing voor je eigen VP bedrijf in?

Online marketing inzetten voor je opdrachtgevers vinden veel Virtueel Professionals enorm interessant. En daar willen ze hen graag bij helpen. Online marketing kun je echter ook inzetten voor je eigen bedrijf.

Mooi, zie ik menigeen denken, dat ga ik doen! Ik plaats berichten op de social media kanalen en hoop dat er zo klanten op mijn pad komen. De vraag is alleen: lukt dat? Trek je zo klanten aan? Of merk je dat er weinig tot niets gebeurt?

Als dat laatste het geval is, adviseer ik je om eens goed naar je aanpak te kijken. Want berichten posten op social media klinkt makkelijk, maar…

 

Hoe zet je online marketing voor je eigen VP bedrijf in?

Online marketing werkt. Echt waar. Dat je dit actief inzet als ondernemer is bijna een must. Welk kanaal je daarvoor kiest, kan je nog over nadenken. Want er zijn veel mogelijkheden. De onderstaande afbeelding is representatief over wat er bestaat en hoeveel elk kanaal iedere minuut wordt gebruikt.

Hoe zet je online marketing voor je eigen VP bedrijf in

Foto gedeeld door Simone Bijkerk van Sibi Online Support

Wat valt je op? Wat wordt vandaag de dag nog steeds het meest gebruikt? Jawel, de email! Dat is niet voor niets. Marketing goeroes en bureaus onderzoeken steeds wat het beste werkt. En het lezen van email staat nog steeds op nummer 1.

Dat betekent dat iedereen die blogt én nieuwsbrieven stuurt om de lezers te vertellen dat er een nieuwe blog is, slim bezig is. Daarnaast rankt Google je steeds hoger als er continu nieuwe content op je website komt. Dat betekent dat als potentiële klanten zoeken op zoektermen die jij weer gebruikt in je teksten en SEO dat deze klanten mogelijk op jouw website landen.

Waarom zet je dan social media in? Dat is om mensen juist te triggeren om naar je website te gaan en daar meer over jouw aanbod te lezen. Dus de social media kanalen gebruik je om zichtbaar te worden, zodat ze weten dat jij met jouw bedrijf bestaat.

Wat zet je dan in die social media berichten? Je gebruikt teksten, afbeeldingen e.d. om de lezer voornamelijk te inspireren. Om hem of haar aan het denken te zetten. Om inzichten te geven. Om iets te vertellen wat hij nog niet wist. Mogelijkheden te opperen waar de lezer nog niet eerder aan heeft gedacht. Dat soort zaken. En alles is altijd gericht op de ander. De lezer denkt – onbewust – bij alles wat hij of zij ziet:

What is in it for me?

Oftewel: wat kan IK hier mee? Waarom zou ik nu doorklikken? Waarom is dit belangrijk of interessant voor mij?

Praat daarom in problemen en oplossingen voor de lezer. Gebruik zijn taal. En gebruik vooral niet je eigen vakjargon. Je eigen taal die voor jou zo logisch is maar de lezer niets zegt. Vertel geen zaken die hem niets interesseren. Of waar hij geen gevoel bij heeft.

Dus niet: Wil jij je processen standaardiseren zodat je tijd kunt besparen?

Maar wel: Worstel jij met te weinig uren in een dag en veel te veel werk waar je niet blij van wordt?

Dat lijkt logisch, maar is vaak heel lastig. Ik lees heel veel social media berichten die niet goed geschreven zijn. Waarin de taal van de VP wordt gebruikt. Niet de taal van de lezer. Waarin teksten staan die voor jou als VP vaak heel logisch zijn, maar voor de lezer niet. Woorden waar ze niet warm van worden en dus zo overheen scrollen.

Hoe zorg je nou dat je de juiste woorden gebruikt? Door steeds weer vragen van ondernemers te beantwoorden. Wat zeggen ze tegen jou als je ze spreekt? Waar worstelen ze mee? Wat zoeken ze? Wat missen ze in hun bedrijf? Etc. etc.

Mijn tip van de dag: schrijf bij ieder gesprek wat jij met een ondernemer voert de letterlijke vragen op en verwerk die in je social media posts. Of nog beter: maak er een blog van en plaats die op je website.

Online marketing werkt, ook voor jou!

 

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Deel met je netwerk:

Hoe adviseer je je klant met welke tool te werken?

Hoe adviseer je je klant met welke tool te werken?

Een paar weken geleden vertelde een ondernemer mij dat zij verwachtte dat een virtueel assistent meer weet dan zijzelf als het over het inrichten en werken met tools gaat!

Vond ik wel een sterk punt. Want inderdaad is het voor ondernemers natuurlijk heerlijk als ze kunnen terugvallen op de expertise van een VA. Maar dat wil niet zeggen dat jij elke tool moet kennen. Onmogelijk zelfs. Toch is het handig dat je weet waar op te letten.

Dus hoe adviseer je je klant met welke tool te werken?

Een tool is een hulpmiddel. Iets wat jou en je klant ondersteunt in:
• het uitvoeren van taken
• het bijhouden van gegevens
• het besparen van tijd
• efficiënter werken
• minder fouten maken

Soms zijn VA’s echter geneigd om steeds weer een bepaalde tool te adviseren terwijl het niet voor iedere klant werkt. En dat stukje inzicht missen ze. Want ja, deze tool werkt misschien super, maar niet voor elke klant!

Waar sommige ondernemers meer dan genoeg hebben aan een eenvoudige Excel sheet, zullen anderen juist heel veel baat hebben om werkzaamheden te automatiseren.

Het kan dus een heel goed idee zijn om onderdelen te automatiseren. Want automatiseren vergemakkelijkt de uitvoering. En soms geldt zelfs dat je bepaalde taken helemaal niet meer hoeft te doen omdat het geautomatiseerd is.

Soms weegt echter de prijs van het automatiseren niet op tegen de winst qua tijd voor de klant. Of wordt het verwerkingsproces ineens heel ingewikkeld en kost het werken met deze tool veel meer tijd dan voorheen. Is het dan slim om met deze tool te gaan werken? Nee!

Hoe adviseer je je klant met welke tool te werken

 

Een valkuil van ondernemers is té zuinig zijn. Begrijp me goed, zuinig zijn is een must denk ik. We kunnen het ons niet altijd veroorloven om continu geld uit te geven. Maar soms is zuinig zijn een verkeerde keuze. Een tool moet jou en je klant altijd helpen om het werk te vereenvoudigen. 

Want laten we wel wezen: jij kost ook geld! En jouw omgerekende uurtarief weegt vaak niet op tegen de kosten van een tool. Laat staan het uurtarief van je klant!

Er zijn dus aantal tips waar je goed naar moet kijken voordat je je klant kunt adviseren met welke tool te werken.

1. Hoeveel tijd kost het werken zonder tool

Tijdbesparing is een hele grote en snel gemaakte winst! Het is slim om een tijdje je uren bij te houden die je aan een taak besteedt. En dat geldt ook voor je klant. De gemaakte uren kan je omzetten in een bedrag van zowel jouw uurtarief als die van je klant. Wat kost het jullie dan per maand? Of per jaar?

2. Hoe vaak wordt deze taak uitgevoerd?

Daarnaast bekijk je of het gehele proces en de taken een steeds terugkomend iets is of een eenmalige actie. Ook zaken die maatwerk betreffen, kan je vaak niet automatiseren of in een tool stoppen.

Het is slim om juist steeds terugkerende taken te automatiseren. Of om met een tool te werken waarmee je het gehele proces kunt inrichten zodat je hier steeds op terug kunt vallen.

3. Hoe is de verhouding prijs en tijdwinst?

Vervolgens kijk je wat de tool kost en of deze kosten opwegen tegen de tijdwinst. Anders gezegd: als het een complex iets is en je nog steeds veel persoonlijke aandacht in de taak moet steken, kan je je afvragen of dit het geld waard is.

Ik werk met veel simpele Excel sheets omdat die genoeg inzicht of hulp bieden. En dan weegt de tijd om een geautomatiseerde tool in te richten niet op tegen de (tijd)besparing dat dit uiteindelijk oplevert. Je moet dus continu prijs tegen tijdwinst afzetten.

4. Wat moet de tool kunnen doen?

Voor iedere klant gelden weer andere regels. Denk bv. aan een CRM systeem. Dat klinkt super, een Customer Relationship Management tool waarin je alle klantgegevens in bewaakt. Echter iedere ondernemer heeft een andere doelgroep. Of heeft behoefte aan een andere manier om deze gegevens bij te houden.

Dus hiervoor geldt: wat moet de tool voor jouw klant kunnen doen? Heb je genoeg aan naam en emailadres omdat je klant aan emailmarketing doet en online onderneemt? Of levert je klant maatwerk en is het belangrijk om elk contactmoment vast te leggen zodat hij daarop terug kan vallen?

5. Wie is de doelgroep van de klant? 

Heel simpel gezegd: niet voor elke doelgroep werkt een tool goed. Het kan zelfs zijn dat een tool wel of niet geschikt is puur en alleen gebaseerd op de doelgroep.

Is de doelgroep het bedrijfsleven? Of is zijn het consumenten? Wie betaalt de factuur? Wie volgt de dienst? Aan wie richt je de boodschap? Soms kan de doelgroep de werknemers in een bedrijf zijn, terwijl de baas betaalt.

Denk bij alles: voor wie is dit bestemd en levert deze tool dan een efficiënte bijdrage?

Je ziet alle tips haken op elkaar in. Het is dus slim om altijd goed na te denken over de diverse aspecten per klant voordat je een keuze maakt en je klant adviseert!

Wil jij meer tools leren kennen? Op mijn Facebook pagina deel ik #ToolTips dus wordt vrienden en ontdek nieuwe tools. 😉

Heb jij vragen over tools? Worstel jij ergens mee? Laat het weten onder deze blog en kom ik er bij je op terug.

Deel met je netwerk:
Met 1 tool de stappen voor je groepsdiensten automatiseren!

Met 1 tool de stappen voor je groepsdiensten automatiseren!

In mijn vorige blog sprak ik over het feit dat je de diensten voor je groepen slimmer kunt leveren. Het werken met groepen is lucratief. Dus een reden voor veel ondernemers om hier op in te spelen. Maar het werken met groepen is ook arbeidsintensief.

Hoe zou het zijn als je de stappen uit je draaiboek automatiseert?

Er zijn zoveel mooie online tools op de markt. Die juist ontwikkeld zijn om efficiënter en slimmer te kunnen werken. Om juist dat ene probleem wat iedereen kent, te verlichten: het gebrek aan tijd!

  • Weet je eigenlijk wel wat zo’n tool allemaal kan?
  • Heb je bewust gekozen voor een tool die jou verder helpt?
  • Of bezuinig je verkeerd door voor een gratis tool te kiezen die juist dat wat je nodig hebt niet kan?

Trap niet in de valkuil door te bezuinigen op een tool. Want jouw uurtarief of het uurtarief van jouw virtuele assistent ligt vele malen hoger wanneer je continu hetzelfde steeds opnieuw doet. Automatiseren is enorm slim!

Welke tool heb je dan nodig? Kijk naar mijn videoblog en ik vertel het je precies!

Werk jij al met deze tool? Of doe je nog alles handmatig? Ik hoor graag jouw feedback onder deze blog.

Deel met je netwerk: