VA’s zijn hulpvaardig, ook naar elkaar toe

VA’s zijn hulpvaardig, ook naar elkaar toe

Er zijn Virtual Assistants (VA’s) in vele soorten en maten. Er zijn er die zich bezighouden met agenda- en email beheer, anderen met financiën of weer anderen – zoals ik – met online marketing. Wat ze met elkaar gemeen hebben is dat ze allemaal hulpvaardig zijn, ook naar elkaar toe.

Van enige concurrentie lijkt geen sprake te zijn. Sterker nog: elkaar tippen als er een interessante opdracht voorbijkomt lijkt de norm. Heel mooi vind ik dat.

De eerste VA’s waar ik mee te maken kreeg ontmoette ik dit voorjaar, tijdens onze gezamenlijke opleiding aan de Academie voor Virtueel Professionals. Sommige waren al een tijdje als VA aan het werk, een paar stonden helemaal aan het begin van het ondernemerschap. Ondanks dat we heel verschillende persoonlijkheden waren, met uiteenlopende expertises, voelde ik me direct thuis in dit gezelschap.

Het contact is ook na de opleiding gebleven. In onze WhatsApp groep houden we elkaar op de hoogte van onze ontwikkelingen en worstelingen. We zijn blij voor elkaar als iemand zich gecertificeerd heeft (yes, in de pocket!) en delen onze ervaringen over onze (eerste) opdrachtgevers (hoe pak jij dat aan?). We denken met elkaar mee over logo’s, arbeidsongeschiktheidsverzekeringen en handige tools.

Als VA werk je voornamelijk alleen en dan is het fijn om te kunnen sparren met collega’s. Even je vraag kunnen droppen in de wetenschap dat je altijd een antwoord krijgt (over het durven van vragen stellen schreef ik eerder deze blog). Want we lopen allemaal weleens tegen moeilijke zaken aan waarin we het advies van anderen goed kunnen gebruiken.

Een netwerk van collega VA’s is heel waardevol. Ondanks dat je in je eentje werkt hoef je het namelijk niet allemaal alleen te doen. Mooi toch?

#DURFTEVRAGEN

#DURFTEVRAGEN

Herken je dat? Dat je altijd een passend antwoord klaar wilt hebben. Ook als je die niet direct hebt? Omdat je liever geen ‘nee’ verkoopt en als een alleskunner gezien wilt worden.

Ik ben ook een wanne-be-alleskunner geweest. Gelukkig kan ik het idee van alles te moeten weten steeds meer loslaten. Dat dingen veel makkelijker en sneller kunnen door hulp van anderen in te schakelen klinkt natuurlijk heel logisch, maar dat was het niet voor mij. Ik rommelde en klooide liever zelf wat aan. Vlooide zaken net zo lang uit totdat ik het helemaal in m’n vingers had. En dat kon uren duren. Soms wel dagen. Heel vermoeiend.

Een teken van zwakte

Lange tijd heb ik mezelf wijsgemaakt dat hulp vragen een teken van zwakte is. En het rare is, ik vond het alleen een zwakte bij mezelf. Als anderen mij om hulp vroegen vond ik dat de gewoonste zaak van de wereld. Ik zag het als een vorm van vertrouwen: die ander vertrouwt erop dat ik iets voor hem of haar kan betekenen. Een groot compliment. Maar dat het voor een ander ook een compliment is als je beroep doet op zijn of haar expertise zag ik niet.

Waar die gedachte vandaan kwam weet ik niet. Misschien heeft het onbewust te maken met het feit dat ik niet afhankelijk wilde zijn van een ander. Ik was al op jonge leeftijd volwassen. Als enig kind was ik gewend mijn eigen boontjes te doppen. Als je iets niet wist zocht je het uit. Op eigen kracht. Zo heb ik dat van huis uit meegekregen. Mijn perfectionisme zal er ook een rol in gespeeld hebben. Met het vragen van hulp geef je toch een stukje controle uit handen.

Stok achter de deur

Nu ik als virtual professional werk, loop ik bijna dagelijks tegen allerlei vraagstukken aan en heb ik geen tijd om urenlang zelf dingen te gaan zitten uitdokteren. De klant wil daar gewoonweg niet voor betalen en ook voor mij zitten er maar 24 uur in een etmaal. Dus ben ik wel genoodzaakt om hulp te vragen. En wat een welkome stok achter de deur is dat!

En het is echt zo: mensen zijn in de kern hulpvaardige wezens. Die jou graag verder willen helpen. En als zij dat niet kunnen, verwijzen ze je wel door naar een ander. Door hulp te vragen én te krijgen heb je het gevoel er niet alleen voor te staan. Het zorgt voor verbinding en voelt eerder krachtig dan zwak. Je kunt je tijd en aandacht aan de juiste zaken besteden en het zorgt ervoor dat je niet overbelast raakt.

De gedachte dat je niet alles zelf hoeft te kunnen werkt bevrijdend. Dus ik zou willen zeggen: weet je het niet? Durf te vragen!

Lanceren, hoe moet dat?

Lanceren, hoe moet dat?

Vrijdag was er weer een ‘live’ trainingsdag van de academie, met als thema: de lancering. Terwijl ik ‘s morgens vroeg aansloot bij de lange rij auto’s richting Haarlem bedacht ik me hoe heerlijk het is dat ik vanuit huis kan werken. Geen files, geen frustraties onderweg, niet opgefokt op je werk aankomen (terwijl je al een half uur eerder dan normaal van huis bent vertrokken!), maar rustig – met een kop koffie achter m’n pc – de werkdag opstarten. Ik vroeg me ook af hoeveel van die filerijders naar kantoor rijden om daar dingen te gaan doen die ze ook vanuit huis zouden kunnen doen. Ik vermoed dat het er velen zijn, maar dat de organisatie waar ze voor werken nog niet op deze ‘nieuwe’ manier van werken is ingericht. Zo jammer.

 

Wat is een lancering?

Het thema van de training was: lancering. Een lancering is een planmatige aanpak om een dienst of product aan te bieden gedurende een afgebakende periode. Opdrachtgevers zijn vaak lang bezig met het creëren van een (nieuw) product, maar vergeten het hele lanceringstraject. Als virtueel professional kun je hem of haar hier goed bij ondersteunen, daarom is het ook een verplicht onderdeel van de stageopdracht.

Van strategie tot uitvoering: de 5 fases van een lancering

We leerden dat een lanceringstraject uit een aantal fases bestaat. De eerste is strategie en planning: welke marketingmiddelen zetten we in, wat is ervoor nodig en wie doet wat. En wanneer.

De voorbereidingsfase is de langste fase. In feite is dit de uitvoeringsfase van de strategie, waarin je bijvoorbeeld je email- en salesteksten schrijft, video’s maakt, testimonials opvraagt, een autorespondertool inricht en een landingspagina maakt. Soms kan het nodig zijn om experts in te schakelen voor bepaalde onderdelen.

De pre-lanceringsfase is het moment waarop de doelgroep informatie krijgt om hen mee te laten groeien naar het moment waarop de dienst daadwerkelijk gelanceerd wordt. Meestal is dit gratis, zoals het delen van een paar video’s, een gratis download of een webinar.

Dan de daadwerkelijke lancering: de salespagina is live en de dienst kan verkocht worden. Acties in deze fase kunnen zijn het beantwoorden van vragen die de doelgroep heeft, bijhouden hoeveel inschrijvingen er zijn, prijs aanpassen bij einde vroegboekkorting en het regelmatig versturen van e-mails om te informeren dat de dienst live staat.

Na de lancering kan de salespagina gesloten worden en moeten nieuwe klanten goed op de hoogte worden gehouden over de vervolgstappen door bijvoorbeeld follow-up mails waarin allerlei informatie wordt gegeven.

Denk goed na over de klantreis

Al met al zijn er een hoop zaken om rekening mee te houden en is ieder onderdeel een schakel in een groter geheel. Belangrijk dus om van tevoren de klantreis goed in kaart te brengen, zodat er geen schakeltjes missen en de marketingmachine vloeiend kan doorlopen.

Het was een leerzame dag en ik kan met m’n opdrachtgever om tafel om haar lanceringstraject te bespreken.

Structuur = overzicht = rust

Structuur = overzicht = rust

Afgelopen week stond in het teken van structuur aanbrengen. Niet alleen bij mijn opdrachtgever, maar ook bij mezelf. Ik merkte dat ik me te veel liet leiden door de waan van de dag en mijn focus een beetje kwijt was. Het zorgde voor een onrustig gevoel en ik was daardoor minder productief.

 

Structuur zorgt voor overzicht

Voor mijn stageopdrachtgever werk ik momenteel aan haar online zichtbaarheid op social media. Zij deed dit eerst zelf, maar zonder een duidelijk plan en op momenten dat het haar uitkwam. En omdat ze het steeds drukker kreeg, werden die momenten steeds spaarzamer. Het was dus zaak om eerst een strategie te bedenken: welke kanalen zetten we in (waar zit je doelgroep?), welke content gaan we delen (wat is je boodschap?) en hoe vaak willen we posten.
Vervolgens bedacht ik thema’s en invalshoeken, bekeek of er nog leuke ‘inhaakmomenten’ waren (TIP: google op inhaakkalender en laat je inspireren door de meest bizarre dagen die er bedacht zijn…) en verwerkte dit alles in een contentkalender. Nu staat er een framewerk, waar vanuit we gerichte content kunnen gaan maken en niet meer hoeven te ‘zoeken’ naar onderwerpen. Dat geeft rust.

Weg met die notificaties!

Terwijl ik van nature erg gestructureerd ben (sterker nog, ik word gek van chaos!), was die structuur bij mezelf de afgelopen tijd ver te zoeken. Ik merkte dat ik me constant liet afleiden door zaken die op dat moment eigenlijk niet belangrijk waren. Hoorde ik een plingeltje op m’n telefoon, dan ging ik gelijk kijken. Schoof er een balkje in m’n beeldscherm, moest ik het meteen even lezen. Even tussendoor Facebook en Instagram checken om te kijken of er respons is op de zojuist geplaatste post. Het zorgde ervoor dat er veel tijd verloren ging aan niets en het maakte me onrustig. Ik wil gewoon lekker gefocust aan het werk!

Sinds gisteren heb ik dan ook alle notificaties uitgezet. Voor mij geen afleidende stuiterende balletjes meer in beeld en geen irritante ‘Hallo, hier ben ik, kom je ook?’ geluiden. Ik heb me afgemeld van heel veel nieuwsbrieven (scheelt een boel!) en mijn mail check ik ’s ochtends en ’s avonds een keertje.

Volgens mij moet het zo een stuk beter gaan, we gaan het ervaren.

Virtueel werken hoeft niet altijd

Virtueel werken hoeft niet altijd

Virtueel werken hoeft niet altijd

Het is soms best prettig om even bij elkaar te komen, je hoeft niet altijd virtueel te werken. Vorige week had ik met een van mijn opdrachtgevers afgesproken om een paar uur gezamenlijk te gaan werken. Mijn opdrachtgever werkt regelmatig in Pand Raak in Schagen. Hier komen ondernemers om een flexplek, kantoor of vergaderruimte te huren. Een bijzonder inspirerende omgeving.

Even een keer niet virtueel maar gewoon samen aan een bureau. Brainstormen, planning maken en verder werken aan de groei van haar bedrijf. Vooral als er veel moet gebeuren is het gewoon prettig om bij elkaar te zitten. De uren hebben we efficiënt ingedeeld: samen nieuwe ideeën uitgestippeld en beiden met een stapel werk naar huis. Aan het einde van de werkuren maak ik altijd een korte samenvatting van wat er nog gedaan moet worden. Dit doe ik ook altijd na de telefonische overleggen.

Virtueel werken hoofdzaak
Virtueel werken betekent dat ik voornamelijk op afstand werk. Maar als de behoefte er is om live met elkaar af te spreken is dat natuurlijk geen enkel probleem. Het merendeel van mijn tijd werk ik echter virtueel. Je kunt gemakkelijk online bestanden uitwisselen via Dropbox of Google Drive. Er zijn verschillende tools om met elkaar te communiceren, zoals skype, telefoon, trello, of wunderlist. De opdrachtgever kan de Virtueel Assistent als extra gebruiker toevoegen, bijvoorbeeld bij MailBlue, Hootsuite, mailbox, social media accounts etc. waardoor online werken heel eenvoudig wordt.

Voordelen Virtueel Assistent
Ik zorg voor mijn eigen apparatuur, zoals laptop en telefoon. De opdrachtgever hoeft geen werkplek in te richten. Je betaalt voor de afgesproken werkzaamheden. Omdat een VA niet op de loonlijst staat betaal je als opdrachtgever geen personeelskosten als verzekeringen of pensioen. Een VA ontwikkelt zichzelf en zorgt dat ze op de hoogte blijft van de nieuwste ontwikkelingen. Omdat ze zelf ondernemer is begrijpt ze als geen ander wat het ondernemen inhoudt. Ze is dus geen medewerker maar een echte sparringpartner. 

Wil jij Virtueel Assistent worden?

Wil jij Virtueel Assistent worden?

Deze week werd ik voor de derde keer benaderd door iemand die ook overweegt om een carrièreswitch te maken naar Virtueel Assistent. Ze had mij gevonden via de blogs die ik schrijf. En ze bleek mij te kennen van vroeger. Ik had bij haar broertje in de klas gezeten op de lagere school.

Zo zie je maar dat bloggen werkt. In dit geval is het geen potentiële klant, maar ik vind het wel een eer dat mijn ook blogs inspirerend kunnen zijn voor toekomstige Virtueel Assistentes. Binnenkort spreek ik met haar af en kan ze mij het hemd van het lijf vragen!

Zelf ben ik indertijd ook naar een VA gegaan om te horen hoe het nu allemaal in zijn werk gaat en wat je staat te wachten. Door haar raakte ik alleen maar enthousiaster en dacht meteen: ‘dit is wat ik wil’. Tijdens dat gesprek vielen alle puzzelstukjes op zijn plek. Dit was eigenlijk de start van mijn bedrijf in juni 2018.

Opleiding
In september 2018 ben ik met de opleiding ‘Binnen 10 weken een lopend VP bedrijf’ begonnen. Dit kan ik startende VA’s echt aanraden. En in november ben ik aan de slag gegaan met mijn eerste klant. Vervolgens in april 2019 gestart met de opleiding Virtueel Succes Module online marketing en sales.

En geloof me, het gaat echt niet zonder slag of stoot. Het is heel hard­ −en vaak met plezier− werken. Steeds weer nieuwe dingen leren en inzichten krijgen, maar ook fouten maken. Daar kun je echter weer je leermoment uithalen. Ik ben superblij dat ik deze weg ben ingeslagen!