Heeft jouw opdrachtgever een gebruiksaanwijzing?

Heeft jouw opdrachtgever een gebruiksaanwijzing?

Als VP heb je met allerlei verschillende opdrachtgevers te maken, ieder met hun eigen gebruiksaanwijzing. En vergeet niet dat jij zelf ook een gebruiksaanwijzing hebt! Dat merk je soms in de kleinste dingen. Bijvoorbeeld over de manier waarop jij de input van je klant ontvangt.

Zo heb ik een klant die mij alle conceptteksten voor een nieuwsbrief of blog per mail opstuurt. En eentje die mij een appje stuurt als er iets klaar staat in de gezamenlijke online omgeving. Beide klanten en ik gaan ervan uit dat we elkaar een seintje geven en op die manier zetten we de samenwerking steeds in gang. Als het nodig is geven we elkaar nog wat extra informatie mee en op die manier gaat de communicatie prima.  

Bij een nieuwe klant liep dat heel anders. Toen ik naar de verwachte input voor een nieuwsbrief vroeg, kreeg ik een kort berichtje terug: “de bestanden staan al een paar dagen in de cloud, dat hadden we toch afgesproken?” Zij waren ervan uit gegaan dat de aanleverdatum duidelijk genoeg was afgesproken en dat ik de bestanden zelf wel zou vinden. Met die afspraak was er wat hen betreft geen communicatie-moment nodig. Terwijl ik nog even geduldig afwachtte, want ik wist hoe druk ze waren. Wat is nou belangrijker in de samenwerking: een rationele afspraak of de relationele verbinding? Verschillende manieren van denken&doen, en voor beide valt wat te zeggen. Het belangrijkste is dat jij en je klant hierover dezelfde verwachtingen hebben.

 

Heeft jouw opdrachtgever een gebruiksaanwijzing?

Effectief communiceren

In mijn laatste blog ‘Hoe communiceert een Virtueel Professional‘ van 15 mei kan je lezen welke uitdagingen ik als communicatie en marketingspecialist nog meer tegenkwam toen ik als Virtueel Professional ging werken. Want op afstand werken voor je opdrachtgever vraagt extra vaardigheden. Ik kwam erachter dat effectief communiceren een hele nieuwe dimensie krijgt als je elkaar niet (vaak) in de ogen kunt kijken omdat je op een andere locatie werkt dan de mensen waarmee je samenwerkt.

 

Welke communicatievoorkeuren heb jij?

Ieder mens heeft een andere voorkeur om informatie op te nemen en te verwerken. De ene persoon denkt in plaatjes (visueel) de ander wil alles horen en bespreken (auditief) en misschien ben jij wel meer gericht op gevoel (kinesthetisch). Je denkt vanuit je eigen referentiekader. Vanuit je eigen gevoelens. En dit heeft te maken heeft met jezelf, je achtergrond, opleiding, studie, etc. Lees hier meer over in de blog ‘3 Tips hoe je zorgt voor een goede virtuele communicatie‘ van Petra Fehring

 

Perceptie

Als trainer gebruik ik graag de Insights Discovery methode. Die methode geeft een praktisch inzicht in de referentiekaders en communicatie- en gedragsvoorkeuren die spelen tussen jou en je klanten. En hier ligt de basis van een goede samenwerking. Want uit divers onderzoek blijkt dat bij projecten die misgaan, de oorzaak over het algemeen te wijten is aan slechte planning of slechte communicatie. Door de verschillen in perceptie, het opnemen van informatie, en de gedragsvoorkeuren bij het nemen van besluiten, ontstaan er ook voorkeuren in werkwijze.

Als je je eigen gedrags- en communicatievoorkeuren leert kennen, én die van anderen, dan kan je daar rekening mee houden en op elkaar afstemmen. En dat is waarom Insights ook deel uitmaakt van de nieuwe opleiding voor Support Professionals in loondienst ‘Ontwikkel je zelf van Management Assistent naar Virtueel Assistent in loondienst‘. 

 

Communicatie voorkeuren in de praktijk

Het is belangrijk om ‘af te stemmen’ op de voorkeur van een opdrachtgever bij het overbrengen van informatie. Zoals bij het laten weten welke vragen jij aan hem/haar hebt, of bij het bespreekbaar maken van een probleem waar je tegenaan loopt:

  • Sommige opdrachtgevers willen alleen weten wat het concrete probleem of jouw vraag is. De achtergrond interesseert ze niet, ze vertrouwen op jouw expertise.
  • De ene opdrachtgever wil een korte samenvatting van het onderwerp en een ander wil een uitgebreide analyse horen.
  • Of de één kan behoefte hebben aan jouw interpretatie, terwijl de ander misschien alleen de objectieve feiten wil horen

Zoveel klanten, zoveel verschillen: sommigen willen samen met jou brainstormen over een mogelijke aanpak, en een ander wil dat jij al precies hebt uitgewerkt wat de mogelijkheden zijn en hoe je het kunt uitvoeren. En een derde categorie wil eigenlijk dat jij de beste oplossing al hebt geselecteerd en in gang hebt gezet.

Afstemmen dus!

Laat elkaar weten wat de bedoeling is en wat jullie verwachtingen zijn, door duidelijk te communiceren. En dat doe je door af te stemmen op de voorkeursstijl van de ander. Speel in op de communicatievoorkeur van jouw opdrachtgever zodat je daar op de meeste efficiënte manier mee omgaat. Dat kan jullie heel veel tijd en frustratie schelen. Allebei blij dus!

Joan de Vuijst

 

Misschien herken je wel wat uit mijn verhaal. En misschien heb jij ook wel eens misverstanden meegemaakt doordat mensen in jouw omgeving met een heel andere bril naar de wereld kijken. Dat jij dacht dat iets duidelijk was terwijl de ander iets heel anders had begrepen. Of andersom. Ik vind het leuk om in de reactie hieronder jouw communicatie-ervaringen te horen.

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Deel met je netwerk:

Hoe communiceert een Virtueel Professional?

Hoe communiceert een Virtueel Professional?

Ik heb heel wat verschillende banen en functies gehad. En toch zat daar een duidelijke rode draad in: communicatie. In mijn laatste baan heb ik ruim 12 jaar als formule/productmanager bij een grote bank gewerkt. Tijdens een loopbaantraject werd mij duidelijk waarom deze baan mij zoveel voldoening gaf. Want eigenlijk was ik er als uitzendkracht maar zo’n beetje ingerold en leek ik er met een creatieve achtergrond misschien niet echt op mijn plaats. Ik had bij aanvang geen enkele kennis van bank- en geldzaken, en het bedrijfsleven. Wel was ik sterk in communicatie, problemen oplossen, en het verbinden van mensen.

 

Cruciaal element

Zoals uit onderzoek telkens weer naar voren komt: communicatie is het cruciale element voor het succes van samenwerking. Communicatie zorgt ervoor dat onbekendheid, onduidelijkheid en onzekerheid worden weggenomen. En alleen dan kan iedereen zijn expertise zo inzetten dat het gewenste resultaat wordt behaald.

Als productmanager werkte ik met afdelingen van grote diversiteit. Van adviseurs in de kantoren tot productontwikkelaars, marketeers en IT’ers. We behaalden de beste resultaten als al die partijen als het ware ‘dezelfde taal spraken’. Bij het verbeteren van processen en systemen, maar bijvoorbeeld ook bij het informeren van medewerkers en klanten op zo’n manier dat misverstanden en vergissingen werden voorkomen. Leg maar eens iets uit over beleggen op een begrijpelijke én juridisch correctie manier ;-).

 

Communicatie..…. maar dan anders

Dus toen ik in 2013 als zelfstandig ondernemer aan de slag ging, koos ik een opleiding voor Insights Discovery Practitioner. Een prachtige communicatiemethode waarin je leert over je eigen gedrags- en communicatievoorkeuren, en die van anderen. Zodat je betere resultaten haalt door op elkaar af te stemmen.

Tegelijkertijd ging ik als Virtueel Professional met online marketing en communicatie aan de slag. Omdat ik ook iets met mijn kennis en ervaring op dat gebied wilde blijven doen.

 

En toen bleek communicatie nog een hele nieuwe dimensie te krijgen.

Nieuwe communicatie uitdaging

Virtueel werken – op afstand werken voor je opdrachtgevers – vraagt van jou om extra- en nieuwe vaardigheden. Hoe kun je effectief communiceren en resultaten boeken, als jij op een andere locatie werkt dan jouw opdrachtgever? Wat vraagt het van je communicatieve vaardigheden als je elkaar niet (vaak) in de ogen kunt kijken?

Dit zijn jouw eerste uitdagingen bij deze nieuwe manier van ‘virtueel’ samenwerken:

  • Hoe raak je ingewerkt als je alles vanaf een andere werkplek moet uitvinden?
  • Hoe blijf je op de hoogte van wat er speelt bij een ondernemer als je er niet bij bent?
  • Hoe krijg je de input die jij nodig hebt om producten op te leveren, als je opdrachtgever geen tijd heeft?
  • Hoe kan je waarde toevoegen als je het bedrijf niet kent?

De Academie voor Virtueel Professionals heeft hiervoor een aantal belangrijke handvatten. En alweer kom ik erachter dat succesvol samenwerken als Virtueel Assistent of Professional voor een groot deel ook aankomt op communicatie.

 

 

Hieronder een paar praktische tips voor jou en je opdrachtgever:

1. Intakegesprek en vervolgafspraken

Na een eerste kennismaking via video of telefoon, doen jullie bij voorkeur je eerste intakegesprek live.

Als je daarna gaat samenwerken, spreek je 2 tot 4 keer per jaar ergens op locatie af. Zodat je elkaar in de ogen kunt kijken terwijl je bijpraat over de doelen van het bedrijf en jullie samenwerking. Om te evalueren hoe de samenwerking gaat, wat het heeft opgeleverd en wat de doelen en strategie gaan worden voor de komende periode.

Spreek ook af om wekelijks of 2-wekelijks een werkoverleg te hebben via video of telefoon.

 

2. Afspraken maken

Communicatie is ook afspraken maken. Een simpele checklist die je daarvoor kunt gebruiken:

  • Zorg dat je direct toegang krijgt tot alle noodzakelijk documenten in een digitale omgeving in de Cloud.
  • Werk beiden alleen aan documenten in de digitale omgeving, zodat je altijd met de laatste versie bezig bent.
  • Spreek duidelijk af wat jij op gaat leveren, wanneer, en welke input je daarvoor nodig hebt. Over het algemeen zal je opdrachtgever namelijk zelf moeten zorgen voor (inhoudelijke) input.

Jouw opdrachtgever moet bijvoorbeeld input leveren voor een nieuwsbrief, blog, marketing uitingen, of een productlancering. En een opdrachtgever vergeet weleens dat wanneer jij geen input krijgt, je niet aan het werk kunt, en dus ook niets kunt opleveren. Daar worden beide partijen niet blij van. Want jouw opdrachtgever ziet geen resultaat, en jij wil aan de slag, maar je kunt niets doen.

Nadat deze en andere afspraken duidelijk zijn (en vastgelegd) komt het erop aan hoe jij en je opdrachtgever verder gaan samenwerken. En dan wordt communicatie nog belangrijker.

  • Spreek je verwachtingen duidelijk uit.
  • Geef aan als je iets niet begrijpt.
  • VRAAG DOOR!
  • Zeg het eerlijk als je een andere mening of een ander idee hebt.
  • Wees proactief en ga niet zitten wachten.
  • VRAAG DOOR!
  • Wees eerlijk
  • Wees niet bang dat je stoort. Het is belangrijk.

En niet minder belangrijk: weet hoe je jouw opdrachtgever het beste kunt aanspreken. Spreek af via welke kanalen (mail, whatsapp, bellen, een andere tool) jullie gaan communiceren.

Hoe communiceert een Virtueel Professional?

Door van te voren goede afspraken te maken en verwachtingen helder te krijgen. Door te luisteren en te ontdekken wat de communicatieve voorkeuren van jouw opdrachtgever zijn, zodat je daar rekening mee kunt houden!

Ik wens je veel succes met je opdrachtgevers. In mijn volgende blog geef ik je meer praktische tips voor jullie samenwerking. Deel gerust je ervaringen of vragen hieronder.

Joan de Vuijst

 

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Deel met je netwerk:

Uitbesteden van werk? Waar begin je?

Uitbesteden van werk? Waar begin je?

Dat een ondernemer meer werk heeft dan hem of haar lief is, is al gauw een feit. We onderschatten massaal wat er allemaal bij het runnen van een bedrijf komt kijken. Bij het starten van je bedrijf besefte je half niet wat dat allemaal is. Je droom is wellicht groot, maar het achter de schermen organiseren van alles om die droom te realiseren is nog niet eenvoudig.

Daarom gaan ondernemers die groter denken, willen groeien of bepaalde taken vreselijk vinden op een gegeven moment werk uit handen geven. Dat kan door personeel aan te nemen. Door zelfstandigen in te huren. Een payrollconstructie aan te gaan. Zelfs stagiaires of uitzendkrachten tijdelijk inzetten is een optie. Het gaat er om dat zij mensen zoeken die hen kunnen helpen bij het uitvoeren van al die werkzaamheden in het bedrijf.

Allemaal helder natuurlijk. Maar dat vraagt wat qua investering voor die ondernemer. Er is geen onbeperkt budget. Dus er moeten keuzes gemaakt worden. Hoe maak je die keuzes? Wat is slim?

 

Uitbesteden van werk? Waar begin je? 

Voordat je een keuze maakt, is het belangrijk om eerst te kijken wat het doel van het bedrijf is. Wat wil de ondernemer bereiken? Wat is zijn droom?

  • Een groot groeiend bedrijf?
  • Een klein bedrijf met teamleden wat behapbaar blijft?
  • Een bedrijf waarin hij volledig uit de operatie kan stappen?
  • Een klein bedrijf waarin hij alleen maar die ene – voor hem – vervelende taak kan loslaten?
  • Een klein bedrijf waarin hij alleen maar de leuke werkzaamheden doet?
  • Een behapbaar bedrijf zodat er ook nog tijd voor een privéleven is?

Je ziet, dat is al heel divers. Per wens, per doel en per droom zijn er al andere mogelijkheden.

Vervolgens ga je kijken in welke fase het bedrijf verkeert. Door deze fase helder te maken, weet je al beter waar de wensen liggen rondom het uitbesteden van het werk. Er zijn 3 fases:

  1. Starten:
    de focus ligt op het vinden van klanten en zichtbaar zijn.
  2. Optimaliseren:
    de focus ligt op systemen inrichten waardoor je een stevige fundering bouwt.
  3. Opschalen:
    de focus ligt op uitbreiding van het aantal klanten, diensten en teamleden.

Wat heel goed helpt is om een organigram te maken van alle onderdelen in het bedrijf. Wat gebeurt er allemaal? Wat moet er per onderdeel van SOM7® allemaal gedaan worden? En welke onderdelen staan al zodanig dat je dit kunt gaan systematiseren en daardoor makkelijk uitbesteden? Of moet je die onderdelen eerst helder in kaart brengen? Begrijpen wat er eigenlijk allemaal gedaan wordt? Zodat je het daarna kunt uitbesteden?

In het begin kan de ondernemer zijn eigen naam bij elk vakje invullen. Maar stap voor stap kun je taken overdragen aan teamleden. Kan de ondernemer die taken loslaten omdat hij iemand geworven heeft die dat van hem overneemt.

Wat heb ik gedaan? Waar heb ik voor gekozen?

In de startfase van mijn bedrijf heb ik al heel snel een VA ingehuurd om mij te helpen bij de online marketing aangezien ik de 1e opleider in NL en BE was. Het beroep van VA was nog niet bekend. Laat staan dat daar opleidingen voor waren. Daar lag mijn doel. Bekendheid krijgen in de markt. En daarom was ik direct heel actief met online marketing. Daar zocht ik hulp bij omdat het enorm arbeidsintensief is.

Na 2/3 jaar belandde mijn bedrijf in de optimaliseringsfase. Ik had ondertussen 3 opleidingen ontwikkeld. En steeds scherpte ik mijn opleidingen weer aan. Bracht ik verbeterslagen aan. Toetste ik wat werkte en wat niet. Ook door zelf VA- en VP-teamleden in te huren. De taken die ik toen uitbesteedde waren dagelijks management, alles rondom het organiseren van mijn opleidingen, mijn website up-to-date houden, online marketingactiviteiten. 

Deze fase kan best lang duren. Want er valt veel te optimaliseren en te systematiseren binnen een bedrijf. Nieuwe ontwikkelingen, nieuwe inzichten etc. hebben direct effect op je werkprocessen. Die moet je dan continu aanscherpen.

Ondertussen belandde ik ook in de fase dat ik mijn eerste VM kreeg. Zij ging de salesgesprekken van mij overnemen. Stuurde het team steeds meer aan. Waardoor ik nog meer los kon laten. Een verademing!

Het enige onderdeel wat ik lastig vond om uit te besteden was de financiën. Dat is zo verweven met mijn klanten, de deelnemers aan de opleidingen, dat je wel inhoudelijk moet snappen wat wij doen om hier goed op aan te kunnen haken. Dus ondanks een paar pogingen, heb ik moeten constateren dat ik dit anders moest gaan doen.

Nu is de Academie in de opschalingsfase beland. Daarover vertel ik je in later blogs meer.

Mijn vraag nu aan jou:

Wat kan jij hierin betekenen? Hoe kan jij ondernemers helpen? Wat kan jij met jouw (potentiële) opdrachtgever bespreken over de stappen die hij kan zetten?

Vertel mij onder deze blog wat jouw inzichten zijn.

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Deel met je netwerk:

Hoe voorkom je dat je opdrachtgever stagneert?

Hoe voorkom je dat je opdrachtgever stagneert?

Je bent lekker aan de slag met een nieuwe opdrachtgever. Jullie hebben duidelijke werkafspraken gemaakt. Beiden weten wat er moet gebeuren. Wat de doelen voor het bedrijf zijn. Zowel op korte als op lange termijn.

Nu is het zaak dat jullie gaan knallen. Jij met de taken die bij een Virtueel Professional horen, de ondernemer met de taken die alleen hij kan oppakken omdat het om specifieke expertise van hem gaat.

So far so good. Maar ineens merk je dat van al deze mooie afspraken niets terecht komt. De ondernemer levert helemaal niets aan. Radiostilte. En jij zit te wachten en kunt niet verder. Wat is er aan de hand? Jullie hadden toch duidelijke werkafspraken gemaakt?

 

Hoe voorkom je dat je opdrachtgever stagneert? 

Dit gebeurt regelmatig. Zeker bij de kleine ondernemer die alleen zijn bedrijf runt. Die alles zelf moet doen. Die wel doelen voor ogen heeft, maar niet weet waar te beginnen. Dat is precies waarom hij jou als VP heeft ingeschakeld. Maar hoe kan het dat van de gemaakte werkafspraken niets terecht komt?

Het is eigenlijk heel erg simpel. De hoeveelheid aan taken is overweldigend. Er komt zoveel op iemand af. Ook al verdeel je de taken tussen jou en de opdrachtgever, dan nog is het vaak enorm veel.

Daarnaast moet de ondernemer zich buigen over werkzaamheden die hij soms nooit eerder heeft opgepakt. Taken die volledig nieuw voor hem zijn. Expertise die hij niet bezit. Denk aan het schrijven van content. Vooral wervende content. Mega belangrijk als je online onderneemt.

Of wat dacht je van het uitwerken van een proces zodat de werkzaamheden zoveel mogelijk gesystematiseerd kunnen worden. Dat de juiste online tools gekozen kunnen worden en veel stappen gedigitaliseerd én geautomatiseerd worden? Dat soort taken kosten veel denkwerk en dus tijd.

Het stagneren van je opdrachtgever komt dus vooral omdat hij het niet meer overziet. Er ligt teveel op zijn bord. Want alles wat jullie samen besproken en verdeeld hebben, betekent wel extra werk voor je opdrachtgever naast alle andere zaken die al spelen.

De enige manier om dit te veranderen is door je opdrachtgever te helpen met overzicht bieden. En dat kan je door de volgende 3 stappen uit te voeren:

Stap 1: Maak een Plan van Aanpak

Een Plan van Aanpak (PvA) beschrijft wat er allemaal gebeuren moet om een doel te realiseren. De taken die uitgevoerd moeten worden met een bijbehorende planning. Als je op 1 januari iets wilt lanceren, werk je naar die lancering toe en bepaal je dus wat er allemaal moet gebeuren om te kunnen lanceren. De doorlooptijd van het geheel wil je helder krijgen.

Tenslotte bepaal je wie wat doet. Waar ligt jouw verantwoordelijkheid, waar die van je opdrachtgever. En zelfs eventueel die van derden.

Stap 2: Stel mijlpalen vast

Binnen het PvA ga je mijlpalen definiëren. Die mijlpalen zijn doelen die je op een specifiek moment gerealiseerd wil hebben. Daar werk je naar toe. Bij het voorbeeld van een lancering geldt dat je eerst een strategie bepaalt. Daarna ga je voorbereiden. Dat start de pre-lancering. En daarna heb je de echte lancering. Dat zijn al 4 mijlpalen die je kunt vaststellen.

Wat is het voordeel hiervan? Je bakent werkzaamheden af. Eigenlijk kun je stellen dat je kleine PvA’s maakt binnen het grote Plan. Hierdoor wordt het geheel aan taken al kleiner. Je opdrachtgever kan zich focussen op de eerste lijst van taken om de eerste mijlpaal te bereiken. Pas daarna kijkt hij verder naar het volgende stuk.

Stap 3: werk met een actielijst

Door de taken om een mijlpaal te bereiken overzichtelijk in een actielijst te plaatsen, ziet de ondernemer alleen nog maar de acties die hij voor dit doel, deze mijlpaal moet uitvoeren. Oftewel:  je hebt het nu heel klein voor hem gemaakt. Het wordt overzichtelijk. Hij ziet in de totaallijst wat jij doet en wat jij moet doen.

Deze acties kun je plaatsen op een A4 document. Maar je kunt natuurlijk ook makkelijke tools gebruiken als Trello, ToDoIstAsana, TeamWork, etc. Opties genoeg. De ondernemer ziet op de tool welke taken hij in iedere week moet uitvoeren. En doordat dit te overzien is, liefst op weekniveau, kan hij deze taken inplannen ook daadwerkelijk uitvoeren.

Het klein maken van alles wat er moet gebeuren, zorgt dat je opdrachtgever in de actiestand komt en blijft. Dit snapt hij, dit overziet hij, dit kan hij realiseren.

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Deel met je netwerk:

De grootste misser die veel VA’s en VP’s met ambitie maken

De grootste misser die veel VA’s en VP’s met ambitie maken

Tijdens een van de live trainingsdagen van Virtueel Succes bleek dat de Virtueel Professionals ontdekten dat ze in de samenwerking toch nog wat zaken mogen aanscherpen. Dat er meer uit de samenwerking valt te halen. Terwijl ze zelf vonden dat ze al heel proactief zijn.

Dit zijn VP’s met ambitie. Die graag op een hoger niveau met hun opdrachtgevers willen werken. Die niet alleen willen uitvoeren, maar juist een sparringpartnerrol ambiëren. Wat maakt het dan zo lastig? Hoe komt het dat zij onvoldoende doorpakken terwijl hun klanten dat wel nodig hebben?

 

Wat is de grootste misser die veel VA’s en VP’s met ambitie maken?

Vaak denken we dat we proactief zijn. Maar wat betekent proactief? Van Dale zegt het volgende:

pro·ac·tief(bijvoeglijk naamwoord, bijwoord)
1 waarbij je niet afwacht, maar vooruitdenkt: een proactief beleid voeren

Wat eruit springt is het woordje beleid; Van Dale’s uitleg:

be·leid(het; o)
gedragslijn voor de verwezenlijking van bep. doelstellingen: inkomensbeleid, kabinetsbeleid, prijsbeleid
overleg, tact: met beleid handelen

Veel VP’s zijn te afwachtend als het gaat om het beleid, het doel, de uiteindelijke uitkomst helder krijgen waar een ondernemer naar toe wil werken.

De grootste misser die veel VA’s en VP’s met ambitie maken

Kijk, er zijn 101 taken die je kunt uitvoeren. Keer op keer doen. Vragen om input of content en dat vervolgens verwerken. Maar daarmee halen we niet per definitie het doel. Hetgeen waar het werkelijk om draait als het om ondernemerschap gaat. Het doel wat een bedrijf wil bereiken. En dan gaat het vaak over de 3 thema’s:

  1. Marketing: welke strategie hanteren we en hoe pakken we de zaken aan, om:
  2. Klanten: meer klanten te werven OF bestaande klanten een nieuw aanbod te doen, zodat:
  3. Financiën: we meer omzet draaien en kunnen groeien

De enige manier om dit helder te krijgen is zodanig gesprekken voeren met je opdrachtgevers en prospects zodat je heel doelgericht kan meewerken naar dat resultaat. Geheel afhankelijk van jouw expertise, kun je vervolgens kijken wat jij daaraan kunt bijdragen. Hoe jij kunt meedenken. Een sparringpartner zijn om deze zaken op de rit te krijgen.

Hierdoor voorkom je dat je in de ‘u vraagt, ik draai’ modus komt. Dat je jezelf teveel afhankelijk van de ander opstelt.

Ik weet nl. heel zeker dat de ambitieuze en doortastende Virtuele Professionals zoveel meer kunnen betekenen en bijdragen aan het realiseren van de gewenste resultaten.

Dus als jij je ambities wilt realiseren. Als je een ware sparringpartner wilt zijn, zul je zodanig moeten doorvragen dat het doel van het bedrijf helder wordt. Pas dan kan je optimaal meedenken en –werken. En pas dan kom je op het level van professional.

 

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Deel met je netwerk:

Welke tool mag niet ontbreken in jouw gereedschapskist?

Welke tool mag niet ontbreken in jouw gereedschapskist?

Veel ondernemers hebben een hekel aan structuur, planning, online tools en techniek, bepaalde taken continu weer uitvoeren. Ze vinden het gewoonweg niet leuk. Het belemmert hen in de creativiteit. En meer dan eens zie ik ook dat ondernemers daardoor helemaal vastlopen.

Zonde natuurlijk!

Dat is hoofdreden #1 om met Virtueel Professionals te gaan samenwerken. Ze willen dit soort taken het liefst helemaal niet meer doen. Maar ze vergeten één mega belangrijk aspect. En dat is precies de tool die een must voor jou is!

Welke tool mag niet ontbreken in jouw gereedschapskist?

Snap jij dat nou? Dat ondernemers niet van structuur en processen houden? Dat ze wars worden van alles stroomlijnen? Gelukkig vind jij dit nou juist heel erg leuk. Wil jij juist overzicht hebben. En zorgen dat je slimmer werkt.

Wat ondernemers wel willen is dat ze tijdig voldoende klanten hebben. Dat er genoeg omzet verdiend wordt. Dat klanten tevreden zijn en ambassadeur van hun bedrijf worden. En dat dit belangrijk is voor hun bedrijf, begrijpen ze maar al te goed.

Dat jij hen daarbij helpt en dat hierdoor het bedrijf meer gestroomlijnd wordt, vinden ze heerlijk! Er is echter 1 probleem: gebrek aan tijd.

Herken je dit?

  • Je bespreekt met je opdrachtgever welke plannen hij/zij wil uitrollen
  • Je maakt samen heldere afspraken
  • Jullie weten wanneer wat gedaan moet worden
  • Jullie weten ook wie wat doet
  • En jullie weten wanneer iets opgeleverd moet worden

Vol goede moed gaan jullie aan de slag. Jij kunt vast een paar zaken opstarten, maar al gauw sta jij stil omdat je op input wacht van je opdrachtgever. Je geeft je opdrachtgever een signaal tijdens jullie werkoverleg. Je stuurt nog een herinneringsmail. Maar niets…

Hmm, wat gaat er fout. Jullie hadden toch heldere afspraken?

Uiteindelijk krijg je om 5 voor 12 alle input aangeleverd. Met een beetje pech de avond voordat het klaar moet zijn. Of op zondagochtend… Verwacht je opdrachtgever nou echt dat jij op zondag nog aan de slag gaat?

Als professional wil je er alles aan doen om je werk super goed op te leveren. Dus ja, jij gaat alsnog op zondag aan de slag. Je werkt je 3 slagen in de rondte om te zorgen dat alles tijdig afgerond wordt en het lukt.

Opdrachtgever natuurlijk helemaal blij! Jij echter iets minder…

Je ontdekt al gauw dat dit niet een uitzondering was. Keer op keer merk je dat de input te laat opgeleverd wordt. En dat niet alleen: je hebt meerdere opdrachtgevers die hun planning niet halen!

Een ding is helder: je hebt een tool nodig. Een tool is een middel die jij en je opdrachtgevers in kunnen zetten om het werk goed te doen. En dat kan een online tool zijn, pen & papier of een Excel document. Het maakt niet uit wat het precies is, zolang het maar een hulpmiddel is dat jullie beiden helpt.

welke tool mag niet ontbreken in jouw gereedschapskist

Dit was een goede leerschool, je laat dit niet meer gebeuren. Voortaan zorg je dat je de afspraken vastlegt in een heldere planning met deadlines en verantwoordelijken.

En wat merk je? Nog steeds haalt niet iedere opdrachtgever de deadlines. Sommigen komen nog steeds om 5 voor 12 met hun input. Wat nu? Wat kan jij nog doen om te zorgen dat een planning gehaald wordt? En dat jij niet op het allerlaatste moment moet buffelen?

Dat je opdrachtgever de planning niet haalt, daar kan jij helaas niets aan doen. Wat de reden ook mag zijn, jij kunt hem niet vastpinnen op zijn stoel en hem nú aan het werk zetten. Dat is toch echt zijn eigen verantwoordelijkheid.

Je kunt echter wel iets anders doen. En dat is jouw planning niet langer aanpassen aan het niet halen van deadlines door je klant.

Wat bedoel ik daarmee?

 

Zorg dat je in je planning de doorloop- en werktijd opneemt die jij nodig hebt om je werk goed te kunnen doen en hou je daaraan.

Dus stel je opdrachtgever moet op vrijdagochtend een nieuwe salespagina met bijbehorende email marketing campagne teksten opleveren. En op donderdagochtend moet jouw werk af zijn. Dan heb jij dus 3,5 werkdagen gepland en voor jouw werk gereserveerd. Als jouw opdrachtgever niet tijdig de planning haalt, loopt automatisch jouw planning ook uit.

Als we dit voorbeeld nemen: stel je opdrachtgever levert maandagavond de input aan. Dan kan je al stellen dat jij niet eerder dan de maandag daarna jouw werk af kunt ronden. Misschien – als je planning het toelaat – op vrijdagmiddag. En zo sterk moet je het ook stellen.

Ik heb het niet over een datum aanpassen op de website. Of een extra mail versturen. Ik heb het over input waarvoor jij echt rustig de tijd moet kunnen nemen om het goed op te pakken. Om te voorkomen dat er fouten in staan. Waarbij je nog het e.e.a. moet (laten) checken of testen.

Zorg dat jij dat die tijd ook hebt. Dat iedere opdrachtgever begrijpt dat wanneer hij zijn planning niet haalt, jij de jouwe ook niet haalt. Regel dus dat jouw planningstool zodanig is opgesteld dat hier geen vragen over kunnen ontstaan.

  • Hierdoor bescherm je jouw eigen planning
  • Je voorkomt dat je fouten maakt
  • Je laat andere opdrachtgevers niet in de kou staan omdat jij druk bent voor deze opdrachtgever
  • Je krijgt geen ruzie met je partner omdat jij steeds op onmogelijke tijden werkt
  • En iedere opdrachtgever weet aan de voorkant wat de consequenties zijn

Het kan maar helder zijn.

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Deel met je netwerk: