Uitbesteden van werk? Waar begin je?

Uitbesteden van werk? Waar begin je?

Dat een ondernemer meer werk heeft dan hem of haar lief is, is al gauw een feit. We onderschatten massaal wat er allemaal bij het runnen van een bedrijf komt kijken. Bij het starten van je bedrijf besefte je half niet wat dat allemaal is. Je droom is wellicht groot, maar het achter de schermen organiseren van alles om die droom te realiseren is nog niet eenvoudig.

Daarom gaan ondernemers die groter denken, willen groeien of bepaalde taken vreselijk vinden op een gegeven moment werk uit handen geven. Dat kan door personeel aan te nemen. Door zelfstandigen in te huren. Een payrollconstructie aan te gaan. Zelfs stagiaires of uitzendkrachten tijdelijk inzetten is een optie. Het gaat er om dat zij mensen zoeken die hen kunnen helpen bij het uitvoeren van al die werkzaamheden in het bedrijf.

Allemaal helder natuurlijk. Maar dat vraagt wat qua investering voor die ondernemer. Er is geen onbeperkt budget. Dus er moeten keuzes gemaakt worden. Hoe maak je die keuzes? Wat is slim?

 

Uitbesteden van werk? Waar begin je? 

Voordat je een keuze maakt, is het belangrijk om eerst te kijken wat het doel van het bedrijf is. Wat wil de ondernemer bereiken? Wat is zijn droom?

  • Een groot groeiend bedrijf?
  • Een klein bedrijf met teamleden wat behapbaar blijft?
  • Een bedrijf waarin hij volledig uit de operatie kan stappen?
  • Een klein bedrijf waarin hij alleen maar die ene – voor hem – vervelende taak kan loslaten?
  • Een klein bedrijf waarin hij alleen maar de leuke werkzaamheden doet?
  • Een behapbaar bedrijf zodat er ook nog tijd voor een privéleven is?

Je ziet, dat is al heel divers. Per wens, per doel en per droom zijn er al andere mogelijkheden.

Vervolgens ga je kijken in welke fase het bedrijf verkeert. Door deze fase helder te maken, weet je al beter waar de wensen liggen rondom het uitbesteden van het werk. Er zijn 3 fases:

  1. Starten:
    de focus ligt op het vinden van klanten en zichtbaar zijn.
  2. Optimaliseren:
    de focus ligt op systemen inrichten waardoor je een stevige fundering bouwt.
  3. Opschalen:
    de focus ligt op uitbreiding van het aantal klanten, diensten en teamleden.

Wat heel goed helpt is om een organigram te maken van alle onderdelen in het bedrijf. Wat gebeurt er allemaal? Wat moet er per onderdeel van SOM7® allemaal gedaan worden? En welke onderdelen staan al zodanig dat je dit kunt gaan systematiseren en daardoor makkelijk uitbesteden? Of moet je die onderdelen eerst helder in kaart brengen? Begrijpen wat er eigenlijk allemaal gedaan wordt? Zodat je het daarna kunt uitbesteden?

In het begin kan de ondernemer zijn eigen naam bij elk vakje invullen. Maar stap voor stap kun je taken overdragen aan teamleden. Kan de ondernemer die taken loslaten omdat hij iemand geworven heeft die dat van hem overneemt.

Wat heb ik gedaan? Waar heb ik voor gekozen?

In de startfase van mijn bedrijf heb ik al heel snel een VA ingehuurd om mij te helpen bij de online marketing aangezien ik de 1e opleider in NL en BE was. Het beroep van VA was nog niet bekend. Laat staan dat daar opleidingen voor waren. Daar lag mijn doel. Bekendheid krijgen in de markt. En daarom was ik direct heel actief met online marketing. Daar zocht ik hulp bij omdat het enorm arbeidsintensief is.

Na 2/3 jaar belandde mijn bedrijf in de optimaliseringsfase. Ik had ondertussen 3 opleidingen ontwikkeld. En steeds scherpte ik mijn opleidingen weer aan. Bracht ik verbeterslagen aan. Toetste ik wat werkte en wat niet. Ook door zelf VA- en VP-teamleden in te huren. De taken die ik toen uitbesteedde waren dagelijks management, alles rondom het organiseren van mijn opleidingen, mijn website up-to-date houden, online marketingactiviteiten. 

Deze fase kan best lang duren. Want er valt veel te optimaliseren en te systematiseren binnen een bedrijf. Nieuwe ontwikkelingen, nieuwe inzichten etc. hebben direct effect op je werkprocessen. Die moet je dan continu aanscherpen.

Ondertussen belandde ik ook in de fase dat ik mijn eerste VM kreeg. Zij ging de salesgesprekken van mij overnemen. Stuurde het team steeds meer aan. Waardoor ik nog meer los kon laten. Een verademing!

Het enige onderdeel wat ik lastig vond om uit te besteden was de financiën. Dat is zo verweven met mijn klanten, de deelnemers aan de opleidingen, dat je wel inhoudelijk moet snappen wat wij doen om hier goed op aan te kunnen haken. Dus ondanks een paar pogingen, heb ik moeten constateren dat ik dit anders moest gaan doen.

Nu is de Academie in de opschalingsfase beland. Daarover vertel ik je in later blogs meer.

Mijn vraag nu aan jou:

Wat kan jij hierin betekenen? Hoe kan jij ondernemers helpen? Wat kan jij met jouw (potentiële) opdrachtgever bespreken over de stappen die hij kan zetten?

Vertel mij onder deze blog wat jouw inzichten zijn.

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Deel met je netwerk:

Hoe voorkom je dat je opdrachtgever stagneert?

Hoe voorkom je dat je opdrachtgever stagneert?

Je bent lekker aan de slag met een nieuwe opdrachtgever. Jullie hebben duidelijke werkafspraken gemaakt. Beiden weten wat er moet gebeuren. Wat de doelen voor het bedrijf zijn. Zowel op korte als op lange termijn.

Nu is het zaak dat jullie gaan knallen. Jij met de taken die bij een Virtueel Professional horen, de ondernemer met de taken die alleen hij kan oppakken omdat het om specifieke expertise van hem gaat.

So far so good. Maar ineens merk je dat van al deze mooie afspraken niets terecht komt. De ondernemer levert helemaal niets aan. Radiostilte. En jij zit te wachten en kunt niet verder. Wat is er aan de hand? Jullie hadden toch duidelijke werkafspraken gemaakt?

 

Hoe voorkom je dat je opdrachtgever stagneert? 

Dit gebeurt regelmatig. Zeker bij de kleine ondernemer die alleen zijn bedrijf runt. Die alles zelf moet doen. Die wel doelen voor ogen heeft, maar niet weet waar te beginnen. Dat is precies waarom hij jou als VP heeft ingeschakeld. Maar hoe kan het dat van de gemaakte werkafspraken niets terecht komt?

Het is eigenlijk heel erg simpel. De hoeveelheid aan taken is overweldigend. Er komt zoveel op iemand af. Ook al verdeel je de taken tussen jou en de opdrachtgever, dan nog is het vaak enorm veel.

Daarnaast moet de ondernemer zich buigen over werkzaamheden die hij soms nooit eerder heeft opgepakt. Taken die volledig nieuw voor hem zijn. Expertise die hij niet bezit. Denk aan het schrijven van content. Vooral wervende content. Mega belangrijk als je online onderneemt.

Of wat dacht je van het uitwerken van een proces zodat de werkzaamheden zoveel mogelijk gesystematiseerd kunnen worden. Dat de juiste online tools gekozen kunnen worden en veel stappen gedigitaliseerd én geautomatiseerd worden? Dat soort taken kosten veel denkwerk en dus tijd.

Het stagneren van je opdrachtgever komt dus vooral omdat hij het niet meer overziet. Er ligt teveel op zijn bord. Want alles wat jullie samen besproken en verdeeld hebben, betekent wel extra werk voor je opdrachtgever naast alle andere zaken die al spelen.

De enige manier om dit te veranderen is door je opdrachtgever te helpen met overzicht bieden. En dat kan je door de volgende 3 stappen uit te voeren:

Stap 1: Maak een Plan van Aanpak

Een Plan van Aanpak (PvA) beschrijft wat er allemaal gebeuren moet om een doel te realiseren. De taken die uitgevoerd moeten worden met een bijbehorende planning. Als je op 1 januari iets wilt lanceren, werk je naar die lancering toe en bepaal je dus wat er allemaal moet gebeuren om te kunnen lanceren. De doorlooptijd van het geheel wil je helder krijgen.

Tenslotte bepaal je wie wat doet. Waar ligt jouw verantwoordelijkheid, waar die van je opdrachtgever. En zelfs eventueel die van derden.

Stap 2: Stel mijlpalen vast

Binnen het PvA ga je mijlpalen definiëren. Die mijlpalen zijn doelen die je op een specifiek moment gerealiseerd wil hebben. Daar werk je naar toe. Bij het voorbeeld van een lancering geldt dat je eerst een strategie bepaalt. Daarna ga je voorbereiden. Dat start de pre-lancering. En daarna heb je de echte lancering. Dat zijn al 4 mijlpalen die je kunt vaststellen.

Wat is het voordeel hiervan? Je bakent werkzaamheden af. Eigenlijk kun je stellen dat je kleine PvA’s maakt binnen het grote Plan. Hierdoor wordt het geheel aan taken al kleiner. Je opdrachtgever kan zich focussen op de eerste lijst van taken om de eerste mijlpaal te bereiken. Pas daarna kijkt hij verder naar het volgende stuk.

Stap 3: werk met een actielijst

Door de taken om een mijlpaal te bereiken overzichtelijk in een actielijst te plaatsen, ziet de ondernemer alleen nog maar de acties die hij voor dit doel, deze mijlpaal moet uitvoeren. Oftewel:  je hebt het nu heel klein voor hem gemaakt. Het wordt overzichtelijk. Hij ziet in de totaallijst wat jij doet en wat jij moet doen.

Deze acties kun je plaatsen op een A4 document. Maar je kunt natuurlijk ook makkelijke tools gebruiken als Trello, ToDoIstAsana, TeamWork, etc. Opties genoeg. De ondernemer ziet op de tool welke taken hij in iedere week moet uitvoeren. En doordat dit te overzien is, liefst op weekniveau, kan hij deze taken inplannen ook daadwerkelijk uitvoeren.

Het klein maken van alles wat er moet gebeuren, zorgt dat je opdrachtgever in de actiestand komt en blijft. Dit snapt hij, dit overziet hij, dit kan hij realiseren.

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Deel met je netwerk:

De grootste misser die veel VA’s en VP’s met ambitie maken

De grootste misser die veel VA’s en VP’s met ambitie maken

Tijdens een van de live trainingsdagen van Virtueel Succes bleek dat de Virtueel Professionals ontdekten dat ze in de samenwerking toch nog wat zaken mogen aanscherpen. Dat er meer uit de samenwerking valt te halen. Terwijl ze zelf vonden dat ze al heel proactief zijn.

Dit zijn VP’s met ambitie. Die graag op een hoger niveau met hun opdrachtgevers willen werken. Die niet alleen willen uitvoeren, maar juist een sparringpartnerrol ambiëren. Wat maakt het dan zo lastig? Hoe komt het dat zij onvoldoende doorpakken terwijl hun klanten dat wel nodig hebben?

 

Wat is de grootste misser die veel VA’s en VP’s met ambitie maken?

Vaak denken we dat we proactief zijn. Maar wat betekent proactief? Van Dale zegt het volgende:

pro·ac·tief(bijvoeglijk naamwoord, bijwoord)
1 waarbij je niet afwacht, maar vooruitdenkt: een proactief beleid voeren

Wat eruit springt is het woordje beleid; Van Dale’s uitleg:

be·leid(het; o)
gedragslijn voor de verwezenlijking van bep. doelstellingen: inkomensbeleid, kabinetsbeleid, prijsbeleid
overleg, tact: met beleid handelen

Veel VP’s zijn te afwachtend als het gaat om het beleid, het doel, de uiteindelijke uitkomst helder krijgen waar een ondernemer naar toe wil werken.

De grootste misser die veel VA’s en VP’s met ambitie maken

Kijk, er zijn 101 taken die je kunt uitvoeren. Keer op keer doen. Vragen om input of content en dat vervolgens verwerken. Maar daarmee halen we niet per definitie het doel. Hetgeen waar het werkelijk om draait als het om ondernemerschap gaat. Het doel wat een bedrijf wil bereiken. En dan gaat het vaak over de 3 thema’s:

  1. Marketing: welke strategie hanteren we en hoe pakken we de zaken aan, om:
  2. Klanten: meer klanten te werven OF bestaande klanten een nieuw aanbod te doen, zodat:
  3. Financiën: we meer omzet draaien en kunnen groeien

De enige manier om dit helder te krijgen is zodanig gesprekken voeren met je opdrachtgevers en prospects zodat je heel doelgericht kan meewerken naar dat resultaat. Geheel afhankelijk van jouw expertise, kun je vervolgens kijken wat jij daaraan kunt bijdragen. Hoe jij kunt meedenken. Een sparringpartner zijn om deze zaken op de rit te krijgen.

Hierdoor voorkom je dat je in de ‘u vraagt, ik draai’ modus komt. Dat je jezelf teveel afhankelijk van de ander opstelt.

Ik weet nl. heel zeker dat de ambitieuze en doortastende Virtuele Professionals zoveel meer kunnen betekenen en bijdragen aan het realiseren van de gewenste resultaten.

Dus als jij je ambities wilt realiseren. Als je een ware sparringpartner wilt zijn, zul je zodanig moeten doorvragen dat het doel van het bedrijf helder wordt. Pas dan kan je optimaal meedenken en –werken. En pas dan kom je op het level van professional.

 

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Deel met je netwerk:

Welke tool mag niet ontbreken in jouw gereedschapskist?

Welke tool mag niet ontbreken in jouw gereedschapskist?

Veel ondernemers hebben een hekel aan structuur, planning, online tools en techniek, bepaalde taken continu weer uitvoeren. Ze vinden het gewoonweg niet leuk. Het belemmert hen in de creativiteit. En meer dan eens zie ik ook dat ondernemers daardoor helemaal vastlopen.

Zonde natuurlijk!

Dat is hoofdreden #1 om met Virtueel Professionals te gaan samenwerken. Ze willen dit soort taken het liefst helemaal niet meer doen. Maar ze vergeten één mega belangrijk aspect. En dat is precies de tool die een must voor jou is!

Welke tool mag niet ontbreken in jouw gereedschapskist?

Snap jij dat nou? Dat ondernemers niet van structuur en processen houden? Dat ze wars worden van alles stroomlijnen? Gelukkig vind jij dit nou juist heel erg leuk. Wil jij juist overzicht hebben. En zorgen dat je slimmer werkt.

Wat ondernemers wel willen is dat ze tijdig voldoende klanten hebben. Dat er genoeg omzet verdiend wordt. Dat klanten tevreden zijn en ambassadeur van hun bedrijf worden. En dat dit belangrijk is voor hun bedrijf, begrijpen ze maar al te goed.

Dat jij hen daarbij helpt en dat hierdoor het bedrijf meer gestroomlijnd wordt, vinden ze heerlijk! Er is echter 1 probleem: gebrek aan tijd.

Herken je dit?

  • Je bespreekt met je opdrachtgever welke plannen hij/zij wil uitrollen
  • Je maakt samen heldere afspraken
  • Jullie weten wanneer wat gedaan moet worden
  • Jullie weten ook wie wat doet
  • En jullie weten wanneer iets opgeleverd moet worden

Vol goede moed gaan jullie aan de slag. Jij kunt vast een paar zaken opstarten, maar al gauw sta jij stil omdat je op input wacht van je opdrachtgever. Je geeft je opdrachtgever een signaal tijdens jullie werkoverleg. Je stuurt nog een herinneringsmail. Maar niets…

Hmm, wat gaat er fout. Jullie hadden toch heldere afspraken?

Uiteindelijk krijg je om 5 voor 12 alle input aangeleverd. Met een beetje pech de avond voordat het klaar moet zijn. Of op zondagochtend… Verwacht je opdrachtgever nou echt dat jij op zondag nog aan de slag gaat?

Als professional wil je er alles aan doen om je werk super goed op te leveren. Dus ja, jij gaat alsnog op zondag aan de slag. Je werkt je 3 slagen in de rondte om te zorgen dat alles tijdig afgerond wordt en het lukt.

Opdrachtgever natuurlijk helemaal blij! Jij echter iets minder…

Je ontdekt al gauw dat dit niet een uitzondering was. Keer op keer merk je dat de input te laat opgeleverd wordt. En dat niet alleen: je hebt meerdere opdrachtgevers die hun planning niet halen!

Een ding is helder: je hebt een tool nodig. Een tool is een middel die jij en je opdrachtgevers in kunnen zetten om het werk goed te doen. En dat kan een online tool zijn, pen & papier of een Excel document. Het maakt niet uit wat het precies is, zolang het maar een hulpmiddel is dat jullie beiden helpt.

welke tool mag niet ontbreken in jouw gereedschapskist

Dit was een goede leerschool, je laat dit niet meer gebeuren. Voortaan zorg je dat je de afspraken vastlegt in een heldere planning met deadlines en verantwoordelijken.

En wat merk je? Nog steeds haalt niet iedere opdrachtgever de deadlines. Sommigen komen nog steeds om 5 voor 12 met hun input. Wat nu? Wat kan jij nog doen om te zorgen dat een planning gehaald wordt? En dat jij niet op het allerlaatste moment moet buffelen?

Dat je opdrachtgever de planning niet haalt, daar kan jij helaas niets aan doen. Wat de reden ook mag zijn, jij kunt hem niet vastpinnen op zijn stoel en hem nú aan het werk zetten. Dat is toch echt zijn eigen verantwoordelijkheid.

Je kunt echter wel iets anders doen. En dat is jouw planning niet langer aanpassen aan het niet halen van deadlines door je klant.

Wat bedoel ik daarmee?

 

Zorg dat je in je planning de doorloop- en werktijd opneemt die jij nodig hebt om je werk goed te kunnen doen en hou je daaraan.

Dus stel je opdrachtgever moet op vrijdagochtend een nieuwe salespagina met bijbehorende email marketing campagne teksten opleveren. En op donderdagochtend moet jouw werk af zijn. Dan heb jij dus 3,5 werkdagen gepland en voor jouw werk gereserveerd. Als jouw opdrachtgever niet tijdig de planning haalt, loopt automatisch jouw planning ook uit.

Als we dit voorbeeld nemen: stel je opdrachtgever levert maandagavond de input aan. Dan kan je al stellen dat jij niet eerder dan de maandag daarna jouw werk af kunt ronden. Misschien – als je planning het toelaat – op vrijdagmiddag. En zo sterk moet je het ook stellen.

Ik heb het niet over een datum aanpassen op de website. Of een extra mail versturen. Ik heb het over input waarvoor jij echt rustig de tijd moet kunnen nemen om het goed op te pakken. Om te voorkomen dat er fouten in staan. Waarbij je nog het e.e.a. moet (laten) checken of testen.

Zorg dat jij dat die tijd ook hebt. Dat iedere opdrachtgever begrijpt dat wanneer hij zijn planning niet haalt, jij de jouwe ook niet haalt. Regel dus dat jouw planningstool zodanig is opgesteld dat hier geen vragen over kunnen ontstaan.

  • Hierdoor bescherm je jouw eigen planning
  • Je voorkomt dat je fouten maakt
  • Je laat andere opdrachtgevers niet in de kou staan omdat jij druk bent voor deze opdrachtgever
  • Je krijgt geen ruzie met je partner omdat jij steeds op onmogelijke tijden werkt
  • En iedere opdrachtgever weet aan de voorkant wat de consequenties zijn

Het kan maar helder zijn.

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Deel met je netwerk:

Hoe adviseer je je klant met welke tool te werken?

Hoe adviseer je je klant met welke tool te werken?

Een paar weken geleden vertelde een ondernemer mij dat zij verwachtte dat een virtueel assistent meer weet dan zijzelf als het over het inrichten en werken met tools gaat!

Vond ik wel een sterk punt. Want inderdaad is het voor ondernemers natuurlijk heerlijk als ze kunnen terugvallen op de expertise van een VA. Maar dat wil niet zeggen dat jij elke tool moet kennen. Onmogelijk zelfs. Toch is het handig dat je weet waar op te letten.

Dus hoe adviseer je je klant met welke tool te werken?

Een tool is een hulpmiddel. Iets wat jou en je klant ondersteunt in:
• het uitvoeren van taken
• het bijhouden van gegevens
• het besparen van tijd
• efficiënter werken
• minder fouten maken

Soms zijn VA’s echter geneigd om steeds weer een bepaalde tool te adviseren terwijl het niet voor iedere klant werkt. En dat stukje inzicht missen ze. Want ja, deze tool werkt misschien super, maar niet voor elke klant!

Waar sommige ondernemers meer dan genoeg hebben aan een eenvoudige Excel sheet, zullen anderen juist heel veel baat hebben om werkzaamheden te automatiseren.

Het kan dus een heel goed idee zijn om onderdelen te automatiseren. Want automatiseren vergemakkelijkt de uitvoering. En soms geldt zelfs dat je bepaalde taken helemaal niet meer hoeft te doen omdat het geautomatiseerd is.

Soms weegt echter de prijs van het automatiseren niet op tegen de winst qua tijd voor de klant. Of wordt het verwerkingsproces ineens heel ingewikkeld en kost het werken met deze tool veel meer tijd dan voorheen. Is het dan slim om met deze tool te gaan werken? Nee!

Hoe adviseer je je klant met welke tool te werken

 

Een valkuil van ondernemers is té zuinig zijn. Begrijp me goed, zuinig zijn is een must denk ik. We kunnen het ons niet altijd veroorloven om continu geld uit te geven. Maar soms is zuinig zijn een verkeerde keuze. Een tool moet jou en je klant altijd helpen om het werk te vereenvoudigen. 

Want laten we wel wezen: jij kost ook geld! En jouw omgerekende uurtarief weegt vaak niet op tegen de kosten van een tool. Laat staan het uurtarief van je klant!

Er zijn dus aantal tips waar je goed naar moet kijken voordat je je klant kunt adviseren met welke tool te werken.

1. Hoeveel tijd kost het werken zonder tool

Tijdbesparing is een hele grote en snel gemaakte winst! Het is slim om een tijdje je uren bij te houden die je aan een taak besteedt. En dat geldt ook voor je klant. De gemaakte uren kan je omzetten in een bedrag van zowel jouw uurtarief als die van je klant. Wat kost het jullie dan per maand? Of per jaar?

2. Hoe vaak wordt deze taak uitgevoerd?

Daarnaast bekijk je of het gehele proces en de taken een steeds terugkomend iets is of een eenmalige actie. Ook zaken die maatwerk betreffen, kan je vaak niet automatiseren of in een tool stoppen.

Het is slim om juist steeds terugkerende taken te automatiseren. Of om met een tool te werken waarmee je het gehele proces kunt inrichten zodat je hier steeds op terug kunt vallen.

3. Hoe is de verhouding prijs en tijdwinst?

Vervolgens kijk je wat de tool kost en of deze kosten opwegen tegen de tijdwinst. Anders gezegd: als het een complex iets is en je nog steeds veel persoonlijke aandacht in de taak moet steken, kan je je afvragen of dit het geld waard is.

Ik werk met veel simpele Excel sheets omdat die genoeg inzicht of hulp bieden. En dan weegt de tijd om een geautomatiseerde tool in te richten niet op tegen de (tijd)besparing dat dit uiteindelijk oplevert. Je moet dus continu prijs tegen tijdwinst afzetten.

4. Wat moet de tool kunnen doen?

Voor iedere klant gelden weer andere regels. Denk bv. aan een CRM systeem. Dat klinkt super, een Customer Relationship Management tool waarin je alle klantgegevens in bewaakt. Echter iedere ondernemer heeft een andere doelgroep. Of heeft behoefte aan een andere manier om deze gegevens bij te houden.

Dus hiervoor geldt: wat moet de tool voor jouw klant kunnen doen? Heb je genoeg aan naam en emailadres omdat je klant aan emailmarketing doet en online onderneemt? Of levert je klant maatwerk en is het belangrijk om elk contactmoment vast te leggen zodat hij daarop terug kan vallen?

5. Wie is de doelgroep van de klant? 

Heel simpel gezegd: niet voor elke doelgroep werkt een tool goed. Het kan zelfs zijn dat een tool wel of niet geschikt is puur en alleen gebaseerd op de doelgroep.

Is de doelgroep het bedrijfsleven? Of is zijn het consumenten? Wie betaalt de factuur? Wie volgt de dienst? Aan wie richt je de boodschap? Soms kan de doelgroep de werknemers in een bedrijf zijn, terwijl de baas betaalt.

Denk bij alles: voor wie is dit bestemd en levert deze tool dan een efficiënte bijdrage?

Je ziet alle tips haken op elkaar in. Het is dus slim om altijd goed na te denken over de diverse aspecten per klant voordat je een keuze maakt en je klant adviseert!

Wil jij meer tools leren kennen? Op mijn Facebook pagina deel ik #ToolTips dus wordt vrienden en ontdek nieuwe tools. 😉

Heb jij vragen over tools? Worstel jij ergens mee? Laat het weten onder deze blog en kom ik er bij je op terug.

Deel met je netwerk:
Hoe de plannen van je opdrachtgevers van invloed zijn op jouw bedrijf

Hoe de plannen van je opdrachtgevers van invloed zijn op jouw bedrijf

Aan het einde van het jaar maak je als ondernemer de stand op:

  • Heb ik mijn omzet gehaald?
  • Heb ik mijn doelen gehaald?
  • Heb ik de projecten afgerond die ik voor ogen had?

Zo ja, dan is het hoog tijd voor een feestje. Zo niet, dan is het zaak om te bekijken waar het spaak liep en hoe je dat volgend jaar anders gaat doen.

Daarnaast heb je misschien nieuwe doelen voor ogen. Dat kan zakelijk zijn, maar ook privé. Als daar kosten mee gemoeid zijn, dan moet je ook bekijken hoe je dat gaat betalen. Kosten gaan voor de baten uit, maar een helder plan om je doel te halen is wel wezenlijk.

Heb je er al aan gedacht dat jouw opdrachtgevers daar een belangrijke rol in spelen? Dat doelen en plannen van je opdrachtgevers van invloed kunnen zijn op jouw plannen en doelen?

Ontdek hoe de plannen van je opdrachtgevers van invloed zijn op jouw bedrijf

Als Virtueel Assistent ben je ondernemer. Dat betekent dat je zelf aan het stuur van jouw bedrijf staat. Dat je zelf zorgt dat het een succes wordt. Een heel belangrijk onderdeel daarin zijn natuurlijk de diensten die jij levert:

  • Wat is je aanbod?
  • Welke werkzaamheden voer je uit?
  • Aan wie lever je deze diensten?

Je bedrijf valt en staat met het succesvol leveren van je diensten.

Tevreden klanten hebben en houden is wezenlijk. Je kunt natuurlijk gewoon doorgaan met wat je tot nu toe gedaan hebt. Maar als je slim bent, kijk je verder. Dan ga je onderzoeken waar jouw klanten behoefte aan hebben. Bespreek je met hen wat hun volgende stap is.

Zeg eens eerlijk: wanneer heb jij voor het laatst een evaluatiegesprek met je opdrachtgevers gehouden? In hoeverre weet jij waar jouw opdrachtgever naar toe werkt? Past dat wat jij doet wel in dat plaatje?

Als ik ondernemers spreek die met een VA werken, zijn er in grote lijnen 3 reacties:

  1. Ik ben super blij met mijn VA/VM: ze denkt mee en ontwikkelt met mij de volgende stap in mijn bedrijf
  2. Ondanks dat ik met een VA samenwerk, lukt het mij niet om mijn bedrijf te laten groeien
  3. Tot nu toe heb ik heel prettig met mijn VA samengewerkt, maar nu mijn bedrijf groeit heb ik behoefte aan andere expertise omdat dit andere werkzaamheden met zich mee brengt

Voor jou is het heel belangrijk dat jij feeling houdt met wat je opdrachtgever doet. Waar hij staat en waar hij naar toe ontwikkelt. Pas dan kan jij bepalen of dat bij jou past. Of jij hierin mee wilt ontwikkelen. Of je mee kunt groeien of dat sommige onderdelen niet jouw ambitie zijn. Of jij (nog) de beste match voor deze opdrachtgever bent.

Hoe de plannen van je opdrachtgevers van invloed zijn op jouw bedrijf

Mijn tip hiervoor is heel eenvoudig:

Plan regelmatig een afspraak met je opdrachtgevers in om hierover af te stemmen. Bij voorkeur live. 4x Per jaar is heel reëel. Waarbij het altijd zinvol is om een plan voor een heel jaar te maken en dat vervolgens in kwartalen/maanden op te knippen om het realiseerbaar te maken.

Tijdens dat gesprek ga je de volgende onderdelen bespreken:

  • Waar staan we met het bedrijf?
  • Welke doelen hebben we voor ogen?
  • Hoeveel omzet moeten we halen?
  • Waar kunnen we op bezuinigen?
  • Welke operationele taken kosten nog heel veel tijd en hoe kunnen we dit optimaliseren?
  • Welke projecten moeten we uitrollen?
  • Wat hebben we nodig (kennis, tools, middelen) en wat hebben we nog niet in huis?
  • Wat is het plan van aanpak om die doelen/omzet/projecten etc. te realiseren?

Je helpt je klanten enorm wanneer je een sparringpartner wordt om hierin mee te denken. Om samen plannen te smeden voor de toekomst. Soms voor een bepaald deel in het bedrijf omdat jij alleen daar expertise over hebt. Soms over het groter geheel wanneer jij dit kunt overzien.

Als de plannen van jouw opdrachtgevers helder zijn, kan jij bepalen in hoeverre je daar een rol in wilt en kunt spelen. En dat heeft meteen weer consequenties voor jouw eigen bedrijf:

  • Meer werk?
  • Daardoor meer omzet?
  • Nieuwe expertise gewenst?
  • Nieuwe doelen en wensen voor jezelf?

Nu is het moment aangebroken om een afspraak met je opdrachtgever te maken over de plannen voor het nieuwe jaar!

Heb je nog geen afspraak staan? Wees pro-actief en regel dat alsnog!

Deel met je netwerk: