Stroomt jouw mailbox vol door het virtueel werken?

Stroomt jouw mailbox vol door het virtueel werken?

Van een buurvrouw hoorde ik van de week dat het virtueel werken prima bevalt. Ze werkt bij de overheid en in plaats van iedere dag op de trein te stappen om naar Den Haag te reizen, werken de medewerkers nu thuis. “Een verademing”, aldus mijn buurvrouw, “alles draait gewoon door en het werkt prima! Het enige wat ik lastig vind is dat mijn mailbox dagelijks ontploft”.

Grappig dat zij dat constateerde. Dat virtueel werken helemaal geen probleem blijkt te zijn. Dat alles gewoon blijft draaien. Dat iedereen prima weet wat hij of zij moet doen.

Het enige wat men lastig vindt is hoe je het beste op afstand samenwerkt. Hoe houd je elkaar op de hoogte? Hoe stem je af? Hoe zorg je dat iedereen aangehaakt is en blijft? Als oplossing grijpt men massaal naar de online tool die iedereen kent: de email. Maar dat kan anders!

 

Stroomt jouw mailbox vol door het virtueel werken?

Niets zo eenvoudig als een email sturen. Dat doen we dan ook volop. Prima als je communiceert met externen en hen over zaken wilt informeren. Maar intern mailen? Is dat zinvol? Met de halve afdeling in de cc om niemand buiten te sluiten (of jezelf in te dekken)?

Ik weet nog dat ik mijn allereerste zakelijke mailadres kreeg in de jaren 90. Sterker nog, ik was de enige op kantoor. Als directiesecretaresse bij een Japans bedrijf moest ik kunnen mailen met de directiesecretaresse in Japan. Mega spannend was dat. Totaal nieuw. Een laagdrempelige, makkelijke manier om met elkaar te communiceren. Waarbij tijdsverschil niet langer een probleem was.

Vandaag de dag zoeken we juist naar manieren om de email uit te kunnen schakelen.

Het is eerder een stoorzender, een tijdverspiller, een postbode die tig versies van documenten rondstuurt, dan dat het bijdraagt waar het voor bedoeld was: makkelijk, direct en laagdrempelig met elkaar communiceren.

Wat je vaak hoort is dat menigeen de email ziet als ‘takenlijst’. Ieder mailtje brengt een actie teweeg: je moet het lezen, je moet reageren, iets agenderen, archiveren, bewaken, in gang zetten, noem maar op. Dus laten we ons leiden door de mailbox. Wachten we op de acties die via email uitgezet worden. Dat is niet alleen zonde van je tijd, het vergt nogal wat om je mailbox bij te houden en het overzicht te bewaken.

Bedrijven als Microsoft en andere online tool leveranciers werken aan oplossingen om de mailboxfunctie te veranderen. Ze willen bewerkstelligen dat er nog zo min mogelijk gemaild wordt. Dat zeker interne collega’s of projectteams samenwerken, afstemmen, taken beleggen, planningen bewaken, documenten beheren, etc. in een centrale omgeving waardoor mailen niet langer nodig is.

Wat is het doel hiervan?

Ieder teamlid kan zich focussen op de eigen taken. De eigen verantwoordelijkheid nemen om iets aan te passen. Een planning te halen. Tijdig te reageren op een vraag of document. De juiste input te downloaden of aan te leveren. Zonder dat je elkaar constant ‘lastig valt’ met nog meer acties en werk.

 

Het wordt hoog tijd dat we loskomen van elkaar continu aan het werk houden en zorgen dat de halve wereld weet waar we mee bezig zijn. Hoog tijd om kort en krachtig te communiceren.

Waarbij we een breng- en haalplicht hebben. Nog maar 1 versie van een document hebben waar iedereen mee werkt. Dat we weer teruggaan naar eenvoud. Naar een centrale online werkomgeving zoals vroeger (voor het email tijdperk) het kantoor dat was. Dat iedereen de eigen verantwoordelijkheid neemt voor zijn/haar eigen aandeel in het team. Dat er niet langer verrassingen of onduidelijkheden zijn.

 

We zijn toe aan een centrale werkomgeving waar je alles per ‘project’ of team kunt terugvinden en doen.

 

Overigens kan dit al jaren. Virtueel Professionals weten allang van het bestaan van zo’n omgeving. Hoe je dat inricht en aanvliegt. Benaderbaar in de cloud zodat iedereen er altijd bij kan. Met een duidelijke structuur. Hoog tijd dat iedereen die virtueel werkt dat ook gaat doen.

Enkele tools die je daarvoor kunt inzetten zijn:

Keep it simpel! Skip de email.

Krijg jij het ook benauwd bij het woord feedback?

Krijg jij het ook benauwd bij het woord feedback?

In mijn vorige blog heb ik beschreven hoe je als VA of VP met allerlei verschillende opdrachtgevers te maken hebt. Opdrachtgevers die allemaal hun eigen gebruiksaanwijzing hebben, net als jijzelf. Dan kan het handig zijn als je elkaar op een effectieve manier feedback kunt geven.

De kans is alleen groot dat jij het al benauwd krijgt als je het woord ‘feedback’ hoort. Misschien omdat je het lastig vindt om iemand op gedrag aan te spreken. Of omdat je iemand kent die, onder het mom van feedback en opbouwende kritiek, jou (volkomen uit de lucht gegrepen) een veeg uit de pan heeft gegeven. Misschien moet je bij feedback denken aan een manager of opdrachtgever die destijds bij een beoordeling of evaluatie alleen maar negatief commentaar wist te bedenken.

 

Feedback is een kans!

​Dat veel mensen een ongemakkelijk gevoel krijgen bij het woord ‘feedback’ komt doordat er vaak een belangrijke fout wordt gemaakt: feedback is niet alleen maar een middel om kritiek te leveren. Als niemand iets durft te zeggen over een fout of ongewenst/onhandig gedrag, hoe kan je dan verwachten dat diegene het de volgende keer anders doet? Dus mits goed bedoeld en op de juiste manier gebracht, is feedback iets waar je blij mee mag zijn. Het is een kans om jezelf te ontwikkelen.

Feedback laat verbeterpunten zien, waardoor je je kunt ontwikkelen.

 

De drempel ligt hoog

In een training die ik onlangs bij de Academie gaf aan VA’s in loondienst, bekende één van de deelnemers dat zij het gevoel had dat zij in haar functie geen feedback kon geven aan haar manager. Hiërarchie en status spelen bij haar dus een rol bij wat je tegen een ander mag zeggen. Bij doorvragen bleek gelukkig dat zij haar manager er wel op aanspreekt als hij gedrag vertoont dat een negatieve impact heeft op haar functioneren. Maar de drempel ligt kennelijk wel hoog, en zij doet dit alleen als het gedrag echt problemen oplevert voor haar eigen werk.

Toch is het niet meer dan logisch dat je iedereen waarmee jij te maken hebt (in of buiten je werk), feedback mag geven. Ongeacht de hiërarchische verhoudingen of status is er niets mis mee om iemand de kans te geven zich te ontwikkelen door gedrag te corrigeren of te veranderen.

 

Gewenst gedrag

Een 2e onderdeel van feedback geven dat vaak over het hoofd wordt gezien, is iemand erkenning geven: positieve feedback! Een compliment geven over iets wat je goed vindt of over gedrag wat je graag wil stimuleren. Daarmee versterk je het getoonde en gewenste gedrag en dat is wat je wil, toch? Je geeft iemand daarmee zelfvertrouwen en het helpt om het gewenste gedrag te verankeren.

 

Evaluatie of beoordeling

Zo mag je jouw opdrachtgever of manager tijdens een evaluatie of beoordeling ook melden wat jij vindt dat er goed of niet goed gaat. Als jij kunt aangeven wat jij nodig hebt om (nog) beter te functioneren, toon je jouw persoonlijk leiderschap en je betrokkenheid. Zo’n gesprek is dus idealiter tweerichtingsverkeer. Als je zo’n gesprek gaat voeren, bereidt dit dan voor en zorg dat je punten kunt noemen die jou hebben geholpen bij jouw functioneren, maar benoem ook de verbeterpunten die je bij jouw opdrachtgever of manager ziet. Uiteindelijk hebben jullie er dan allebei meer aan, want het zal de samenwerking en jullie resultaten alleen maar bevorderen.

 

Wat doet feedback met jou?

Ook interessant om eens over na te denken is het “Landingsproces van Feedback”. Als jij zelf feedback ontvangt zal je over het algemeen een aantal fases doorlopen:

  • Fase 1: ONTKENNING – laat je de feedback wel ‘binnenkomen’?
  • Fase 2: BOOS – je wordt boos op jezelf en op degene die feedback geeft
  • Fase 3: RATIONALISEREN – je gaat je gedrag rechtvaardigen en verklaringen zoeken
  • Fase 4: ACCEPTATIE – je laat de feedback ‘binnenkomen’
  • Fase 5: LEERERVARING EN NIEUW GEDRAG – je bent nu bereid om bewust actie te ondernemen op basis van de ontvangen feedback

Stel jezelf eens wat vragen over hoe jij omgaat met feedback geven en ontvangen:

  • Vraag je eens af of jij wat doet met ontvangen feedback.
  • Maakt het misschien nog uit wie jou de feedback geeft?
  • Ben jij effectief in feedback geven en krijgen?
  • Lukt het jou om te leren van feedback die anderen jou geven?
  • Wat zegt de feedback die jij geeft over jezelf?

 

Methodes om feedback te geven

Er zijn een heleboel methodes om feedback te geven op een effectieve manier. Bij mijn Insights Discovery trainingen gebruik ik de D4 methode die aansluit op de 4 basiskleuren van de Insights communicatievoorkeuren.

Je doorloopt dan de volgende 4 stappen: Data – Gevoel – Interpretatie – Doen.

D1: Toen dit gebeurde …..

D2: Had ik het gevoel dat ……

D3: Ik heb hieruit geleerd dat …..

D4: Ik stel voor om dit te gaan doen ……

Veel andere methodes hebben een vergelijkbare insteek. De essentie is dat je altijd begint met objectief benoemen van de feiten, daarna de bijbehorende emotie, vervolgens welk effect het op jou had, en als laatste sluit je af met een oplossing / hoe het anders kan. Beginnen met het noemen van objectieve feiten is vaak een uitdaging. Dus niet: ‘je was boos’, maar wel: ‘je ging steeds harder praten’.

De G4 methode benoemt de stappen als volgt: Gedrag – Check -Gevolg – Gevoel – Gewenst.
Zo kwam ik laatst dit filmpje tegen van Esther Veldman en Pieter de Jager waarin zij een mooi voorbeeld geven hoe feedback kan werken.

Veel oefenen helpt!

Tot slot: zoals alle mooie, handige en leuke dingen: veel oefenen helpt! Begin maar eens met het aanspreken van je partner of een huisgenoot over het dopje van de tandpasta of het inruimen van de vaatwasmachine waarbij je alle stappen doorloopt. Zo word je steeds handiger in het geven van feedback en draai je er op het laatst je hand niet meer voor om.

Joan de Vuijst

Heb jij een leuke of juist minder leuke ervaring met het krijgen of geven van feedback? Ik zou het leuk vinden als je jouw ervaring hieronder wil delen.

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Deel met je netwerk:

Heeft jouw opdrachtgever een gebruiksaanwijzing?

Heeft jouw opdrachtgever een gebruiksaanwijzing?

Als VP heb je met allerlei verschillende opdrachtgevers te maken, ieder met hun eigen gebruiksaanwijzing. En vergeet niet dat jij zelf ook een gebruiksaanwijzing hebt! Dat merk je soms in de kleinste dingen. Bijvoorbeeld over de manier waarop jij de input van je klant ontvangt.

Zo heb ik een klant die mij alle conceptteksten voor een nieuwsbrief of blog per mail opstuurt. En eentje die mij een appje stuurt als er iets klaar staat in de gezamenlijke online omgeving. Beide klanten en ik gaan ervan uit dat we elkaar een seintje geven en op die manier zetten we de samenwerking steeds in gang. Als het nodig is geven we elkaar nog wat extra informatie mee en op die manier gaat de communicatie prima.  

Bij een nieuwe klant liep dat heel anders. Toen ik naar de verwachte input voor een nieuwsbrief vroeg, kreeg ik een kort berichtje terug: “de bestanden staan al een paar dagen in de cloud, dat hadden we toch afgesproken?” Zij waren ervan uit gegaan dat de aanleverdatum duidelijk genoeg was afgesproken en dat ik de bestanden zelf wel zou vinden. Met die afspraak was er wat hen betreft geen communicatie-moment nodig. Terwijl ik nog even geduldig afwachtte, want ik wist hoe druk ze waren. Wat is nou belangrijker in de samenwerking: een rationele afspraak of de relationele verbinding? Verschillende manieren van denken&doen, en voor beide valt wat te zeggen. Het belangrijkste is dat jij en je klant hierover dezelfde verwachtingen hebben.

 

Heeft jouw opdrachtgever een gebruiksaanwijzing?

Effectief communiceren

In mijn laatste blog ‘Hoe communiceert een Virtueel Professional‘ van 15 mei kan je lezen welke uitdagingen ik als communicatie en marketingspecialist nog meer tegenkwam toen ik als Virtueel Professional ging werken. Want op afstand werken voor je opdrachtgever vraagt extra vaardigheden. Ik kwam erachter dat effectief communiceren een hele nieuwe dimensie krijgt als je elkaar niet (vaak) in de ogen kunt kijken omdat je op een andere locatie werkt dan de mensen waarmee je samenwerkt.

 

Welke communicatievoorkeuren heb jij?

Ieder mens heeft een andere voorkeur om informatie op te nemen en te verwerken. De ene persoon denkt in plaatjes (visueel) de ander wil alles horen en bespreken (auditief) en misschien ben jij wel meer gericht op gevoel (kinesthetisch). Je denkt vanuit je eigen referentiekader. Vanuit je eigen gevoelens. En dit heeft te maken heeft met jezelf, je achtergrond, opleiding, studie, etc. Lees hier meer over in de blog ‘3 Tips hoe je zorgt voor een goede virtuele communicatie‘ van Petra Fehring

 

Perceptie

Als trainer gebruik ik graag de Insights Discovery methode. Die methode geeft een praktisch inzicht in de referentiekaders en communicatie- en gedragsvoorkeuren die spelen tussen jou en je klanten. En hier ligt de basis van een goede samenwerking. Want uit divers onderzoek blijkt dat bij projecten die misgaan, de oorzaak over het algemeen te wijten is aan slechte planning of slechte communicatie. Door de verschillen in perceptie, het opnemen van informatie, en de gedragsvoorkeuren bij het nemen van besluiten, ontstaan er ook voorkeuren in werkwijze.

Als je je eigen gedrags- en communicatievoorkeuren leert kennen, én die van anderen, dan kan je daar rekening mee houden en op elkaar afstemmen. En dat is waarom Insights ook deel uitmaakt van de nieuwe opleiding voor Support Professionals in loondienst ‘Ontwikkel je zelf van Management Assistent naar Virtueel Assistent in loondienst‘. 

 

Communicatie voorkeuren in de praktijk

Het is belangrijk om ‘af te stemmen’ op de voorkeur van een opdrachtgever bij het overbrengen van informatie. Zoals bij het laten weten welke vragen jij aan hem/haar hebt, of bij het bespreekbaar maken van een probleem waar je tegenaan loopt:

  • Sommige opdrachtgevers willen alleen weten wat het concrete probleem of jouw vraag is. De achtergrond interesseert ze niet, ze vertrouwen op jouw expertise.
  • De ene opdrachtgever wil een korte samenvatting van het onderwerp en een ander wil een uitgebreide analyse horen.
  • Of de één kan behoefte hebben aan jouw interpretatie, terwijl de ander misschien alleen de objectieve feiten wil horen

Zoveel klanten, zoveel verschillen: sommigen willen samen met jou brainstormen over een mogelijke aanpak, en een ander wil dat jij al precies hebt uitgewerkt wat de mogelijkheden zijn en hoe je het kunt uitvoeren. En een derde categorie wil eigenlijk dat jij de beste oplossing al hebt geselecteerd en in gang hebt gezet.

Afstemmen dus!

Laat elkaar weten wat de bedoeling is en wat jullie verwachtingen zijn, door duidelijk te communiceren. En dat doe je door af te stemmen op de voorkeursstijl van de ander. Speel in op de communicatievoorkeur van jouw opdrachtgever zodat je daar op de meeste efficiënte manier mee omgaat. Dat kan jullie heel veel tijd en frustratie schelen. Allebei blij dus!

Joan de Vuijst

 

Misschien herken je wel wat uit mijn verhaal. En misschien heb jij ook wel eens misverstanden meegemaakt doordat mensen in jouw omgeving met een heel andere bril naar de wereld kijken. Dat jij dacht dat iets duidelijk was terwijl de ander iets heel anders had begrepen. Of andersom. Ik vind het leuk om in de reactie hieronder jouw communicatie-ervaringen te horen.

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Deel met je netwerk:

Hoe communiceert een Virtueel Professional?

Hoe communiceert een Virtueel Professional?

Ik heb heel wat verschillende banen en functies gehad. En toch zat daar een duidelijke rode draad in: communicatie. In mijn laatste baan heb ik ruim 12 jaar als formule/productmanager bij een grote bank gewerkt. Tijdens een loopbaantraject werd mij duidelijk waarom deze baan mij zoveel voldoening gaf. Want eigenlijk was ik er als uitzendkracht maar zo’n beetje ingerold en leek ik er met een creatieve achtergrond misschien niet echt op mijn plaats. Ik had bij aanvang geen enkele kennis van bank- en geldzaken, en het bedrijfsleven. Wel was ik sterk in communicatie, problemen oplossen, en het verbinden van mensen.

 

Cruciaal element

Zoals uit onderzoek telkens weer naar voren komt: communicatie is het cruciale element voor het succes van samenwerking. Communicatie zorgt ervoor dat onbekendheid, onduidelijkheid en onzekerheid worden weggenomen. En alleen dan kan iedereen zijn expertise zo inzetten dat het gewenste resultaat wordt behaald.

Als productmanager werkte ik met afdelingen van grote diversiteit. Van adviseurs in de kantoren tot productontwikkelaars, marketeers en IT’ers. We behaalden de beste resultaten als al die partijen als het ware ‘dezelfde taal spraken’. Bij het verbeteren van processen en systemen, maar bijvoorbeeld ook bij het informeren van medewerkers en klanten op zo’n manier dat misverstanden en vergissingen werden voorkomen. Leg maar eens iets uit over beleggen op een begrijpelijke én juridisch correctie manier ;-).

 

Communicatie..…. maar dan anders

Dus toen ik in 2013 als zelfstandig ondernemer aan de slag ging, koos ik een opleiding voor Insights Discovery Practitioner. Een prachtige communicatiemethode waarin je leert over je eigen gedrags- en communicatievoorkeuren, en die van anderen. Zodat je betere resultaten haalt door op elkaar af te stemmen.

Tegelijkertijd ging ik als Virtueel Professional met online marketing en communicatie aan de slag. Omdat ik ook iets met mijn kennis en ervaring op dat gebied wilde blijven doen.

 

En toen bleek communicatie nog een hele nieuwe dimensie te krijgen.

Nieuwe communicatie uitdaging

Virtueel werken – op afstand werken voor je opdrachtgevers – vraagt van jou om extra- en nieuwe vaardigheden. Hoe kun je effectief communiceren en resultaten boeken, als jij op een andere locatie werkt dan jouw opdrachtgever? Wat vraagt het van je communicatieve vaardigheden als je elkaar niet (vaak) in de ogen kunt kijken?

Dit zijn jouw eerste uitdagingen bij deze nieuwe manier van ‘virtueel’ samenwerken:

  • Hoe raak je ingewerkt als je alles vanaf een andere werkplek moet uitvinden?
  • Hoe blijf je op de hoogte van wat er speelt bij een ondernemer als je er niet bij bent?
  • Hoe krijg je de input die jij nodig hebt om producten op te leveren, als je opdrachtgever geen tijd heeft?
  • Hoe kan je waarde toevoegen als je het bedrijf niet kent?

De Academie voor Virtueel Professionals heeft hiervoor een aantal belangrijke handvatten. En alweer kom ik erachter dat succesvol samenwerken als Virtueel Assistent of Professional voor een groot deel ook aankomt op communicatie.

 

 

Hieronder een paar praktische tips voor jou en je opdrachtgever:

1. Intakegesprek en vervolgafspraken

Na een eerste kennismaking via video of telefoon, doen jullie bij voorkeur je eerste intakegesprek live.

Als je daarna gaat samenwerken, spreek je 2 tot 4 keer per jaar ergens op locatie af. Zodat je elkaar in de ogen kunt kijken terwijl je bijpraat over de doelen van het bedrijf en jullie samenwerking. Om te evalueren hoe de samenwerking gaat, wat het heeft opgeleverd en wat de doelen en strategie gaan worden voor de komende periode.

Spreek ook af om wekelijks of 2-wekelijks een werkoverleg te hebben via video of telefoon.

 

2. Afspraken maken

Communicatie is ook afspraken maken. Een simpele checklist die je daarvoor kunt gebruiken:

  • Zorg dat je direct toegang krijgt tot alle noodzakelijk documenten in een digitale omgeving in de Cloud.
  • Werk beiden alleen aan documenten in de digitale omgeving, zodat je altijd met de laatste versie bezig bent.
  • Spreek duidelijk af wat jij op gaat leveren, wanneer, en welke input je daarvoor nodig hebt. Over het algemeen zal je opdrachtgever namelijk zelf moeten zorgen voor (inhoudelijke) input.

Jouw opdrachtgever moet bijvoorbeeld input leveren voor een nieuwsbrief, blog, marketing uitingen, of een productlancering. En een opdrachtgever vergeet weleens dat wanneer jij geen input krijgt, je niet aan het werk kunt, en dus ook niets kunt opleveren. Daar worden beide partijen niet blij van. Want jouw opdrachtgever ziet geen resultaat, en jij wil aan de slag, maar je kunt niets doen.

Nadat deze en andere afspraken duidelijk zijn (en vastgelegd) komt het erop aan hoe jij en je opdrachtgever verder gaan samenwerken. En dan wordt communicatie nog belangrijker.

  • Spreek je verwachtingen duidelijk uit.
  • Geef aan als je iets niet begrijpt.
  • VRAAG DOOR!
  • Zeg het eerlijk als je een andere mening of een ander idee hebt.
  • Wees proactief en ga niet zitten wachten.
  • VRAAG DOOR!
  • Wees eerlijk
  • Wees niet bang dat je stoort. Het is belangrijk.

En niet minder belangrijk: weet hoe je jouw opdrachtgever het beste kunt aanspreken. Spreek af via welke kanalen (mail, whatsapp, bellen, een andere tool) jullie gaan communiceren.

Hoe communiceert een Virtueel Professional?

Door van te voren goede afspraken te maken en verwachtingen helder te krijgen. Door te luisteren en te ontdekken wat de communicatieve voorkeuren van jouw opdrachtgever zijn, zodat je daar rekening mee kunt houden!

Ik wens je veel succes met je opdrachtgevers. In mijn volgende blog geef ik je meer praktische tips voor jullie samenwerking. Deel gerust je ervaringen of vragen hieronder.

Joan de Vuijst

 

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Deel met je netwerk:

Uitbesteden van werk? Waar begin je?

Uitbesteden van werk? Waar begin je?

Dat een ondernemer meer werk heeft dan hem of haar lief is, is al gauw een feit. We onderschatten massaal wat er allemaal bij het runnen van een bedrijf komt kijken. Bij het starten van je bedrijf besefte je half niet wat dat allemaal is. Je droom is wellicht groot, maar het achter de schermen organiseren van alles om die droom te realiseren is nog niet eenvoudig.

Daarom gaan ondernemers die groter denken, willen groeien of bepaalde taken vreselijk vinden op een gegeven moment werk uit handen geven. Dat kan door personeel aan te nemen. Door zelfstandigen in te huren. Een payrollconstructie aan te gaan. Zelfs stagiaires of uitzendkrachten tijdelijk inzetten is een optie. Het gaat er om dat zij mensen zoeken die hen kunnen helpen bij het uitvoeren van al die werkzaamheden in het bedrijf.

Allemaal helder natuurlijk. Maar dat vraagt wat qua investering voor die ondernemer. Er is geen onbeperkt budget. Dus er moeten keuzes gemaakt worden. Hoe maak je die keuzes? Wat is slim?

 

Uitbesteden van werk? Waar begin je? 

Voordat je een keuze maakt, is het belangrijk om eerst te kijken wat het doel van het bedrijf is. Wat wil de ondernemer bereiken? Wat is zijn droom?

  • Een groot groeiend bedrijf?
  • Een klein bedrijf met teamleden wat behapbaar blijft?
  • Een bedrijf waarin hij volledig uit de operatie kan stappen?
  • Een klein bedrijf waarin hij alleen maar die ene – voor hem – vervelende taak kan loslaten?
  • Een klein bedrijf waarin hij alleen maar de leuke werkzaamheden doet?
  • Een behapbaar bedrijf zodat er ook nog tijd voor een privéleven is?

Je ziet, dat is al heel divers. Per wens, per doel en per droom zijn er al andere mogelijkheden.

Vervolgens ga je kijken in welke fase het bedrijf verkeert. Door deze fase helder te maken, weet je al beter waar de wensen liggen rondom het uitbesteden van het werk. Er zijn 3 fases:

  1. Starten:
    de focus ligt op het vinden van klanten en zichtbaar zijn.
  2. Optimaliseren:
    de focus ligt op systemen inrichten waardoor je een stevige fundering bouwt.
  3. Opschalen:
    de focus ligt op uitbreiding van het aantal klanten, diensten en teamleden.

Wat heel goed helpt is om een organigram te maken van alle onderdelen in het bedrijf. Wat gebeurt er allemaal? Wat moet er per onderdeel van SOM7® allemaal gedaan worden? En welke onderdelen staan al zodanig dat je dit kunt gaan systematiseren en daardoor makkelijk uitbesteden? Of moet je die onderdelen eerst helder in kaart brengen? Begrijpen wat er eigenlijk allemaal gedaan wordt? Zodat je het daarna kunt uitbesteden?

In het begin kan de ondernemer zijn eigen naam bij elk vakje invullen. Maar stap voor stap kun je taken overdragen aan teamleden. Kan de ondernemer die taken loslaten omdat hij iemand geworven heeft die dat van hem overneemt.

Wat heb ik gedaan? Waar heb ik voor gekozen?

In de startfase van mijn bedrijf heb ik al heel snel een VA ingehuurd om mij te helpen bij de online marketing aangezien ik de 1e opleider in NL en BE was. Het beroep van VA was nog niet bekend. Laat staan dat daar opleidingen voor waren. Daar lag mijn doel. Bekendheid krijgen in de markt. En daarom was ik direct heel actief met online marketing. Daar zocht ik hulp bij omdat het enorm arbeidsintensief is.

Na 2/3 jaar belandde mijn bedrijf in de optimaliseringsfase. Ik had ondertussen 3 opleidingen ontwikkeld. En steeds scherpte ik mijn opleidingen weer aan. Bracht ik verbeterslagen aan. Toetste ik wat werkte en wat niet. Ook door zelf VA- en VP-teamleden in te huren. De taken die ik toen uitbesteedde waren dagelijks management, alles rondom het organiseren van mijn opleidingen, mijn website up-to-date houden, online marketingactiviteiten. 

Deze fase kan best lang duren. Want er valt veel te optimaliseren en te systematiseren binnen een bedrijf. Nieuwe ontwikkelingen, nieuwe inzichten etc. hebben direct effect op je werkprocessen. Die moet je dan continu aanscherpen.

Ondertussen belandde ik ook in de fase dat ik mijn eerste VM kreeg. Zij ging de salesgesprekken van mij overnemen. Stuurde het team steeds meer aan. Waardoor ik nog meer los kon laten. Een verademing!

Het enige onderdeel wat ik lastig vond om uit te besteden was de financiën. Dat is zo verweven met mijn klanten, de deelnemers aan de opleidingen, dat je wel inhoudelijk moet snappen wat wij doen om hier goed op aan te kunnen haken. Dus ondanks een paar pogingen, heb ik moeten constateren dat ik dit anders moest gaan doen.

Nu is de Academie in de opschalingsfase beland. Daarover vertel ik je in later blogs meer.

Mijn vraag nu aan jou:

Wat kan jij hierin betekenen? Hoe kan jij ondernemers helpen? Wat kan jij met jouw (potentiële) opdrachtgever bespreken over de stappen die hij kan zetten?

Vertel mij onder deze blog wat jouw inzichten zijn.

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Deel met je netwerk:

Hoe voorkom je dat je opdrachtgever stagneert?

Hoe voorkom je dat je opdrachtgever stagneert?

Je bent lekker aan de slag met een nieuwe opdrachtgever. Jullie hebben duidelijke werkafspraken gemaakt. Beiden weten wat er moet gebeuren. Wat de doelen voor het bedrijf zijn. Zowel op korte als op lange termijn.

Nu is het zaak dat jullie gaan knallen. Jij met de taken die bij een Virtueel Professional horen, de ondernemer met de taken die alleen hij kan oppakken omdat het om specifieke expertise van hem gaat.

So far so good. Maar ineens merk je dat van al deze mooie afspraken niets terecht komt. De ondernemer levert helemaal niets aan. Radiostilte. En jij zit te wachten en kunt niet verder. Wat is er aan de hand? Jullie hadden toch duidelijke werkafspraken gemaakt?

 

Hoe voorkom je dat je opdrachtgever stagneert? 

Dit gebeurt regelmatig. Zeker bij de kleine ondernemer die alleen zijn bedrijf runt. Die alles zelf moet doen. Die wel doelen voor ogen heeft, maar niet weet waar te beginnen. Dat is precies waarom hij jou als VP heeft ingeschakeld. Maar hoe kan het dat van de gemaakte werkafspraken niets terecht komt?

Het is eigenlijk heel erg simpel. De hoeveelheid aan taken is overweldigend. Er komt zoveel op iemand af. Ook al verdeel je de taken tussen jou en de opdrachtgever, dan nog is het vaak enorm veel.

Daarnaast moet de ondernemer zich buigen over werkzaamheden die hij soms nooit eerder heeft opgepakt. Taken die volledig nieuw voor hem zijn. Expertise die hij niet bezit. Denk aan het schrijven van content. Vooral wervende content. Mega belangrijk als je online onderneemt.

Of wat dacht je van het uitwerken van een proces zodat de werkzaamheden zoveel mogelijk gesystematiseerd kunnen worden. Dat de juiste online tools gekozen kunnen worden en veel stappen gedigitaliseerd én geautomatiseerd worden? Dat soort taken kosten veel denkwerk en dus tijd.

Het stagneren van je opdrachtgever komt dus vooral omdat hij het niet meer overziet. Er ligt teveel op zijn bord. Want alles wat jullie samen besproken en verdeeld hebben, betekent wel extra werk voor je opdrachtgever naast alle andere zaken die al spelen.

De enige manier om dit te veranderen is door je opdrachtgever te helpen met overzicht bieden. En dat kan je door de volgende 3 stappen uit te voeren:

Stap 1: Maak een Plan van Aanpak

Een Plan van Aanpak (PvA) beschrijft wat er allemaal gebeuren moet om een doel te realiseren. De taken die uitgevoerd moeten worden met een bijbehorende planning. Als je op 1 januari iets wilt lanceren, werk je naar die lancering toe en bepaal je dus wat er allemaal moet gebeuren om te kunnen lanceren. De doorlooptijd van het geheel wil je helder krijgen.

Tenslotte bepaal je wie wat doet. Waar ligt jouw verantwoordelijkheid, waar die van je opdrachtgever. En zelfs eventueel die van derden.

Stap 2: Stel mijlpalen vast

Binnen het PvA ga je mijlpalen definiëren. Die mijlpalen zijn doelen die je op een specifiek moment gerealiseerd wil hebben. Daar werk je naar toe. Bij het voorbeeld van een lancering geldt dat je eerst een strategie bepaalt. Daarna ga je voorbereiden. Dat start de pre-lancering. En daarna heb je de echte lancering. Dat zijn al 4 mijlpalen die je kunt vaststellen.

Wat is het voordeel hiervan? Je bakent werkzaamheden af. Eigenlijk kun je stellen dat je kleine PvA’s maakt binnen het grote Plan. Hierdoor wordt het geheel aan taken al kleiner. Je opdrachtgever kan zich focussen op de eerste lijst van taken om de eerste mijlpaal te bereiken. Pas daarna kijkt hij verder naar het volgende stuk.

Stap 3: werk met een actielijst

Door de taken om een mijlpaal te bereiken overzichtelijk in een actielijst te plaatsen, ziet de ondernemer alleen nog maar de acties die hij voor dit doel, deze mijlpaal moet uitvoeren. Oftewel:  je hebt het nu heel klein voor hem gemaakt. Het wordt overzichtelijk. Hij ziet in de totaallijst wat jij doet en wat jij moet doen.

Deze acties kun je plaatsen op een A4 document. Maar je kunt natuurlijk ook makkelijke tools gebruiken als Trello, ToDoIstAsana, TeamWork, etc. Opties genoeg. De ondernemer ziet op de tool welke taken hij in iedere week moet uitvoeren. En doordat dit te overzien is, liefst op weekniveau, kan hij deze taken inplannen ook daadwerkelijk uitvoeren.

Het klein maken van alles wat er moet gebeuren, zorgt dat je opdrachtgever in de actiestand komt en blijft. Dit snapt hij, dit overziet hij, dit kan hij realiseren.

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Deel met je netwerk: