Want niet elke favoriet past bij iedere ondernemer

Een paar weken geleden vertelde een ondernemer mij dat zij verwachtte dat een virtueel assistent meer weet dan zijzelf als het over het inrichten en werken met tools gaat! 

Vond ik wel een sterk punt. Want inderdaad is het voor ondernemers natuurlijk heerlijk als ze kunnen terugvallen op de expertise van een VA. Maar dat wil niet zeggen dat jij elke tool moet kennen. Onmogelijk zelfs. Toch is het handig dat je weet waar op te letten.

Dus hoe adviseer je je klant met welke tool te werken?

Een tool is een hulpmiddel. Iets wat jou en je klant ondersteunt in:

• het uitvoeren van taken
• het bijhouden van gegevens
• het besparen van tijd
• efficiënter werken
• minder fouten maken

Soms zijn VA’s echter geneigd om steeds weer een bepaalde tool te adviseren terwijl het niet voor iedere klant werkt. En dat stukje inzicht missen ze. Want ja, deze tool werkt misschien super, maar niet voor elke klant!

Waar sommige ondernemers meer dan genoeg hebben aan een eenvoudige Excel sheet, zullen anderen juist heel veel baat hebben om werkzaamheden te automatiseren.  

Het kan dus een heel goed idee zijn om onderdelen te automatiseren. Want automatiseren vergemakkelijkt de uitvoering. En soms geldt zelfs dat je bepaalde taken helemaal niet meer hoeft te doen omdat het geautomatiseerd is.

Tips om je klant goed te kunnen adviseren

Er zijn dus aantal tips waar je goed naar moet kijken voordat je je klant kunt adviseren met welke tool te werken.

1. Hoeveel tijd kost het werken zonder tool

Tijdbesparing is een hele grote en snel gemaakte winst! Het is slim om een tijdje je uren bij te houden die je aan een taak besteedt. En dat geldt ook voor je klant. De gemaakte uren kan je omzetten in een bedrag van zowel jouw uurtarief als die van je klant. Wat kost het jullie dan per maand? Of per jaar?

2. Hoe vaak wordt deze taak uitgevoerd?

Daarnaast bekijk je of het gehele proces en de taken een steeds terugkomend iets is of een eenmalige actie. Ook zaken die maatwerk betreffen, kan je vaak niet automatiseren of in een tool stoppen.

Het is slim om juist steeds terugkerende taken te automatiseren. Of om met een tool te werken waarmee je het gehele proces kunt inrichten zodat je hier steeds op terug kunt vallen.

3. Hoe is de verhouding prijs en tijdwinst?

Vervolgens kijk je wat de tool kost en of deze kosten opwegen tegen de tijdwinst. Anders gezegd: als het een complex iets is en je nog steeds veel persoonlijke aandacht in de taak moet steken, kan je je afvragen of dit het geld waard is.

Ik werk met veel simpele Excel sheets omdat die genoeg inzicht of hulp bieden. En dan weegt de tijd om een geautomatiseerde tool in te richten niet op tegen de (tijd)besparing dat dit uiteindelijk oplevert. Je moet dus continu prijs tegen tijdwinst afzetten.

4. Wat moet de tool kunnen doen?

Voor iedere klant gelden weer andere regels. Denk bv. aan een CRM systeem. Dat klinkt super, een Customer Relationship Management tool waarin je alle klantgegevens in bewaakt. Echter iedere ondernemer heeft een andere doelgroep. Of heeft behoefte aan een andere manier om deze gegevens bij te houden.

Dus hiervoor geldt: wat moet de tool voor jouw klant kunnen doen? Heb je genoeg aan naam en emailadres omdat je klant aan emailmarketing doet en online onderneemt? Of levert je klant maatwerk en is het belangrijk om elk contactmoment vast te leggen zodat hij daarop terug kan vallen?

5. Wie is de doelgroep van de klant?

Heel simpel gezegd: niet voor elke doelgroep werkt een tool goed. Het kan zelfs zijn dat een tool wel of niet geschikt is puur en alleen gebaseerd op de doelgroep.

Is de doelgroep het bedrijfsleven? Of is zijn het consumenten? Wie betaalt de factuur? Wie volgt de dienst? Aan wie richt je de boodschap? Soms kan de doelgroep de werknemers in een bedrijf zijn, terwijl de baas betaalt.

Denk bij alles: voor wie is dit bestemd en levert deze tool dan een efficiënte bijdrage?  

Je ziet alle tips haken op elkaar in. Het is dus slim om altijd goed na te denken over de diverse aspecten per klant voordat je een keuze maakt en je klant adviseert!