Niet 'even' binnenlopen

Het meest lastige van op afstand werken, is toch wel dat je niet regelmatig even bij je klant kan binnenlopen om iets te vragen. Hij of zij zit niet ‘om de hoek’ of in dezelfde gang zoals je vroeger in loondienst gewend was.

Dat betekent dat je het afstemmen anders moet inplannen. Maar dat niet alleen. Je moet het zodanig ander inregelen dat je tijdig en op voorhand vragen stelt, wil je binnen die paar uur die je iedere week beschikbaar hebt, ook echt slagen maken. Dat betekent wat van jouw organisatietalent!

Maar hoe organiseer je je klant als je zelf niet georganiseerd bent? 

Zo organiseer je je eigen bedrijf

Het gevaar van zelf niet georganiseerd zijn is dat je op een gegeven moment vastloopt. Je hebt het overzicht niet bij jezelf. Laat staan bij je klanten. Zeker als je meerdere klanten krijgt, gaat dat je op een gegeven moment opbreken. En dat is het moment waarop fouten gemaakt gaan worden. Alleen jij zelf kunt zorgen dat je dat voorkomt!

Vandaag wil ik met je praten over hoe je jezelf en je eigen bedrijf organiseert.  

Het gaat over het dagelijks management van je eigen toko. Hoe je zorgt dat jij snel en efficiënt bent. Dat je geen tijd verkwist. Want laten we wel wezen, de uren die je voor klanten besteedt zijn de uren waarin je inkomsten verdient.

Planning

Allereerst moet je zorgen dat je een eigen planning maakt. Waardoor je precies weet wat je wanneer gaat regelen. En wat urgent is.

• Wanneer ondersteun je welke klant?
• Hoe zorg je dat je elke dag de email die je van je klant beheert even doorleest zodat er geen spoedzaken blijven liggen?
• Wanneer regel je de zaken voor je eigen bedrijf? Denk aan de financiële administratie, je eigen email, netwerkafspraken, etc.
• Wanneer werk je niet? En weten je klanten dat?
• Wat heeft prioriteit? Wat is urgent? En hoe zorg je dat je planning daar flexibel op kunt aanpassen?

E-mail en archief

Wat velen onderschatten is dat je je eigen archief goed op orde moet hebben. Waar staat wat? Hoe kan je alles snel terugvinden en oppakken? Zowel digitaal als in hardcopy.

• Heb jij je eigen e-mail inbox opgeschoond?
• Weet jij welke acties je open hebt staan?
• Werk je met een mappenstructuur?
• Wat moet je bewaren en wat kan weg? Bewaar geen zaken die alleen maar je e-mail en archief dichtslibben i.p.v. dat het zinvol is.
• Hoe is je digitale archief ingericht?
• Heb je je archief zodanig ingericht dat alle documenten van je klanten (en dus eigendom van je klanten) ook echt in de omgeving van de klant staan?

Het lijkt allemaal heel erg voor de hand liggend, en toch zie ik het regelmatig fout gaan! De enige manier om dit goed op de rit te hebben, is te zorgen dat je eerst zelf goed georganiseerd bent. Als dit nu niet het geval is, reserveer dan een dag voor jezelf en doe dat eerst!

Ik ben benieuwd of jij jezelf goed georganiseerd hebt. Of je geen achterstallige taken hebt liggen. Vergeet om je eigen archief en inbox bij te houden. Heb jij het overzicht bij jouzelf en je klanten?