Wat vragen en verwachten ondernemers van jou?

Wat vragen en verwachten ondernemers van jou?

Tijdens een live netwerkbijeenkomst van Business Open, sprak ik diverse ondernemers over het werken met een VA of VP. Een van hen had zelfs ervaring in het samenwerken, maar legde uit wat hij miste tijdens de samenwerking.

Ook tijdens een online vragenuurtje met een groep deelnemers aan een van onze opleidingen kwam weer naar voren hoe snel we in de valkuil stappen van ‘gewoon taken uitvoeren’ die je opgedragen worden versus op een effectieve manier samenwerken met klanten waardoor je hen echt vrij speelt.

Het klinkt logisch, maar waarom gaat het niet zo makkelijk?

 

Wat vragen en verwachten ondernemers van jou?

Proactief samenwerken. Dat snappen we.

Gestructureerd werken, ook helder.

Ondernemers ontzorgen door taken uit handen te nemen. Check.

Tijd besparen zodat ze zich kunnen focussen op hun core business is wat we voor hen willen bereiken, maar is vaak makkelijker gezegd dan gedaan. Want juist daar stapt menigeen in een valkuil. Zowel de VA/VP als de opdrachtgever.

Waarom?

Omdat we teveel naar de ander kijken. De VA naar de ondernemer in dit geval. We verwachten van hem of haar dat zij input aanleveren zodat jij aan de slag kunt. Dat klopt deels. Je zult gevoed moeten worden met inhoud om verdere stappen te kunnen zetten.

Maar wat is ook al weer het allergrootste probleem van de ondernemer?

Tijdgebrek.

Dus wat heeft hij van jou nodig?

Een daadkrachtige aanpak waarbij jij een – liefst afgebakend pakket – taken uit handen neemt, zodat hij daadwerkelijk vrijgespeeld wordt.

Wat maakt dan dat menig Virtueel Assistent of Professional dat lastig vindt?

 

Gebrek aan zelfvertrouwen

Als jij diensten aanbiedt in de markt, wil je daarvoor staan. Het liefst wil je ALLES weten op jouw vakgebied en ALLES al een keer gedaan hebben, voordat je zegt dat je het daadwerkelijk kunt en doet. Voordat je jezelf als een expert durft neer te zetten.

Gevolg: je komt onzeker over en verwacht (hoopt) dat de opdrachtgever het initieert. Dus wacht je af. Een gemiste kans.

Perfectionisme

Voordat je iets oplevert, doet, start, etc. moet iets helemaal perfect zijn. Want oh wee als je een fout maakt. Of wat als iets niet helemaal goed gaat, dat kun je niet verkopen.

Ja, de ondernemer verwacht zeker dat het goed gaat, maar wat nog veel belangrijker is is daadwerkelijk gaan doen. Daarmee bedoel ik écht met iets gaan starten. Al doende kun je bijsturen. Al doende merk je wat je nog nodig hebt om een volgende stap te zetten. Of waar je je nader in moet verdiepen.

Uitstellen omdat het nog niet perfect is, past niet bij het ondernemerschap. Het is een grote leerschool waarin je gaat doen en ervaren in de praktijk en daar continu in bijstuurt. Goed = 9 van de 10x goed genoeg!

 

Niet helder weten wat je van de klant nodig hebt

Als je start met de samenwerking, vertel je je klant wat jij nodig hebt om je werk goed te kunnen doen. Wat doe jij, wat doet hij en wanneer heb je input nodig om slagen te kunnen maken. Dus een actielijst met planning.

Ondernemers hebben meestal het gevoel dat ze eerder meer werk hebben door jouw vragen dan dat ze vrijgespeeld worden. Hoe komt dat? Omdat je teveel aan ze vraagt! Soms door teveel tegelijk te willen. Soms door acties bij hen te beleggen die ze lastig vinden en je mss beter zelf kunt oppakken. Soms doordat je in de loop van de samenwerking input vraagt, wat je beter op voorhand al had kunnen doen zodat de ondernemer maar 1x tijd en energie in iets hoeft te steken.

Paar voorbeelden wat ze van jou verwachten:

  • geef mij de inlogcodes, dan regel ik het
  • ik stuur je een voorzet van een tekst, dan kan jij daarop schieten
  • ik start taak x vast op, dan evalueren we hoe het uitpakt/werkt
  • geef mij ABC, dan zorg ik dat het op datum X geregeld is

 

Dus wat vragen en verwachten ondernemers van jou?

Dat je waarmaakt wat je belooft, dat je hen vertelt hoe je dat doet en dat vooral jij in de actiestand komt. Dat de samenwerking dankzij jou resultaat oplevert.

 

Hoe verkoop ik mijzelf terwijl ik liever op de achtergrond ben?

Hoe verkoop ik mijzelf terwijl ik liever op de achtergrond ben?

De meeste support professionals hebben een dienstverlenende instelling. Ze willen anderen helpen. Regelen op de achtergrond. Zorgen dat de taken tijdig uitgevoerd zijn. Ontzorgen anderen waardoor zij hun werk optimaal kunnen uitvoeren. Ze zijn vaak letterlijk op de achtergrond aanwezig en dat bevalt ze prima!

Als je echter de stap naar zelfstandig ondernemer zet, zul je naar de voorgrond moeten treden. Zul je de wereld moeten vertellen dat jij je eigen VA / VP bedrijf hebt. Dat ze met jou kunnen samenwerken. En dan zul je ze moeten overtuigen dat ze juist voor jou kiezen. Hellup…!!!

 

Hoe verkoop ik mijzelf terwijl ik liever op de achtergrond bent?

 

De stap naar de voorgrond is al een hele pittige. Je eigen website (laten) bouwen is op zich nog prima en vind je vast leuk om te doen. Maar daarna de wereld laten weten dat die website er is – bv. je LinkedIn relaties hierover informeren – en wat jij vanuit jouw bedrijf doet, is al mega spannend. Zo heb ik het zelf ook ervaren. Maar hoe geweldig is het als je dan hele leuke, positieve reacties krijgt?

Een ander lastig aspect is dat jouw privé omgeving vaak niet begrijpt wat jij gaat doen. Ze snappen het niet. Stellen kritische vragen. Geloven niet dat jij van je bedrijf kunt gaan leven. En verklaren je eerder voor gek dan dat ze je steunen. Ook een hele lastige. Want dat maakt je alleen maar onzeker. Iets wat vraagt om stevig in je schoenen te staan en hun kritische noot parkeren. Dit is jouw keuze, jouw proces en jouw weg.

Dat zijn de eerste 2 hobbels. Maar dan begint het pas. Hoe zorg je dat:

  • je anderen interesseert voor jouw aanbod?
  • als je met potentiële klanten om de tafel zit, dat zij ja tegen jouw aanbod zeggen?

 

Vertel wat jouw expertise is

In die eerste stap van zichtbaar worden en mensen aantrekken naar jouw website, zul je helder moeten vertellen wat jouw expertise is. Waar weet jij alles van? Wat doe je met 2 vingers in je neus? Wat kun jij optimaal regelen voor jouw klanten?

Vaak houden we ons tegen door perfectionisme: ik weet niet ALLES van mijn expertise, dus kan ik het dan wel zo zeggen? Tuurlijk weet je niet alles. Er komen steeds nieuwe ontwikkelingen bij. Er veranderen zaken. Dat is helder. Maar ik weet zeker dat jij zo goed als alles weet. En wat je niet weet, zoek je uit en regel je alsnog. Dus maak jezelf niet kleiner dan nodig. Werkt alleen maar averechts.

 

Hoe verkoop ik mijzelf terwijl ik liever op de achtergrond ben

Vertel wat de samenwerking oplevert

Vervolgens moet je de ondernemer kunnen uitleggen wat het hem oplevert. Ja, natuurlijk spaart het tijd als jij taken voor hem uitvoert. Maar dat is vandaag de dag niet meer voldoende. Ik hoor regelmatig ondernemers vertellen dat het hun alleen maar meer tijd kost omdat ze jou moeten inwerken en aansturen. Dat kan niet de bedoeling zijn van werk uitbesteden.

Dus leg uit wat jij gaat doen, hoe je het aanpakt en wat je van je opdrachtgever verwacht om jouw werk optimaal te kunnen doen. En dan zodanig dat je je OG zo snel mogelijk vrij speelt.

Daarnaast moeten jouw taken en acties bijdragen aan iets wat de ondernemer wil realiseren. Waar hij naar toe werkt. Zijn bedrijfsdoel. Zijn nieuwe stappen of ontwikkelingen. Dus jouw dienst, jouw aanbod moet de ondernemer helpen om verder te komen. Denk daar maar eens over na: wat doe je en hoe ga je dat realiseren?  

 

Wees eerlijk en authentiek

Laat zien wie jij echt bent. We maken allemaal mooie foto’s voor onze website (ik ook) maar je wilt ook dat ze jou écht zien. Wie ben jij, wat neem je mee, hoe werk jij het beste, met wie werk jij het beste. Dat soort zaken. Durf jezelf te zijn. Dat werkt echt het allerbeste.

Veel ondernemers willen een klik voelen met de VA / VP / VM met wie ze gaan werken. Dat is logisch en wil jij het liefste ook. Maar wat misschien nog wel belangrijker is om aan te voelen en te onderzoeken of jij de beste match voor deze opdracht bent. We werken als mensen samen, maar het draait uiteindelijk om de klus zelf. Enkele voorbeelden:

  • Als jij niet pietje precies bent terwijl de opdracht dat wel vraagt, gaat het straks mis.
  • Als jij snel uitgekeken raakt op bepaalde werkzaamheden, zorg dan dat je niet werk op continu basis aanneemt.
  • Als jij de techniek vreselijk vindt, doe dat soort werk dan niet.
  • Als jij heel gedetailleerd en nauwkeurig te werk gaat en dat kost veel tijd, zorg dan dat je opdrachten aanneemt waar die tijd (budget) beschikbaar is OF zorg dat je opdrachten uitvoert waardoor de ondernemer de investering in jouw uren weer terugverdient.
  • Als een opdracht om een helicopterview vraagt en jij hebt die kennis en vaardigheden niet in huis, durf de opdracht dan te weigeren.

Uiteindelijk kun je het beste doen wat bij jou past. Als mens en passend bij jouw talenten en vaardigheden. Dat vraagt om goed naar jezelf te kijken en vervolgens eerlijk en authentiek naar buiten te treden. En je zodanig op te stellen in een gesprek.

 

Ontwikkel een passend aanbod

Gebaseerd op bovenstaande 3 punten kun jij een aanbod ontwikkelen dat passend is bij jou, jouw expertise en bij de wensen van ondernemers. Als jij met ondernemers in gesprek bent, kun je alles bespreken, de juiste vragen stellen en zo samen aftasten of jij de juiste partij bent met wie ze willen samenwerken. En andersom ? Dan krijg jij jouw diensten echt verkocht.

 

Doelen stellen: zinvol of totale onzin?

Doelen stellen: zinvol of totale onzin?

Als ondernemer moet je doelen stellen. De meesten willen groeien. Meer omzet behalen. Nieuwe markten aanboren. Nieuwe diensten aanbieden. Dat soort zaken staat op eenieders wensenlijstje. Klinkt allemaal heel logisch, toch?

Hoe is dat voor jou als Virtueel Professional? Stel jij voor jezelf ook doelen? Heb jij wensen waar je naar toe wilt werken? Meer omzet of salaris verkrijgen? Meer klanten werven? Andersoortige diensten aanbieden?

Of haak je hier helemaal op af? En denk je: waarom wil iedereen altijd groeien en meer verdienen? Waarom is dat nodig?

 

Doelen stellen: zinvol of totale onzin?

We hebben allemaal de luxe dat we mogen kiezen in dit leven. Wat wil je doen? Wat wil je bereiken? Wat vind je belangrijk? Hoeveel wil je verdienen? De keuze is reuze zou je zeggen. Dat maakt het misschien wel zo lastig.

Voor ondernemers geldt dat ze door groei en meer omzet de middelen hebben om stappen te kunnen zetten. Ze kunnen bv. personeel aannemen, VP’s inhuren, een nieuwe website laten ontwikkelen, investeren in de techniek, noem maar op. Groei betekent voor hen meestal meer ruimte om stappen te zetten.

Maar groei betekent ook meer stabiliteit in de hoogte van de omzet. Als een bedrijf kan leven van 5 klanten per maand en daar net de kosten mee kan dekken, dan is het super fijn als ze kunnen groeien naar 10 klanten per maand. Hierdoor bouwen ze een buffer op voor mindere tijden. Hun doel is dus meer klanten werven.

Want anders merk je tijdens een crisis of andersoortige problemen in de markt, dat ze bij minder klanten direct moeten snijden in de kosten. Waarbij als eerste het team of personeel daaronder lijdt. Want vergis je niet, naast de kosten van een pand zijn personeel/teamkosten de hoogste kostenpost in een bedrijf.

 

Hoe werkt dat dan bij jou?

Als je in loondienst bent en je hebt het niet langer naar je zin, zou ik altijd verder kijken. Zonde van je werkzame leven om ergens te blijven hangen. Er zijn zoveel meer mogelijkheden. Andersoortig werk. Binnen het bedrijf. Of switchen naar een ander bedrijf. Kiezen voor een groter bedrijf of juist kleiner bedrijf. Zelfstandig worden. Opties genoeg. Dus zet een stap om te zorgen dat je weer blij wordt van je baan.

Werk je als zelfstandig VA of VP dan heb je nog meer keuzes. Je bepaalt zelf voor wie je wilt werken, wat je wilt doen, hoeveel uren je wilt werken, wat je wilt verdienen. Ook hier keuzes genoeg. Maar als je nog niet tevreden bent over een van deze punten. Of als je nog niet bereikt hebt wat je voor ogen hebt, zul je daar ook actie in moeten ondernemen.

En dan komt doelen stellen naar boven. Want pas door het stellen van doelen, weet je waar je naar toe werkt. Je hebt een stip op de horizon wat je wilt bereiken. En vervolgens weet je ook wat je kunt doen om dat doel te bereiken. Welke acties je kunt doen. Welke stappen je kunt zetten. Wat je hiervoor nodig hebt.

 

Hoe zit het dan als je helemaal tevreden bent? Is doelen stellen zinvol of totale onzin?

Als je tevreden bent over je (werkzame)leven dan heb je wellicht als doel het zo te houden. Misschien wil je een dag minder werken. Of wil je meer tijd vrijmaken voor je hobby. Je kunt nl. ook doelen stellen die niets met groei om meer inkomen te maken hebben. Maar dan nog heb je een doel nodig. Want die dag minder werken betekent dat je actie moet ondernemen om dat te realiseren. En dat ga je pas doen als je weet wat je stip op de horizon is.

Kortom: doelen stellen is juist heel zinvol. Je weet waar je naar toe werkt. Wat belangrijk is voor jou en wat jij wilt realiseren. En pas dan ga je daar naar acteren. Ga je doen. Kom je in actie.

 

Wat is jouw doel? Laat het mij hieronder weten.

Stroomt jouw mailbox vol door het virtueel werken?

Stroomt jouw mailbox vol door het virtueel werken?

Van een buurvrouw hoorde ik van de week dat het virtueel werken prima bevalt. Ze werkt bij de overheid en in plaats van iedere dag op de trein te stappen om naar Den Haag te reizen, werken de medewerkers nu thuis. “Een verademing”, aldus mijn buurvrouw, “alles draait gewoon door en het werkt prima! Het enige wat ik lastig vind is dat mijn mailbox dagelijks ontploft”.

Grappig dat zij dat constateerde. Dat virtueel werken helemaal geen probleem blijkt te zijn. Dat alles gewoon blijft draaien. Dat iedereen prima weet wat hij of zij moet doen.

Het enige wat men lastig vindt is hoe je het beste op afstand samenwerkt. Hoe houd je elkaar op de hoogte? Hoe stem je af? Hoe zorg je dat iedereen aangehaakt is en blijft? Als oplossing grijpt men massaal naar de online tool die iedereen kent: de email. Maar dat kan anders!

 

Stroomt jouw mailbox vol door het virtueel werken?

Niets zo eenvoudig als een email sturen. Dat doen we dan ook volop. Prima als je communiceert met externen en hen over zaken wilt informeren. Maar intern mailen? Is dat zinvol? Met de halve afdeling in de cc om niemand buiten te sluiten (of jezelf in te dekken)?

Ik weet nog dat ik mijn allereerste zakelijke mailadres kreeg in de jaren 90. Sterker nog, ik was de enige op kantoor. Als directiesecretaresse bij een Japans bedrijf moest ik kunnen mailen met de directiesecretaresse in Japan. Mega spannend was dat. Totaal nieuw. Een laagdrempelige, makkelijke manier om met elkaar te communiceren. Waarbij tijdsverschil niet langer een probleem was.

Vandaag de dag zoeken we juist naar manieren om de email uit te kunnen schakelen.

Het is eerder een stoorzender, een tijdverspiller, een postbode die tig versies van documenten rondstuurt, dan dat het bijdraagt waar het voor bedoeld was: makkelijk, direct en laagdrempelig met elkaar communiceren.

Wat je vaak hoort is dat menigeen de email ziet als ‘takenlijst’. Ieder mailtje brengt een actie teweeg: je moet het lezen, je moet reageren, iets agenderen, archiveren, bewaken, in gang zetten, noem maar op. Dus laten we ons leiden door de mailbox. Wachten we op de acties die via email uitgezet worden. Dat is niet alleen zonde van je tijd, het vergt nogal wat om je mailbox bij te houden en het overzicht te bewaken.

Bedrijven als Microsoft en andere online tool leveranciers werken aan oplossingen om de mailboxfunctie te veranderen. Ze willen bewerkstelligen dat er nog zo min mogelijk gemaild wordt. Dat zeker interne collega’s of projectteams samenwerken, afstemmen, taken beleggen, planningen bewaken, documenten beheren, etc. in een centrale omgeving waardoor mailen niet langer nodig is.

Wat is het doel hiervan?

Ieder teamlid kan zich focussen op de eigen taken. De eigen verantwoordelijkheid nemen om iets aan te passen. Een planning te halen. Tijdig te reageren op een vraag of document. De juiste input te downloaden of aan te leveren. Zonder dat je elkaar constant ‘lastig valt’ met nog meer acties en werk.

 

Het wordt hoog tijd dat we loskomen van elkaar continu aan het werk houden en zorgen dat de halve wereld weet waar we mee bezig zijn. Hoog tijd om kort en krachtig te communiceren.

Waarbij we een breng- en haalplicht hebben. Nog maar 1 versie van een document hebben waar iedereen mee werkt. Dat we weer teruggaan naar eenvoud. Naar een centrale online werkomgeving zoals vroeger (voor het email tijdperk) het kantoor dat was. Dat iedereen de eigen verantwoordelijkheid neemt voor zijn/haar eigen aandeel in het team. Dat er niet langer verrassingen of onduidelijkheden zijn.

 

We zijn toe aan een centrale werkomgeving waar je alles per ‘project’ of team kunt terugvinden en doen.

 

Overigens kan dit al jaren. Virtueel Professionals weten allang van het bestaan van zo’n omgeving. Hoe je dat inricht en aanvliegt. Benaderbaar in de cloud zodat iedereen er altijd bij kan. Met een duidelijke structuur. Hoog tijd dat iedereen die virtueel werkt dat ook gaat doen.

Enkele tools die je daarvoor kunt inzetten zijn:

Keep it simpel! Skip de email.

Welke diensten verkoop je het makkelijkst tijdens de coronacrisis?

Welke diensten verkoop je het makkelijkst tijdens de coronacrisis?

We weten het ondertussen allemaal; de coronacrisis is een uitdagende fase voor ondernemers. Bij sommigen ligt de omzet helemaal stil. Anderen draaien piekuren. En voor sommigen is er omzet technisch nog niets aan de hand, maar is de verwachting dat er op de lange termijn wel uitdagingen gaan ontstaan.

Dit alles is overzichtelijk en voor de meesten behapbaar zolang het maar niet te lang gaat duren. En daar wringt natuurlijk de schoen. We weten niet hoelang het gaat duren. Niemand weet dit. We moeten geduld hebben. Wachten op het volgende bericht van de overheid waarin ze aankondigen wat de vervolgmaatregelen zijn.

Wat betekent dit voor jou als VA – VP – VM? Sta jij met jouw bedrijf ook stil? Draai jij ook piekuren? Of heb je er op dit moment nog geen last van en vraag je je of dat zo blijft? Voor iedereen die op zoek is naar opdrachtgevers en graag (meer) omzet wil genereren is de hamvraag:

 

Welke diensten verkoop je het makkelijkst tijdens de coronacrisis?

Niemand heeft kunnen voorzien wat de uitbraak van de corona in Europa zou betekenen. Geen enkele ondernemer kan anticiperen op iets wat nog niet bestond. Dus roeien we met de riemen die we hebben.

De grootste impact is natuurlijk het niet langer in groepen mensen bij elkaar mogen zijn om besmettingen te voorkomen. Daardoor zijn sommige bedrijven nu gewoonweg gesloten. Voor hen is dit alles het meest heftig. Hoe kan je omzet maken als je niet eens open kunt zijn?

Voor de meeste bedrijven geldt dat iedereen thuis werkt. Dat heeft een enorme impact op het faciliteren dat iedereen met de online tools kan werken. Want welke tools gebruik je dan? Hoe werk je virtueel? Hoe communiceer je met elkaar op afstand?

 

Laat dat nou net iets zijn wat wij als VA – VP – VM al volop doen en waar we alles over weten!

 

Want daar ligt voor menig ondernemer de uitdaging: het inrichten van de tools. Iedereen instrueren hoe het werkt. Zorgen dat je met elkaar online afstemt. Vergaderen via Skype, Zoom of soortgelijk.

Daarnaast hebben veel ondernemers het online ondernemen nog niet omarmt. Hoe zorg je dat je je diensten op afstand kunt bieden? Welke stappen in het geheel kunnen online? Denk aan al die scholen die nu ineens massaal online les gaan geven. Of de huisarts die zijn afspraken online aanbiedt. De makelaar die video’s opneemt om zo de bezichtiging van een huis te tonen.

Ondernemers en bedrijven worden creatief! Ze moeten wel. Anders ligt het werk stil.

 

Precies op deze onderwerpen kan jij aanhaken. Zorg dat je diensten aanbiedt die daarbij ondersteunen. Denk aan:

  • Het eenmalig inrichten van een online tool.
  • Een team leren hoe je een projectmanagementtool inzet om zo samen te werken aan taken en activiteiten.
  • Meedenken over stappen binnen een dienst die online gefaciliteerd kunnen worden.
  • Onderzoeken welke tool het meest geschikt is voor een bedrijf.
  • Het bouwen van een online leeromgeving.
  • Het aanpassen van de website waardoor diensten en producten online gekocht kunnen worden.
  • Het marketing en salesproces onder de loep nemen en aanscherpen zodat dit alles goed staat en ingezet kan worden als de lockdown over is.

In feite is het vooral slim om nu projecten aan te bieden: waar worstelen ondernemers mee en hoe kan jij ze daar snel bij helpen? Ondernemers met visie en die weten dat ze straks ‘gewoon’ weer verder kunnen investeren wel in het goed opzetten van zaken. Bedrijven die kunnen blijven draaien mits ze een aantal zaken online inregelen, staan vooraan in de rij om te zorgen dat dit ook daadwerkelijk gebeurt.

Richt je dus op diensten die je eenmalig kunt aanbieden. Met een kop en een staart. Waardoor de ondernemer weet wat het hem kost en wat het aan het eind oplevert. Zorg dat een project kort en krachtig is. Niet te lang durend, want het moet snel resultaat opleveren. Dan is een ondernemer zeker bereid om te investeren.