3 tips om een professionele indruk achter te laten

3 tips om een professionele indruk achter te laten

Wanneer je als zelfstandig VA of VP aan de slag bent, zet je natuurlijk je beste beentje voor om te zorgen dat je na een gesprek met een potentiële klant een positief gevoel achterlaat. Je wilt dat deze ondernemer denkt: yes, met deze VP wil ik graag samenwerken!

Dat klinkt veel gemakkelijker dan het voor menigeen is. Het voeren van een gesprek alleen al is spannend. En hoe zorg je dan dat je aantoont dat je weet waar je over praat? Dat je de vraag van deze ondernemer kunt oplossen? Waarbij je ook weet dat je voldoende vertrouwen creëert om een opdracht te krijgen.

 

3 tips om een professionele indruk achter te laten? 

Iedereen die aan marketing doet weet dat het gaat om de know-like-trust factor:

  • Dat een potentiële klant eerst moet weten dat jij bestaat (know).
  • Vervolgens is het belangrijk dat hij een goed gevoel bij jou krijgt en je aardig vindt (like).
  • Daarna begint er pas een gevoel van vertrouwen te ontstaan waardoor iemand jou de opdracht gunt (trust).

Geloof mij, toen ik nog secretaresses coachte in het bedrijfsleven ging er heel wat werk, tijd en energie zitten in het opbouwen van die know-like-trust factor. Denk je dat iemand bij het horen van mijn naam meteen ja tegen mij zei? No way.

Na een eerste kennismakingsgesprek bij het bedrijf op locatie, ging ik terug naar huis om aan een offerte te werken. En ja, dan moest ik zelf inschatten hoeveel tijd het mij ging kosten en welke prijs ik daar voor vroeg. Vervolgens stuurde ik die offerte per mail toe. 9 Van de 10 keer kon ik dan wederom op gesprek om de offerte toe te lichten voordat het bedrijf akkoord ging. Hier gingen meestal wel 3 maanden overheen.

Dit is geen uitzondering. Voor heel veel ondernemers werkt het zo. Dit is de manier waarop zaken worden gedaan. Voor jou geldt dit ook. Wat mij wel opviel toen, is dat de wijze waarop je het aanpakt heel veel doet voor het hele proces. Ik heb heel vaak teruggekregen dat ik een professionele werkwijze heb. En uiteindelijk is dat de laatste zet in het kader van vertrouwen.

Opdrachten krijg je meestal omdat iemand het jou gunt. Omdat ze het gevoel hebben dat jij dit met zorg en aandacht gaat oppakken en dat ze daarom graag met jou willen werken.

 

Daarom mijn 3 tips om een professionele indruk achter te laten

 

1. Bereid je goed voor

Lijkt een inkoppertje, maar het gaat verder dan alleen maar de website goed doorlezen. Bedenk van tevoren wat je graag wilt weten. Kan je op voorhand al vragen stellen die ze als ‘huiswerk’ kunnen maken voorafgaand aan het gesprek? Waardoor zowel jij als de ondernemer tijd besparen tijdens het echte intakegesprek omdat jullie door kunnen naar de kern van de zaak.

Voordat je überhaupt een intakegesprek houdt, kan je al een kort kennismakingsgesprek hebben. Of via email het e.e.a. kortsluiten. Heb je basis voorwaarden voor een potentiële opdrachtgever? Met welke ondernemers wil je eigenlijk samenwerken? Waar moeten ze aan voldoen? Wat voor soort diensten lever jij? En sluit dat aan bij de wensen van deze ondernemer?  

 

2. Ontwikkel je eigen methode voor het intakegesprek

Ga altijd live een intakegesprek aan. Als je een voorselectie hebt gedaan, weet je dat dit een potentiële klant is. Daar wil je tijd en energie in steken. Betekent niet alleen maar kennismaken maar ook belangrijke wensen naar boven halen. Weten waar het probleem zit en hoe (snel) het probleem opgelost kan worden.

Voordeel van een livegesprek op locatie is bovendien dat je ter plekke mee kan kijken. Bv. hoe het georganiseerd is, met welke tools gewerkt wordt, hoe het nu vormgegeven is, etc. etc.

Heb je een eigen unieke methodiek hoe je het gesprek vormgeeft? Een checklist waar je mee werkt? Dat zou ik je zeker adviseren. Als jij weet wat je naar boven moet halen tijdens het gesprek en daar een goede methode voor hanteert, heb je de juiste munitie voor de vervolgstap.

Materiaal wat je in onze opleidingen ontvangt om je eigen methodiek te creëren

Materiaal wat je in onze opleidingen ontvangt om je eigen methodiek te creëren

3. Stel een offerte op

De offerte is een voorloper van het plan van aanpak. Het beschrijft wat je kunt betekenen en hoe je het aanpakt. Denk aan de juiste volgorde van de stappen. Wat verwacht je van de ondernemer, wat doe jij. De doorlooptijd. Welk resultaat hebben jullie voor ogen. Het gaat er om dat het zodanig is dat de ondernemer vertrouwen krijgt in jouw aanpak. Dat je laat zien waar jouw kennis ligt.

Deze offerte is natuurlijk foutloos geschreven (let op: geen oubollig lettertype gebruiken). In een prachtige lay-out met jouw logo en bedrijfsgegevens erop vermeld. Het kan een PowerPoint presentatie zijn. Of een beschrijving in een Word document met daarin een tabel of Excel bestand als bijlage waarin je zaken opsomt. Zorg hoe dan ook dat dit een gelikt verhaal is.

Vermeld ook de vervolgstappen die na goedkeuring van de offerte gezet worden, zoals:

  • Overeenkomst van opdracht tekenen
  • Facturatiewijze
  • Plan van aanpak opstellen

Op deze wijze – die je helemaal kan vormgeven op jouw unieke manier – zorg je voor een gedegen, professionele aanpak waardoor je vertrouwen wekt bij iedere potentiële klant.

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Deel met je netwerk:

Hoe kan mijn team zelfstandig de jaarplanning maken?

Hoe kan mijn team zelfstandig de jaarplanning maken?

Eerdere deelnemers aan mijn opleidingen herkennen het wel: mijn jaarplanning in Excel waarin ik met kleurtjes alle belangrijke zaken inplan. Dat is mijn basis waarop het jaar gepland wordt. Van live trainingsdagen tot vakanties. Van blogweken tot aan de start datum van de online leeromgeving. Dit is de leidraad voor alles wat wij plannen in een jaar.

Alle andere activiteiten die we in het jaar doen, worden op basis van deze jaarplanning gemaakt. Je kunt je voorstellen dat een fout snel gemaakt is. Of dat iedere andere actie die voortvloeit uit iets direct impact heeft op deze jaarplanning. Dus alles in het bedrijf draait op deze planning. Daarom maak ik hem altijd zelf. Tot nu toe…

 

Hoe kan mijn team zelfstandig de jaarplanning maken? 

Het is een enorme klus om alles strak te plannen. Want mijn eigen agenda wordt op basis van deze jaarplanning bepaald. Ik kan niet zomaar zeggen of denken: hé dat gooien we maar even om. Zodra de planning aan deelnemers van de opleidingen is doorgegeven, houden zij hier rekening mee. Dus je snapt dat we liever niet gaan schuiven.

Dit is een actie die ik jaarlijks eind augustus uitvoer om te zorgen dat het plan voor het volgende jaar gereed staat. Jawel, dan weten wij al hoe onze planning er het volgende jaar uitziet. Betekent dat ik al vroeg mijn vakantie moet plannen. Dat we willen weten wanneer de feestdagen en schoolvakanties zijn.

Maar er is nog meer:

  • We moeten bepalen wanneer iedere opleiding start
  • We moeten exact weten wanneer en hoeveel live trainingsdagen er per opleiding zijn
  • Wanneer deze livedagen gepland moeten worden op het juiste moment binnen de duur van de opleiding
  • Zodat we tijdig de locatie kunnen boeken voor de live dagen
  • Wanneer de online vragenuurtjes binnen de duur van de opleiding gepland moeten worden
  • Zonder dat deze online vragenuurtjes in de knel komen met vragenuurtjes of online trainingen van de andere opleidingen
  • Wanneer de inschrijvingen van de opleidingen dan moeten sluiten
  • Zodat we op tijd de informatie naar de deelnemers kunnen mailen
  • En zodat we tijdig alles voorbereid hebben om de deelnemers op de startdatum van de opleiding ook echt te laten starten
  • Waardoor we ook weten wanneer de opleidingen eindigen en dus wanneer de certificering plaatsvindt per opleiding
  • etc.

Alles, maar dan ook echt alles hangt vast aan deze jaarplanning!

Daarom hebben we dit gehele proces gesystematiseerd. Daarmee bedoel ik dat we dit alles in detail hebben uitgewerkt:

  • Het proces van iedere opleiding
  • Met welke tools we werken voor elke stap in het proces
  • Wie welke stap in het proces uitvoert

Oftewel: we hebben alles in detail uitgewerkt zodat we daardoor terug kunnen rekenen wanneer we alles moeten plannen.

Dat niet alleen: we hebben ook alle opleidingen naast elkaar gelegd zodat we niet op hetzelfde moment of dezelfde dag een dubbele afspraak of training gepland hebben staan.

Dat is systematiseren. Dat maakt dat we voor iedere opleiding een draaiboek hebben liggen. En daardoor kan mijn team zelfstandig de jaarplanning maken. Omdat zij hierop terug kunnen vallen.  Het blijft een complex verhaal, maar het maakt wel dat wij met het hele team weten waar we aan toe zijn en ik met een gerust hart deze planning aan hen kan overlaten.

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Deel met je netwerk:

Interview met Emel Karakas

Interview met Emel Karakas

Emel Karakas volgt de opleiding Virtueel Succes en na Module 1 Online Marketing & Sales is ze nu doorgestroomd naar Module 2 Dagelijks Management, Communicatie en Diensten Leveren. Gedurende 3 maanden gaat Emel bloggen over haar ervaringen tijdens het volgen van de opleiding. Ik interview haar aan het begin van Module 2 over waar ze nu staat.

Interview met Annita van den Ouden

Interview met Annita van den Ouden

Annita van den Ouden volgt de opleiding Virtueel Succes en na Module 1 Online Marketing & Sales is ze nu doorgestroomd naar Module 2 Dagelijks Management, Communicatie en Diensten Leveren. Gedurende 3 maanden gaat Annita bloggen over haar ervaringen tijdens het volgen van de opleiding. Ik interview haar aan het begin van Module 3 over waar ze nu staat.

Uitbesteden van werk? Waar begin je?

Uitbesteden van werk? Waar begin je?

Dat een ondernemer meer werk heeft dan hem of haar lief is, is al gauw een feit. We onderschatten massaal wat er allemaal bij het runnen van een bedrijf komt kijken. Bij het starten van je bedrijf besefte je half niet wat dat allemaal is. Je droom is wellicht groot, maar het achter de schermen organiseren van alles om die droom te realiseren is nog niet eenvoudig.

Daarom gaan ondernemers die groter denken, willen groeien of bepaalde taken vreselijk vinden op een gegeven moment werk uit handen geven. Dat kan door personeel aan te nemen. Door zelfstandigen in te huren. Een payrollconstructie aan te gaan. Zelfs stagiaires of uitzendkrachten tijdelijk inzetten is een optie. Het gaat er om dat zij mensen zoeken die hen kunnen helpen bij het uitvoeren van al die werkzaamheden in het bedrijf.

Allemaal helder natuurlijk. Maar dat vraagt wat qua investering voor die ondernemer. Er is geen onbeperkt budget. Dus er moeten keuzes gemaakt worden. Hoe maak je die keuzes? Wat is slim?

 

Uitbesteden van werk? Waar begin je? 

Voordat je een keuze maakt, is het belangrijk om eerst te kijken wat het doel van het bedrijf is. Wat wil de ondernemer bereiken? Wat is zijn droom?

  • Een groot groeiend bedrijf?
  • Een klein bedrijf met teamleden wat behapbaar blijft?
  • Een bedrijf waarin hij volledig uit de operatie kan stappen?
  • Een klein bedrijf waarin hij alleen maar die ene – voor hem – vervelende taak kan loslaten?
  • Een klein bedrijf waarin hij alleen maar de leuke werkzaamheden doet?
  • Een behapbaar bedrijf zodat er ook nog tijd voor een privéleven is?

Je ziet, dat is al heel divers. Per wens, per doel en per droom zijn er al andere mogelijkheden.

Vervolgens ga je kijken in welke fase het bedrijf verkeert. Door deze fase helder te maken, weet je al beter waar de wensen liggen rondom het uitbesteden van het werk. Er zijn 3 fases:

  1. Starten:
    de focus ligt op het vinden van klanten en zichtbaar zijn.
  2. Optimaliseren:
    de focus ligt op systemen inrichten waardoor je een stevige fundering bouwt.
  3. Opschalen:
    de focus ligt op uitbreiding van het aantal klanten, diensten en teamleden.

Wat heel goed helpt is om een organigram te maken van alle onderdelen in het bedrijf. Wat gebeurt er allemaal? Wat moet er per onderdeel van SOM7® allemaal gedaan worden? En welke onderdelen staan al zodanig dat je dit kunt gaan systematiseren en daardoor makkelijk uitbesteden? Of moet je die onderdelen eerst helder in kaart brengen? Begrijpen wat er eigenlijk allemaal gedaan wordt? Zodat je het daarna kunt uitbesteden?

In het begin kan de ondernemer zijn eigen naam bij elk vakje invullen. Maar stap voor stap kun je taken overdragen aan teamleden. Kan de ondernemer die taken loslaten omdat hij iemand geworven heeft die dat van hem overneemt.

Wat heb ik gedaan? Waar heb ik voor gekozen?

In de startfase van mijn bedrijf heb ik al heel snel een VA ingehuurd om mij te helpen bij de online marketing aangezien ik de 1e opleider in NL en BE was. Het beroep van VA was nog niet bekend. Laat staan dat daar opleidingen voor waren. Daar lag mijn doel. Bekendheid krijgen in de markt. En daarom was ik direct heel actief met online marketing. Daar zocht ik hulp bij omdat het enorm arbeidsintensief is.

Na 2/3 jaar belandde mijn bedrijf in de optimaliseringsfase. Ik had ondertussen 3 opleidingen ontwikkeld. En steeds scherpte ik mijn opleidingen weer aan. Bracht ik verbeterslagen aan. Toetste ik wat werkte en wat niet. Ook door zelf VA- en VP-teamleden in te huren. De taken die ik toen uitbesteedde waren dagelijks management, alles rondom het organiseren van mijn opleidingen, mijn website up-to-date houden, online marketingactiviteiten. 

Deze fase kan best lang duren. Want er valt veel te optimaliseren en te systematiseren binnen een bedrijf. Nieuwe ontwikkelingen, nieuwe inzichten etc. hebben direct effect op je werkprocessen. Die moet je dan continu aanscherpen.

Ondertussen belandde ik ook in de fase dat ik mijn eerste VM kreeg. Zij ging de salesgesprekken van mij overnemen. Stuurde het team steeds meer aan. Waardoor ik nog meer los kon laten. Een verademing!

Het enige onderdeel wat ik lastig vond om uit te besteden was de financiën. Dat is zo verweven met mijn klanten, de deelnemers aan de opleidingen, dat je wel inhoudelijk moet snappen wat wij doen om hier goed op aan te kunnen haken. Dus ondanks een paar pogingen, heb ik moeten constateren dat ik dit anders moest gaan doen.

Nu is de Academie in de opschalingsfase beland. Daarover vertel ik je in later blogs meer.

Mijn vraag nu aan jou:

Wat kan jij hierin betekenen? Hoe kan jij ondernemers helpen? Wat kan jij met jouw (potentiële) opdrachtgever bespreken over de stappen die hij kan zetten?

Vertel mij onder deze blog wat jouw inzichten zijn.

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Deel met je netwerk: