3 Onmisbare eigenschappen voor een virtual assistant

3 Onmisbare eigenschappen voor een virtual assistant

In mijn relatief korte loopbaan als virtual assistant (VA) heb ik al de nodige netwerkgesprekken met ondernemers gevoerd. Als ik me tijdens zo’n bijeenkomst voorstel en vertel dat ik VA ben, moet ik dat altijd even uitleggen. De meeste ondernemers weten niet wat een VA is of doet. In het begin vond ik dat lastig, maar later zag ik daar het voordeel wel van in: ik had meteen de aandacht en we hadden gelijk gespreksstof.

 

Het gaf mij ook de gelegenheid om vragen aan ze te stellen, bijvoorbeeld over welke werkzaamheden zij bij een VA zouden uitbesteden en wanneer voor hen het moment zou zijn om iemand in te huren. Uit de gesprekken hoorde ik vaak dezelfde eigenschappen die ondernemers belangrijk vinden in een Virtual Assistant.

Dit zijn de 3 meest genoemde eigenschappen die ondernemers graag in een VA zien:

1. Structuur

Voor een ondernemer ben je als VA heel waardevol als je structuur aanbrengt. Orde in de chaos creëert. Prioriteiten stelt: wat is écht belangrijk en wat kan er later. Of wat is misschien wel helemaal niet nodig. Dat je onderzoekt wat er eventueel geautomatiseerd kan worden, waar tijdwinst te behalen valt. Zodat er weer overzicht komt en ruimte voor nieuwe ideeën.

2. Sturing

‘Jij moet zeggen wanneer ik iets moet doen want ik ben heel chaotisch!’ Dit is zo’n beetje het eerste wat een opdrachtgever tegen me zei en ik hoor het vaker. Ondernemers zitten niet te wachten op een afwachtende VA. Je moet proactief zijn, meedenken en ze af en toe bij de hand nemen. Ze hebben het druk genoeg en als jij niet in actie komt is de kans groot dat er niets gebeurt. Dat is geen onwil, ze hebben gewoon die stok achter de deur nodig.
Daarbij komt dat veel ondernemers niet gewend zijn om met ‘personeel’ te werken en zoekende zijn in die samenwerking. Je mag daar als VA best in sturen, daar zijn jullie allebei mee geholpen.

3. Specialisme

Veel VA’s presenteren zich als een duizendpoot: het schaap met de vijf poten die van alle markten thuis is. Dat klinkt mooi en veel ondernemers zullen graag met zo’n VA willen werken. Toch hoor ik van de meeste ondernemers dat zij vooral behoefte hebben aan een VA met een specialisme. Iemand bij wie ze bijvoorbeeld alles rondom financiën of online marketing neer kunnen leggen. Die alle trends en ontwikkelingen volgt op haar vakgebied en de ondernemer daarin kan adviseren.

Voor de meeste VA’s geldt dat structuur aanbrengen geen probleem is: als ondersteuner zit dat in hun DNA. Het sturen kan onwennig zijn, maar oefening baart kunst en levert veel op! En een specialisme kun je leren. Bij de Academie voor Virtueel Professionals bijvoorbeeld…

2019 was een rollercoaster!

2019 was een rollercoaster!

 

Ik merk het aan alles, de batterij moet weer opgeladen worden. Ondanks dat mijn hoofd vol zit en er ideeën zat zijn, komt er momenteel niet veel uit mijn handen. Het wil gewoon even niet. Het zijn de bekende laatste loodjes die steeds zwaarder worden naarmate mijn welverdiende vakantie in zicht komt. Even helemaal niets ‘moeten’, daar heb ik zin in.

Want wat een jaar was het! Als je me vraagt hoe ik 2019 zou omschrijven, dan zou ik de vergelijking met een achtbaan heel passend vinden. Vanuit stilstand (wat wil ik gaan doen ‘met de rest van m’n leven’) kwam het wagentje langzaam in beweging (ik word virtueel professional!). Langzaam naar boven rollend bedacht ik wat ik voor ondernemers wilde betekenen: het ontbrekende wagentje dat aanhaakt en soms wat duwt, zodat de vaart erin blijft.

Ik zette de fundering van mijn bedrijf

Om de kans op ontsporing minimaal te houden, moest mijn karretje wel bij het andere wagentje passen. Ik bepaalde mijn doelgroep: ondernemers die anderen een stap verder helpen, in hun carrière of op persoonlijk vlak. Terwijl het karretje langzaam omhoog klom, zette ik de fundering van mijn bedrijf. En ik haakte voor de eerste keer aan!

Eenmaal boven aangekomen komt er dat onvermijdelijke moment: de weg naar beneden. De twijfel sloeg toe. Gaat het allemaal wel lukken? Wat als ik geen opdrachtgevers vind? Ben ik wel voor het ondernemerschap in de wieg gelegd? Wie zit er op mij te wachten? En tot overmaat van ramp liet het wagentje waar ik aan vast zat los. De koppeling had het begeven…

Alle emoties passeerden de revue

In de korte tijd dat ik ondernemer ben heb ik al vele facetten van het ondernemerschap doorlopen. Met de daarbij behorende emoties. Maar het fijne is: het wagentje is niet uit de bocht gevlogen. Het houdt stand en weet keer op keer de weg naar boven te vinden en bij andere karretjes aan te haken.

Nu is het onderweg voor een broodnodige pitstop om in 2020 weer de nodige ritjes te maken. Ik wens je gezellige feestdagen toe en een gezond en succesvol nieuw jaar!

VA’s zijn hulpvaardig, ook naar elkaar toe

VA’s zijn hulpvaardig, ook naar elkaar toe

Er zijn Virtual Assistants (VA’s) in vele soorten en maten. Er zijn er die zich bezighouden met agenda- en email beheer, anderen met financiën of weer anderen – zoals ik – met online marketing. Wat ze met elkaar gemeen hebben is dat ze allemaal hulpvaardig zijn, ook naar elkaar toe.

Van enige concurrentie lijkt geen sprake te zijn. Sterker nog: elkaar tippen als er een interessante opdracht voorbijkomt lijkt de norm. Heel mooi vind ik dat.

De eerste VA’s waar ik mee te maken kreeg ontmoette ik dit voorjaar, tijdens onze gezamenlijke opleiding aan de Academie voor Virtueel Professionals. Sommige waren al een tijdje als VA aan het werk, een paar stonden helemaal aan het begin van het ondernemerschap. Ondanks dat we heel verschillende persoonlijkheden waren, met uiteenlopende expertises, voelde ik me direct thuis in dit gezelschap.

Het contact is ook na de opleiding gebleven. In onze WhatsApp groep houden we elkaar op de hoogte van onze ontwikkelingen en worstelingen. We zijn blij voor elkaar als iemand zich gecertificeerd heeft (yes, in de pocket!) en delen onze ervaringen over onze (eerste) opdrachtgevers (hoe pak jij dat aan?). We denken met elkaar mee over logo’s, arbeidsongeschiktheidsverzekeringen en handige tools.

Als VA werk je voornamelijk alleen en dan is het fijn om te kunnen sparren met collega’s. Even je vraag kunnen droppen in de wetenschap dat je altijd een antwoord krijgt (over het durven van vragen stellen schreef ik eerder deze blog). Want we lopen allemaal weleens tegen moeilijke zaken aan waarin we het advies van anderen goed kunnen gebruiken.

Een netwerk van collega VA’s is heel waardevol. Ondanks dat je in je eentje werkt hoef je het namelijk niet allemaal alleen te doen. Mooi toch?

#DURFTEVRAGEN

#DURFTEVRAGEN

Herken je dat? Dat je altijd een passend antwoord klaar wilt hebben. Ook als je die niet direct hebt? Omdat je liever geen ‘nee’ verkoopt en als een alleskunner gezien wilt worden.

Ik ben ook een wanne-be-alleskunner geweest. Gelukkig kan ik het idee van alles te moeten weten steeds meer loslaten. Dat dingen veel makkelijker en sneller kunnen door hulp van anderen in te schakelen klinkt natuurlijk heel logisch, maar dat was het niet voor mij. Ik rommelde en klooide liever zelf wat aan. Vlooide zaken net zo lang uit totdat ik het helemaal in m’n vingers had. En dat kon uren duren. Soms wel dagen. Heel vermoeiend.

Een teken van zwakte

Lange tijd heb ik mezelf wijsgemaakt dat hulp vragen een teken van zwakte is. En het rare is, ik vond het alleen een zwakte bij mezelf. Als anderen mij om hulp vroegen vond ik dat de gewoonste zaak van de wereld. Ik zag het als een vorm van vertrouwen: die ander vertrouwt erop dat ik iets voor hem of haar kan betekenen. Een groot compliment. Maar dat het voor een ander ook een compliment is als je beroep doet op zijn of haar expertise zag ik niet.

Waar die gedachte vandaan kwam weet ik niet. Misschien heeft het onbewust te maken met het feit dat ik niet afhankelijk wilde zijn van een ander. Ik was al op jonge leeftijd volwassen. Als enig kind was ik gewend mijn eigen boontjes te doppen. Als je iets niet wist zocht je het uit. Op eigen kracht. Zo heb ik dat van huis uit meegekregen. Mijn perfectionisme zal er ook een rol in gespeeld hebben. Met het vragen van hulp geef je toch een stukje controle uit handen.

Stok achter de deur

Nu ik als virtual professional werk, loop ik bijna dagelijks tegen allerlei vraagstukken aan en heb ik geen tijd om urenlang zelf dingen te gaan zitten uitdokteren. De klant wil daar gewoonweg niet voor betalen en ook voor mij zitten er maar 24 uur in een etmaal. Dus ben ik wel genoodzaakt om hulp te vragen. En wat een welkome stok achter de deur is dat!

En het is echt zo: mensen zijn in de kern hulpvaardige wezens. Die jou graag verder willen helpen. En als zij dat niet kunnen, verwijzen ze je wel door naar een ander. Door hulp te vragen én te krijgen heb je het gevoel er niet alleen voor te staan. Het zorgt voor verbinding en voelt eerder krachtig dan zwak. Je kunt je tijd en aandacht aan de juiste zaken besteden en het zorgt ervoor dat je niet overbelast raakt.

De gedachte dat je niet alles zelf hoeft te kunnen werkt bevrijdend. Dus ik zou willen zeggen: weet je het niet? Durf te vragen!

Lanceren, hoe moet dat?

Lanceren, hoe moet dat?

Vrijdag was er weer een ‘live’ trainingsdag van de academie, met als thema: de lancering. Terwijl ik ‘s morgens vroeg aansloot bij de lange rij auto’s richting Haarlem bedacht ik me hoe heerlijk het is dat ik vanuit huis kan werken. Geen files, geen frustraties onderweg, niet opgefokt op je werk aankomen (terwijl je al een half uur eerder dan normaal van huis bent vertrokken!), maar rustig – met een kop koffie achter m’n pc – de werkdag opstarten. Ik vroeg me ook af hoeveel van die filerijders naar kantoor rijden om daar dingen te gaan doen die ze ook vanuit huis zouden kunnen doen. Ik vermoed dat het er velen zijn, maar dat de organisatie waar ze voor werken nog niet op deze ‘nieuwe’ manier van werken is ingericht. Zo jammer.

 

Wat is een lancering?

Het thema van de training was: lancering. Een lancering is een planmatige aanpak om een dienst of product aan te bieden gedurende een afgebakende periode. Opdrachtgevers zijn vaak lang bezig met het creëren van een (nieuw) product, maar vergeten het hele lanceringstraject. Als virtueel professional kun je hem of haar hier goed bij ondersteunen, daarom is het ook een verplicht onderdeel van de stageopdracht.

Van strategie tot uitvoering: de 5 fases van een lancering

We leerden dat een lanceringstraject uit een aantal fases bestaat. De eerste is strategie en planning: welke marketingmiddelen zetten we in, wat is ervoor nodig en wie doet wat. En wanneer.

De voorbereidingsfase is de langste fase. In feite is dit de uitvoeringsfase van de strategie, waarin je bijvoorbeeld je email- en salesteksten schrijft, video’s maakt, testimonials opvraagt, een autorespondertool inricht en een landingspagina maakt. Soms kan het nodig zijn om experts in te schakelen voor bepaalde onderdelen.

De pre-lanceringsfase is het moment waarop de doelgroep informatie krijgt om hen mee te laten groeien naar het moment waarop de dienst daadwerkelijk gelanceerd wordt. Meestal is dit gratis, zoals het delen van een paar video’s, een gratis download of een webinar.

Dan de daadwerkelijke lancering: de salespagina is live en de dienst kan verkocht worden. Acties in deze fase kunnen zijn het beantwoorden van vragen die de doelgroep heeft, bijhouden hoeveel inschrijvingen er zijn, prijs aanpassen bij einde vroegboekkorting en het regelmatig versturen van e-mails om te informeren dat de dienst live staat.

Na de lancering kan de salespagina gesloten worden en moeten nieuwe klanten goed op de hoogte worden gehouden over de vervolgstappen door bijvoorbeeld follow-up mails waarin allerlei informatie wordt gegeven.

Denk goed na over de klantreis

Al met al zijn er een hoop zaken om rekening mee te houden en is ieder onderdeel een schakel in een groter geheel. Belangrijk dus om van tevoren de klantreis goed in kaart te brengen, zodat er geen schakeltjes missen en de marketingmachine vloeiend kan doorlopen.

Het was een leerzame dag en ik kan met m’n opdrachtgever om tafel om haar lanceringstraject te bespreken.