Vijf valkuilen van thuiswerken (en hoe je ze kunt voorkomen)

Vijf valkuilen van thuiswerken (en hoe je ze kunt voorkomen)

Thuiswerken is nog nooit zo actueel geweest als nu. Terwijl het coronavirus snel om zich heen grijpt doen het RIVM en minister-president Mark Rutte afgelopen donderdag een dwingende oproep aan alle Nederlanders: werk zoveel mogelijk vanuit huis.

Bij de meeste mensen is er gelukkig begrip dat zij, omwille van een ieders gezondheid, een tijdje vanuit huis moeten werken. Daarbij, die lange reistijden en vele files iedere dag, ‘t kan ze wel even gestolen worden. De vraag is wel in hoeverre ze erop ingericht zijn. Als virtual assistant werk ik voornamelijk vanuit huis en heb ik een volledig ingericht kantoor. Mijn laptop staat vol met allerlei tools die erop gericht zijn om op afstand met elkaar te kunnen werken. Dat zal voor de doorsnee werknemer niet zo zijn. Ik verwacht dat menig bedrijf door deze corona crisis pijnlijk geconfronteerd wordt met het feit dat zij online werken (nog) niet goed gefaciliteerd hebben.

In een normale situatie zijn er veel voordelen te benoemen als het op werken vanuit huis aankomt. Zoals al gezegd heb je geen reistijden, ben je doorgaans veel productiever en kun je een fijne werk-privé balans creëren. Op dit moment is de situatie echter verre van normaal: de scholen zijn gesloten en er is geen kinderopvang. Het thuiswerken kent nu de nodige extra uitdagingen. Vijf van deze uitdagingen benoem ik hieronder, met tips hoe deze te tackelen.

1. Je mist structuur

Waar eerst je werkdag van gewoontes aan elkaar vast zat, is de structuur nu ver te zoeken. Geniet van het feit dat je reistijd is weggevallen door eindelijk eens een fatsoenlijk ontbijt te nemen, maar houd vervolgens (indien mogelijk) zoveel mogelijk dezelfde tijden aan als gewoonlijk. Begin de werkdag met het inplannen van je werkzaamheden in je agenda. En plan ook je pauzes in. Want er is nu geen collega meer die je komt halen voor de lunch of een middagwandeling. Voor je het weet sla je de lunch maar over. Dat is niet erg voor een keertje, maar moet geen gewoonte worden. Door het inplannen van je tijd breng je zelf structuur aan de dag en kun je effectiever werken.

2. Je mist het sociale contact

Even een kletspraatje bij het koffiezetapparaat of sparren met een collega, het is er niet meer bij als je thuis werkt. Voor de meeste mensen geldt: we hebben mensen om ons heen nodig, we zijn sociale dieren. En voor sommige zaken is nou eenmaal overleg nodig. Gelukkig zijn er tegenwoordig tools die het online communiceren makkelijker maken. Zo kun je via Skype, Facetime, Zoom, Whereby, Microsoft Teams en WhatsApp met elkaar beeldbellen en elkaar op de hoogte houden. Je kunt online meetings organiseren. Een dagelijks online koffiemoment met je directe collega’s kan daar onderdeel van zijn.

3. Je komt niet in beweging

En dat bedoel ik heel letterlijk. Misschien ging je wel altijd fietsend naar je werk. Nam je daar de trap naar je werkplek en had je je loopjes naar collega’s of de printer. Dat valt nu allemaal weg. Net als twee keer in de week naar de sportschool gaan…

Wees er alert op dat je in beweging blijft. Maak een wandeling tussen de middag, doe online mee met yoga (of een andere sport) of ga een competitie aan met je thuiszittende puber op de Wii Sport . Of pak de stofzuiger en sla twee vliegen in één klap.

4. Werk en privé lopen door elkaar heen

Na een werkdag op kantoor sluit je de deur en stap je je privéleven in. Er is een duidelijke scheiding tussen werk en privé. Als je thuis werkt zijn er veel dingen die je van je werk kunnen afleiden: naast eventuele kinderen die hun aandacht vragen, is er altijd wel een wasje te doen of een vaatwasser te legen. Voor je het weet kom je amper aan werken toe.

Tijd dus om afspraken te maken. Met anderen én met jezelf. Want die was kan vanavond ook wel. Of in het weekend. Want zo deed je dat toch altijd? Maak afspraken met de kinderen over wat werktijd is en wat niet (als ze daar al de leeftijd voor hebben natuurlijk). Werkt je partner ook thuis? Verdeel dan de taken: als jij ’s ochtends werkt, dan zorg ik voor de kinderen en andersom.

5. Je joggingpak lonkt

Was dat ook altijd het eerste dat je deed als je thuiskwam? Je verwisselde je kantooroutfit voor je favoriete joggingbroek en plofte daarmee op de bank. Nu je thuis werkt is het een aantrekkelijk idee om dat huispak de hele dag aan te trekken. Doe het niet! Kleed je ’s morgens aan zoals je altijd deed, doe je make-upje op en kam je haren. Op die manier kom je vanzelf in de werkmodus en ben je veel energieker en productiever. Dat huispak staat tenslotte voor ontspannen en zo moet het ook blijven.

 

Het is een bijzondere tijd nu. De afgekondigde maatregelen van de regering gelden in ieder geval tot en met 6 april. De kans is aanwezig dat het verlengd wordt en dat je nog langer vanuit huis werkt. Ik wens je er in ieder geval veel succes mee. Maak er het beste van en bovenal: blijf gezond!

Examenstress…

Examenstress…

De certificeringsweek staat voor de deur en eerlijk gezegd vind ik het best spannend. De afgelopen maanden heb ik namelijk een stortvloed van informatie over me heen gekregen. Heel interessant allemaal, er was geen onderdeel bij dat me niet aansprak, maar de vraag is wel in hoeverre alles is blijven hangen…

Ik werk natuurlijk met een stage opdrachtgever, waar ik een aantal van de geleerde zaken meteen in de praktijk kon brengen. Zo begon ik met het opstellen van een plan van aanpak (eerder schreef ik daar deze blog over). We bepaalden de doelen, stippelden een tijdspad uit en verdeelden de taken.

Een verplicht onderdeel van de opleiding is de lancering. Mijn opdrachtgever lanceert een onlinecursus en als marketingmiddelen zetten we daar een gratis E-book en een reeks van webinars voor in. Het E-book heb ik vormgegeven en op z’n website gezet, klaar om gedownload te worden. Ik richtte de autorespondertool in, waarbij de mensen die het E-book ontvingen een paar follow up mails kregen en uitgenodigd werden om aan een webinar mee te doen. Omdat ik ook tekstschrijver ben liet mijn opdrachtgever het schrijven van de email- en salesteksten volledig aan mij over. Heel tof!

Ik leerde werken met een webinartool en maakte er een reeks webinars aan. Zorgde ervoor dat mensen zich konden aanmelden, herinneringen ontvingen en na afloop een replay van de uitzending kregen.

Ik heb best een hoop dingen, die in de opleiding voorbijkwamen, direct bij mijn opdrachtgever kunnen uitvoeren. Dus als dat aan bod komt tijdens de certificeringsweek heb ik niets te vrezen. Maar er is nog zoveel meer voorbijgekomen dat ik nog niét heb kunnen doen. Zo heb ik een paar hele interessante online masterclasses van experts gehad over bijvoorbeeld Facebook-adverteren en LinkedIn Ads. Als ik me nu probeer te herinneren wat er daar verteld is komt er maar weinig naar boven. Omdat ik er niet meteen mee gewerkt heb is er alweer een hoop kennis vervlogen … Gelukkig hebben we de video’s toegestuurd gekregen en kan ik alles nog eens bekijken.

Deze week krijgen we dus per mail drie opdrachten toegestuurd die we binnen een bepaald tijdsbestek moeten afronden. Het zijn echte cases die bij ondernemers gespeeld hebben. Ik ben benieuwd.

 

Waarom ondernemers delegeren lastig vinden

Waarom ondernemers delegeren lastig vinden

Ondernemers zijn druk. Met een waslijst aan taken zijn hun dagen goed gevuld. Veel van die taken zijn terugkerend en door deze aan een virtual assistant (VA) uit te besteden kunnen ze een hoop tijd winnen. Die vrijgekomen tijd kunnen ze bijvoorbeeld besteden aan de ontwikkeling van een nieuwe dienst, een online trainingsprogramma of hun eigen (bij)scholing. Of om soms eens een vrije dag te nemen om de batterij weer op te laden. Stuk voor stuk goede redenen om werk te delegeren. Toch vinden veel ondernemers het spannend om hier iemand voor in te schakelen.

Dit is waarom ondernemers het lastig vinden om te delegeren:

 

  • Ze vinden het moeilijk om zaken los te laten
    Hun bedrijf is als hun kindje. Ze hebben er lang en hard aan gewerkt en ‘zomaar’ taken bij een ander neerleggen voelt eng en spannend. Want kun jij die werkzaamheden wel net zo goed doen (of zelfs beter) als hij*? En hoe goed kennen jullie elkaar nou uiteindelijk?
  • Ze weten niet hoe
    Voor de meeste ondernemers geldt dat ze gewend zijn om alles alleen te doen. Ze hebben nog niet eerder met iemand samengewerkt en zien op tegen de organisatorische beslommeringen.
  • Ze hebben geen tijd
    Hun agenda is vol en de tijd vinden om zaken te delegeren is een uitdaging op zich.
  • Ze weten niet wat ze willen uitbesteden
    Er zijn zoveel dingen die uitbesteed kunnen worden, maar waar begin je? Met het versturen van je nieuwsbrief? Met het plaatsten van berichten op je social mediakanalen? Met het opfrissen van je website? Zeg het maar!

Delegeren is dus wel ‘een dingetje’. Maar hoe kun jij als VA hun twijfel nou wegnemen? Hoe kun je ervoor zorgen dat de ondernemer wél zaken gaat loslaten? Dat heeft alles te maken met vertrouwen.

Hij moet kunnen vertrouwen op jouw expertise en discretie en wil je het liefst al een beetje kennen. Maak daarom, na een eerste telefonische verkenning, een face-to-face afspraak waarin jullie kunnen ontdekken of er een klik is en wat de wederzijdse verwachtingen zijn.

Bouw de samenwerking langzaam op. Hanteer een proefperiode van bijvoorbeeld drie maanden, waarin er zonder opzegtermijn opgezegd kan worden. Inventariseer welke taken er zijn en wat de ondernemer persé zelf wilt/moet doen. Hoe zou het zijn als hij dit aan jou overdraagt? Hoeveel extra tijd en lucht krijgt hij dan?

Begin met een paar uur per week, op die manier kunnen jullie aan elkaar wennen en kun je laten zien wat je voor hem kunt betekenen. Heb wekelijks een kort telefonisch moment (of Skype) om af te stemmen wat er moet gebeuren en wie wat doet. Plan na twee maanden een evaluatie in: wat gaat er goed, wat kan er beter.

In een latere fase kun je je opdrachtgever helpen met delegeren: jij kent hem en zijn bedrijf ondertussen en weet welke werkzaamheden er liggen. Hij heeft dan al ervaren wat het delen met jou hem oplevert. Op zo’n moment kunnen jullie overwegen de uren uit te breiden.

Vertrouwen heeft tijd nodig. Maar als dat er is kunnen er mooie dingen gebeuren en kun je een ondernemer echt helpen met de groei van zijn bedrijf. En zo ben je een investering die het dubbel en dwars waard is!

* Voor de leesbaarheid beschrijf ik de ondernemer in dit artikel in de hij-vorm. Uiteraard kan ‘hij’ ook een ‘zij’ zijn 😉

 

5 redenen om te starten met bloggen

5 redenen om te starten met bloggen

Toen ik startte met de opleiding Virtueel Succes bij de Academie voor Virtueel Professionals werd mij gevraagd of ik een periode wilde bloggen. Ik hoefde daar niet lang over na te denken: ik schrijf graag en wist meteen welke voordelen er aan bloggen zitten.

Dit waren de 5 belangrijkste redenen waarom ik meteen JA zei:

1. Vertrouwen

Een blog is een uitstekende plek om dingen over jezelf te vertellen. Naast dat je informatie deelt over je product of dienst, kun je mensen kennis laten maken met… jou! Je deelt jouw verhalen, jouw leven. Je vertelt over jouw ervaringen, je worstelingen, je hoogtepunten. Het zijn verhalen die mensen graag lezen en waar ze zichzelf vaak in herkennen. Potentiële opdrachtgevers leren je een beetje kennen en dat schept vertrouwen. Mensen doen nou eenmaal zaken met mensen. Het is ook niet voor niets dat de ‘over mij’ pagina op een website één van de meest bekeken pagina’s is.

 

2. Expertstatus

Je hebt enorm veel kennis over jouw vakgebied. Deel dat, ook al lijkt die kennis voor jou heel vanzelfsprekend. Schrijf bijvoorbeeld over trends in je vakgebied, licht een onderdeel nader toe of vertel de voor-en nadelen van een bepaalde methode. In een blog kun je dieper op zaken ingaan dan op bijvoorbeeld je website of in een social media post. Deel de voor jouw doelgroep relevante kennis en je wordt als een expert gezien. Bovendien kun je je onderscheiden van anderen uit jouw branche.

 

3. Vindbaarheid in Google

Regelmatig bloggen werkt om hoger te scoren in de zoekresultaten. Google kijkt vooral naar de inhoud die je plaatst. Komen de zoekwoorden waar iemand op zoekt regelmatig terug in het artikel dat je hebt geschreven? Dan moet het artikel wel interessant zijn voor de persoon die meer informatie zoekt. Ook kijkt Google naar hoe vaak je een nieuw artikel publiceert op jouw blog. Verschijnt er regelmatig een nieuw artikel, dan is jouw pagina interessant om hoger te tonen in de zoekresultaten.

 

4. Groot bereik

Door je blog te delen op je social mediakanalen kun je je bereik enorm vergroten. Ik deel bijvoorbeeld mijn blogs altijd op Facebook en Instagram. Of ik plaats m’n blog als een artikel op LinkedIn. Op die manier krijg je meer mensen naar je website, waar ze vervolgens nog meer waardevolle informatie kunnen lezen.

 

5. Gratis

Bloggen is gratis. Je hebt uiteraard wel een website nodig, maar verder hoeft het niets te kosten. Het delen van je blog zoals hierboven beschreven kost niets en kan een heleboel opleveren. Dure advertentiecampagnes zijn overbodig. Het enige wat het kost is je tijd. Plan daarom ‘schrijftijd’ in je agenda in om interessante artikelen te schrijven. Zie die tijd als een investering, het verdient zich terug!

 

Voor mij dus genoeg redenen om regelmatig in de pen te klimmen. Is jouw enthousiasme voor bloggen ook aangewakkerd?

Laat het me weten in een reactie, ik ben benieuwd.

Even een webinar organiseren? No way!

Even een webinar organiseren? No way!

Heb je weleens overwogen een webinar te houden? Het geven van een webinar is één van de manieren om jouw product of dienst onder de aandacht te brengen. Je hebt een groot bereik, kunt de interactie aangaan met jouw publiek en je expertise tonen. Het geeft potentiële klanten de gelegenheid jou te leren kennen, je leuk te vinden en te vertrouwen: de know-like-trust factor.

Voordelen die het zeker waard zijn om een webinar te geven. Maar zoiets organiseer je niet één, twee, drie. Voordat je ‘live’ kunt gaan valt er namelijk heel wat te regelen, zoals bijvoorbeeld:

  • Datum webinar bepalen
  • Presentatie maken
  • Teksten schrijven
  • Webinar software inrichten
  • E-mail uitnodigingen opstellen
  • E-mail herinneringen opstellen
  • Follow-up emails opstellen
  • Landingspagina met inschrijfformulier maken
  • Promotie webinar
  • Goede internetverbinding
  • Juist decor en goede belichting
  • Geluid testen.

Na het geven van het webinar staan er nog een paar acties op het programma, bijvoorbeeld:

  • Toesturen opname webinar
  • Herinneringsmail einde aanbieding
  • Contactgegevens naar e-mailprogramma overhevelen
  • Evaluatie

Het geven van een webinar heeft een voorbereidingstijd nodig van zo’n 6 tot 8 weken en vraagt wel iets van een ondernemer. Kun je wel wat hulp gebruiken? Schakel dan een virtual assistant in, zij kan vele taken uit handen nemen!