Krijg jij het ook benauwd bij het woord feedback?

Krijg jij het ook benauwd bij het woord feedback?

In mijn vorige blog heb ik beschreven hoe je als VA of VP met allerlei verschillende opdrachtgevers te maken hebt. Opdrachtgevers die allemaal hun eigen gebruiksaanwijzing hebben, net als jijzelf. Dan kan het handig zijn als je elkaar op een effectieve manier feedback kunt geven.

De kans is alleen groot dat jij het al benauwd krijgt als je het woord ‘feedback’ hoort. Misschien omdat je het lastig vindt om iemand op gedrag aan te spreken. Of omdat je iemand kent die, onder het mom van feedback en opbouwende kritiek, jou (volkomen uit de lucht gegrepen) een veeg uit de pan heeft gegeven. Misschien moet je bij feedback denken aan een manager of opdrachtgever die destijds bij een beoordeling of evaluatie alleen maar negatief commentaar wist te bedenken.

 

Feedback is een kans!

​Dat veel mensen een ongemakkelijk gevoel krijgen bij het woord ‘feedback’ komt doordat er vaak een belangrijke fout wordt gemaakt: feedback is niet alleen maar een middel om kritiek te leveren. Als niemand iets durft te zeggen over een fout of ongewenst/onhandig gedrag, hoe kan je dan verwachten dat diegene het de volgende keer anders doet? Dus mits goed bedoeld en op de juiste manier gebracht, is feedback iets waar je blij mee mag zijn. Het is een kans om jezelf te ontwikkelen.

Feedback laat verbeterpunten zien, waardoor je je kunt ontwikkelen.

 

De drempel ligt hoog

In een training die ik onlangs bij de Academie gaf aan VA’s in loondienst, bekende één van de deelnemers dat zij het gevoel had dat zij in haar functie geen feedback kon geven aan haar manager. Hiërarchie en status spelen bij haar dus een rol bij wat je tegen een ander mag zeggen. Bij doorvragen bleek gelukkig dat zij haar manager er wel op aanspreekt als hij gedrag vertoont dat een negatieve impact heeft op haar functioneren. Maar de drempel ligt kennelijk wel hoog, en zij doet dit alleen als het gedrag echt problemen oplevert voor haar eigen werk.

Toch is het niet meer dan logisch dat je iedereen waarmee jij te maken hebt (in of buiten je werk), feedback mag geven. Ongeacht de hiërarchische verhoudingen of status is er niets mis mee om iemand de kans te geven zich te ontwikkelen door gedrag te corrigeren of te veranderen.

 

Gewenst gedrag

Een 2e onderdeel van feedback geven dat vaak over het hoofd wordt gezien, is iemand erkenning geven: positieve feedback! Een compliment geven over iets wat je goed vindt of over gedrag wat je graag wil stimuleren. Daarmee versterk je het getoonde en gewenste gedrag en dat is wat je wil, toch? Je geeft iemand daarmee zelfvertrouwen en het helpt om het gewenste gedrag te verankeren.

 

Evaluatie of beoordeling

Zo mag je jouw opdrachtgever of manager tijdens een evaluatie of beoordeling ook melden wat jij vindt dat er goed of niet goed gaat. Als jij kunt aangeven wat jij nodig hebt om (nog) beter te functioneren, toon je jouw persoonlijk leiderschap en je betrokkenheid. Zo’n gesprek is dus idealiter tweerichtingsverkeer. Als je zo’n gesprek gaat voeren, bereidt dit dan voor en zorg dat je punten kunt noemen die jou hebben geholpen bij jouw functioneren, maar benoem ook de verbeterpunten die je bij jouw opdrachtgever of manager ziet. Uiteindelijk hebben jullie er dan allebei meer aan, want het zal de samenwerking en jullie resultaten alleen maar bevorderen.

 

Wat doet feedback met jou?

Ook interessant om eens over na te denken is het “Landingsproces van Feedback”. Als jij zelf feedback ontvangt zal je over het algemeen een aantal fases doorlopen:

  • Fase 1: ONTKENNING – laat je de feedback wel ‘binnenkomen’?
  • Fase 2: BOOS – je wordt boos op jezelf en op degene die feedback geeft
  • Fase 3: RATIONALISEREN – je gaat je gedrag rechtvaardigen en verklaringen zoeken
  • Fase 4: ACCEPTATIE – je laat de feedback ‘binnenkomen’
  • Fase 5: LEERERVARING EN NIEUW GEDRAG – je bent nu bereid om bewust actie te ondernemen op basis van de ontvangen feedback

Stel jezelf eens wat vragen over hoe jij omgaat met feedback geven en ontvangen:

  • Vraag je eens af of jij wat doet met ontvangen feedback.
  • Maakt het misschien nog uit wie jou de feedback geeft?
  • Ben jij effectief in feedback geven en krijgen?
  • Lukt het jou om te leren van feedback die anderen jou geven?
  • Wat zegt de feedback die jij geeft over jezelf?

 

Methodes om feedback te geven

Er zijn een heleboel methodes om feedback te geven op een effectieve manier. Bij mijn Insights Discovery trainingen gebruik ik de D4 methode die aansluit op de 4 basiskleuren van de Insights communicatievoorkeuren.

Je doorloopt dan de volgende 4 stappen: Data – Gevoel – Interpretatie – Doen.

D1: Toen dit gebeurde …..

D2: Had ik het gevoel dat ……

D3: Ik heb hieruit geleerd dat …..

D4: Ik stel voor om dit te gaan doen ……

Veel andere methodes hebben een vergelijkbare insteek. De essentie is dat je altijd begint met objectief benoemen van de feiten, daarna de bijbehorende emotie, vervolgens welk effect het op jou had, en als laatste sluit je af met een oplossing / hoe het anders kan. Beginnen met het noemen van objectieve feiten is vaak een uitdaging. Dus niet: ‘je was boos’, maar wel: ‘je ging steeds harder praten’.

De G4 methode benoemt de stappen als volgt: Gedrag – Check -Gevolg – Gevoel – Gewenst.
Zo kwam ik laatst dit filmpje tegen van Esther Veldman en Pieter de Jager waarin zij een mooi voorbeeld geven hoe feedback kan werken.

Veel oefenen helpt!

Tot slot: zoals alle mooie, handige en leuke dingen: veel oefenen helpt! Begin maar eens met het aanspreken van je partner of een huisgenoot over het dopje van de tandpasta of het inruimen van de vaatwasmachine waarbij je alle stappen doorloopt. Zo word je steeds handiger in het geven van feedback en draai je er op het laatst je hand niet meer voor om.

Joan de Vuijst

Heb jij een leuke of juist minder leuke ervaring met het krijgen of geven van feedback? Ik zou het leuk vinden als je jouw ervaring hieronder wil delen.

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Deel met je netwerk:

Heeft jouw opdrachtgever een gebruiksaanwijzing?

Heeft jouw opdrachtgever een gebruiksaanwijzing?

Als VP heb je met allerlei verschillende opdrachtgevers te maken, ieder met hun eigen gebruiksaanwijzing. En vergeet niet dat jij zelf ook een gebruiksaanwijzing hebt! Dat merk je soms in de kleinste dingen. Bijvoorbeeld over de manier waarop jij de input van je klant ontvangt.

Zo heb ik een klant die mij alle conceptteksten voor een nieuwsbrief of blog per mail opstuurt. En eentje die mij een appje stuurt als er iets klaar staat in de gezamenlijke online omgeving. Beide klanten en ik gaan ervan uit dat we elkaar een seintje geven en op die manier zetten we de samenwerking steeds in gang. Als het nodig is geven we elkaar nog wat extra informatie mee en op die manier gaat de communicatie prima.  

Bij een nieuwe klant liep dat heel anders. Toen ik naar de verwachte input voor een nieuwsbrief vroeg, kreeg ik een kort berichtje terug: “de bestanden staan al een paar dagen in de cloud, dat hadden we toch afgesproken?” Zij waren ervan uit gegaan dat de aanleverdatum duidelijk genoeg was afgesproken en dat ik de bestanden zelf wel zou vinden. Met die afspraak was er wat hen betreft geen communicatie-moment nodig. Terwijl ik nog even geduldig afwachtte, want ik wist hoe druk ze waren. Wat is nou belangrijker in de samenwerking: een rationele afspraak of de relationele verbinding? Verschillende manieren van denken&doen, en voor beide valt wat te zeggen. Het belangrijkste is dat jij en je klant hierover dezelfde verwachtingen hebben.

 

Heeft jouw opdrachtgever een gebruiksaanwijzing?

Effectief communiceren

In mijn laatste blog ‘Hoe communiceert een Virtueel Professional‘ van 15 mei kan je lezen welke uitdagingen ik als communicatie en marketingspecialist nog meer tegenkwam toen ik als Virtueel Professional ging werken. Want op afstand werken voor je opdrachtgever vraagt extra vaardigheden. Ik kwam erachter dat effectief communiceren een hele nieuwe dimensie krijgt als je elkaar niet (vaak) in de ogen kunt kijken omdat je op een andere locatie werkt dan de mensen waarmee je samenwerkt.

 

Welke communicatievoorkeuren heb jij?

Ieder mens heeft een andere voorkeur om informatie op te nemen en te verwerken. De ene persoon denkt in plaatjes (visueel) de ander wil alles horen en bespreken (auditief) en misschien ben jij wel meer gericht op gevoel (kinesthetisch). Je denkt vanuit je eigen referentiekader. Vanuit je eigen gevoelens. En dit heeft te maken heeft met jezelf, je achtergrond, opleiding, studie, etc. Lees hier meer over in de blog ‘3 Tips hoe je zorgt voor een goede virtuele communicatie‘ van Petra Fehring

 

Perceptie

Als trainer gebruik ik graag de Insights Discovery methode. Die methode geeft een praktisch inzicht in de referentiekaders en communicatie- en gedragsvoorkeuren die spelen tussen jou en je klanten. En hier ligt de basis van een goede samenwerking. Want uit divers onderzoek blijkt dat bij projecten die misgaan, de oorzaak over het algemeen te wijten is aan slechte planning of slechte communicatie. Door de verschillen in perceptie, het opnemen van informatie, en de gedragsvoorkeuren bij het nemen van besluiten, ontstaan er ook voorkeuren in werkwijze.

Als je je eigen gedrags- en communicatievoorkeuren leert kennen, én die van anderen, dan kan je daar rekening mee houden en op elkaar afstemmen. En dat is waarom Insights ook deel uitmaakt van de nieuwe opleiding voor Support Professionals in loondienst ‘Ontwikkel je zelf van Management Assistent naar Virtueel Assistent in loondienst‘. 

 

Communicatie voorkeuren in de praktijk

Het is belangrijk om ‘af te stemmen’ op de voorkeur van een opdrachtgever bij het overbrengen van informatie. Zoals bij het laten weten welke vragen jij aan hem/haar hebt, of bij het bespreekbaar maken van een probleem waar je tegenaan loopt:

  • Sommige opdrachtgevers willen alleen weten wat het concrete probleem of jouw vraag is. De achtergrond interesseert ze niet, ze vertrouwen op jouw expertise.
  • De ene opdrachtgever wil een korte samenvatting van het onderwerp en een ander wil een uitgebreide analyse horen.
  • Of de één kan behoefte hebben aan jouw interpretatie, terwijl de ander misschien alleen de objectieve feiten wil horen

Zoveel klanten, zoveel verschillen: sommigen willen samen met jou brainstormen over een mogelijke aanpak, en een ander wil dat jij al precies hebt uitgewerkt wat de mogelijkheden zijn en hoe je het kunt uitvoeren. En een derde categorie wil eigenlijk dat jij de beste oplossing al hebt geselecteerd en in gang hebt gezet.

Afstemmen dus!

Laat elkaar weten wat de bedoeling is en wat jullie verwachtingen zijn, door duidelijk te communiceren. En dat doe je door af te stemmen op de voorkeursstijl van de ander. Speel in op de communicatievoorkeur van jouw opdrachtgever zodat je daar op de meeste efficiënte manier mee omgaat. Dat kan jullie heel veel tijd en frustratie schelen. Allebei blij dus!

Joan de Vuijst

 

Misschien herken je wel wat uit mijn verhaal. En misschien heb jij ook wel eens misverstanden meegemaakt doordat mensen in jouw omgeving met een heel andere bril naar de wereld kijken. Dat jij dacht dat iets duidelijk was terwijl de ander iets heel anders had begrepen. Of andersom. Ik vind het leuk om in de reactie hieronder jouw communicatie-ervaringen te horen.

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Deel met je netwerk:

Hoe communiceert een Virtueel Professional?

Hoe communiceert een Virtueel Professional?

Ik heb heel wat verschillende banen en functies gehad. En toch zat daar een duidelijke rode draad in: communicatie. In mijn laatste baan heb ik ruim 12 jaar als formule/productmanager bij een grote bank gewerkt. Tijdens een loopbaantraject werd mij duidelijk waarom deze baan mij zoveel voldoening gaf. Want eigenlijk was ik er als uitzendkracht maar zo’n beetje ingerold en leek ik er met een creatieve achtergrond misschien niet echt op mijn plaats. Ik had bij aanvang geen enkele kennis van bank- en geldzaken, en het bedrijfsleven. Wel was ik sterk in communicatie, problemen oplossen, en het verbinden van mensen.

 

Cruciaal element

Zoals uit onderzoek telkens weer naar voren komt: communicatie is het cruciale element voor het succes van samenwerking. Communicatie zorgt ervoor dat onbekendheid, onduidelijkheid en onzekerheid worden weggenomen. En alleen dan kan iedereen zijn expertise zo inzetten dat het gewenste resultaat wordt behaald.

Als productmanager werkte ik met afdelingen van grote diversiteit. Van adviseurs in de kantoren tot productontwikkelaars, marketeers en IT’ers. We behaalden de beste resultaten als al die partijen als het ware ‘dezelfde taal spraken’. Bij het verbeteren van processen en systemen, maar bijvoorbeeld ook bij het informeren van medewerkers en klanten op zo’n manier dat misverstanden en vergissingen werden voorkomen. Leg maar eens iets uit over beleggen op een begrijpelijke én juridisch correctie manier ;-).

 

Communicatie..…. maar dan anders

Dus toen ik in 2013 als zelfstandig ondernemer aan de slag ging, koos ik een opleiding voor Insights Discovery Practitioner. Een prachtige communicatiemethode waarin je leert over je eigen gedrags- en communicatievoorkeuren, en die van anderen. Zodat je betere resultaten haalt door op elkaar af te stemmen.

Tegelijkertijd ging ik als Virtueel Professional met online marketing en communicatie aan de slag. Omdat ik ook iets met mijn kennis en ervaring op dat gebied wilde blijven doen.

 

En toen bleek communicatie nog een hele nieuwe dimensie te krijgen.

Nieuwe communicatie uitdaging

Virtueel werken – op afstand werken voor je opdrachtgevers – vraagt van jou om extra- en nieuwe vaardigheden. Hoe kun je effectief communiceren en resultaten boeken, als jij op een andere locatie werkt dan jouw opdrachtgever? Wat vraagt het van je communicatieve vaardigheden als je elkaar niet (vaak) in de ogen kunt kijken?

Dit zijn jouw eerste uitdagingen bij deze nieuwe manier van ‘virtueel’ samenwerken:

  • Hoe raak je ingewerkt als je alles vanaf een andere werkplek moet uitvinden?
  • Hoe blijf je op de hoogte van wat er speelt bij een ondernemer als je er niet bij bent?
  • Hoe krijg je de input die jij nodig hebt om producten op te leveren, als je opdrachtgever geen tijd heeft?
  • Hoe kan je waarde toevoegen als je het bedrijf niet kent?

De Academie voor Virtueel Professionals heeft hiervoor een aantal belangrijke handvatten. En alweer kom ik erachter dat succesvol samenwerken als Virtueel Assistent of Professional voor een groot deel ook aankomt op communicatie.

 

 

Hieronder een paar praktische tips voor jou en je opdrachtgever:

1. Intakegesprek en vervolgafspraken

Na een eerste kennismaking via video of telefoon, doen jullie bij voorkeur je eerste intakegesprek live.

Als je daarna gaat samenwerken, spreek je 2 tot 4 keer per jaar ergens op locatie af. Zodat je elkaar in de ogen kunt kijken terwijl je bijpraat over de doelen van het bedrijf en jullie samenwerking. Om te evalueren hoe de samenwerking gaat, wat het heeft opgeleverd en wat de doelen en strategie gaan worden voor de komende periode.

Spreek ook af om wekelijks of 2-wekelijks een werkoverleg te hebben via video of telefoon.

 

2. Afspraken maken

Communicatie is ook afspraken maken. Een simpele checklist die je daarvoor kunt gebruiken:

  • Zorg dat je direct toegang krijgt tot alle noodzakelijk documenten in een digitale omgeving in de Cloud.
  • Werk beiden alleen aan documenten in de digitale omgeving, zodat je altijd met de laatste versie bezig bent.
  • Spreek duidelijk af wat jij op gaat leveren, wanneer, en welke input je daarvoor nodig hebt. Over het algemeen zal je opdrachtgever namelijk zelf moeten zorgen voor (inhoudelijke) input.

Jouw opdrachtgever moet bijvoorbeeld input leveren voor een nieuwsbrief, blog, marketing uitingen, of een productlancering. En een opdrachtgever vergeet weleens dat wanneer jij geen input krijgt, je niet aan het werk kunt, en dus ook niets kunt opleveren. Daar worden beide partijen niet blij van. Want jouw opdrachtgever ziet geen resultaat, en jij wil aan de slag, maar je kunt niets doen.

Nadat deze en andere afspraken duidelijk zijn (en vastgelegd) komt het erop aan hoe jij en je opdrachtgever verder gaan samenwerken. En dan wordt communicatie nog belangrijker.

  • Spreek je verwachtingen duidelijk uit.
  • Geef aan als je iets niet begrijpt.
  • VRAAG DOOR!
  • Zeg het eerlijk als je een andere mening of een ander idee hebt.
  • Wees proactief en ga niet zitten wachten.
  • VRAAG DOOR!
  • Wees eerlijk
  • Wees niet bang dat je stoort. Het is belangrijk.

En niet minder belangrijk: weet hoe je jouw opdrachtgever het beste kunt aanspreken. Spreek af via welke kanalen (mail, whatsapp, bellen, een andere tool) jullie gaan communiceren.

Hoe communiceert een Virtueel Professional?

Door van te voren goede afspraken te maken en verwachtingen helder te krijgen. Door te luisteren en te ontdekken wat de communicatieve voorkeuren van jouw opdrachtgever zijn, zodat je daar rekening mee kunt houden!

Ik wens je veel succes met je opdrachtgevers. In mijn volgende blog geef ik je meer praktische tips voor jullie samenwerking. Deel gerust je ervaringen of vragen hieronder.

Joan de Vuijst

 

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Deel met je netwerk: