Processen in de sneeuw

Processen in de sneeuw

Wat is de relatie tussen sneeuw en processen?

Afgelopen week was genieten. Samen met mijn gezin en twee bevriende gezinnen waren wij op vakantie in Oostenrijk. Op wintersport wel te verstaan. Met drie gezinnen in 1 huis, ontzettend gezellig.
Omdat een aantal van ons iets onzeker wordt en er iemand bij is die nog niet zolang skiet, besloten we nog een les te nemen.

Skiles

Op zondagochtend 8.50 uur, ja echt waar, stonden we te wachten bij de lift op onze skileraar. Er kwam een skileraar op ons af en hij stelde zich voor als onze skileraar, Jacob.
Jacob begon met vragen wat wij allemaal al konden. Daarna gingen we een klein stukje de berg af en daar stopte hij al.
Omdat we allemaal al wel geskied hebben, waren we verrast.
Ging hij nu theorie uitleggen? Hier…midden op die berg? Skiën kunnen we wel, we willen alleen weer even de techniek oefenen en wat minder onzeker worden.

Stappen in beeld

Maar nee, Jacob was resoluut en stopte.
Hij ging in de sneeuw voor ons uittekenen hoe je een bocht maakt en uit welke stappen elke bocht bestaat.
Je brengt altijd je gewicht naar de dalski en op het moment dat je een bocht wil gaan maken, ga je omhoog naar de bal van je voet en op je tenen zo legde Jacob uit. En daarna breng je je schouder een beetje naar de buitenkant en komt je gewicht weer op je dalski.
Eigenlijk heel simpel zo stelde hij: dal, bal, teen, buitenkant. Als je je aan deze vier stappen houdt en dit in je hoofd prent, dan kom je van elke piste af. Of deze nu groen of zwart is, dat maakt niet uit.

Herhaling

Nu zal je mij niet van een zwarte piste af zien gaan hoor. Maar in de loop van de week probeerde ik dit riedeltje wel in mijn hoofd te stampen. Tijdens afdalingen op de rode piste, dat dan weer wel, had ik het erg druk in mijn hoofd met deze stappen steeds op te noemen, maar het werkte wel. Ik heb heerlijke afdalingen gemaakt. Nu maar hopen dat het zo goed in mijn hoofd zit, dat ik het volgend jaar nog kan herhalen.

Eigenlijk deed Jacob niets anders dan wat je als ondernemer zou moeten doen. Het proces van je dienst in beeld brengen en kijken uit welke stappen het proces bestaat en deze ook stap voor stap benoemen. Zo weet je precies waar je mee bezig bent en krijg je overzicht.

En zo blijkt dat je, tot mijn verrassing, zelfs in de Oostenrijkse sneeuw met processen te maken hebt.

Jenga in het bedrijfsleven

Jenga in het bedrijfsleven

Enkele weken geleden zat een groot deel van Nederland aan de buis gekluisterd naar Wie is de Mol te kijken. Hier waren de kandidaten Jenga aan het spelen waarbij het doel was de toren te ontmantelen zonder dat deze instortte.

Toren bouwen

Maar stel je nu eens voor dat je een opdracht krijgt waarbij je van diezelfde Jenga steentjes een toren moet bouwen. Je bent geblinddoekt en je krijgt aanwijzingen van de opdrachtgever, hij vertelt je zijn idee. De opdrachtgever weet immers wat voor soort toren hij uiteindelijk wil zien. Alleen…jij mag geen vragen stellen en je ziet door de blinddoek natuurlijk niks. En de opdrachtgever weet wel wat hij wil, maar hij kijkt tijdens het geven van de aanwijzingen de andere kant op. Ook hij ziet dus niet wat jij aan het bouwen bent, hij heeft alleen een beeld van wat hij wil in zijn hoofd.  

Gaat het lukken?

Zou het lukken om op deze manier een toren te bouwen? Misschien wel, maar of het ook handig en fijn werkt? Dat denk ik niet. Want zou je niet veel liever vragen willen stellen? Zodat je misschien sneller en beter begrijpt waar de opdrachtgever naartoe wil. Dan kun je ook nog sturen wanneer je denkt dat zaken anders of beter zouden kunnen. En je kunt af en toe aan je opdrachtgever laten zien hoe ver je bent.

In gesprek…

Ik heb het natuurlijk over het “bouwen van een Jenga toren”. Maar dit is wat er in de praktijk ook gebeurt. Als je voor de eerste keer met een opdrachtgever in gesprek gaat, is het van belang dat je goed en duidelijk met elkaar communiceert. Het is belangrijk dat je als virtueel professional goed doorvraagt wat precies de wensen van een opdrachtgever zijn. Niet zomaar zeggen dat de opdracht duidelijk is en dat je de opdracht wel doet. Het is belangrijk te weten wat het de opdrachtgever en het bedrijf oplevert als jij deze opdracht gaat uitvoeren.  Zorg ook dat je afspraken maakt over wanneer je wat terugkoppelt, zodat de opdrachtgever ook op de hoogte van de voortgang blijft.

Bij de opdracht van Wie is de Mol was het spannend of de toren niet in zou storten. Maar bij het bouwen aan een opdracht, en dus een relatie met je opdrachtgever, is het belangrijk om de toren zo te bouwen zoals de opdrachtgever wil. En ja…natuurlijk is het belangrijk dat het bouwwerk stabiel is en de toren niet instort.

Post-its of buddy

Post-its of buddy

Inmiddels heb ik wel een klein beetje achterstand met module 2. Het was druk afgelopen weken en vorige week was er ook nog de certificeringsweek van module 1.

Stage opdracht

Maar ik heb de draad weer opgepakt. Nu ben ik bezig om het proces uit te werken van de dienst die mijn opdrachtgever levert. Overigens een heel leuke dienst, het verkopen van stacaravans en chalets. We hebben dan ook eigenlijk altijd met blije klanten te maken.
Natuurlijk weten alle teamleden wel wat er allemaal komt kijken bij het leveren van deze dienst. En we werken ook al met een goede tool, maar de dienst helemaal op papier zetten? Dat hebben we nog nooit gedaan…
Nadat ik met mijn opdrachtgever had besproken wat hij wilde optimaliseren, kwamen we op deze dienst. We denken namelijk dat het proces nog geoptimaliseerd kan worden. Er is af en toe nog wat ruis en dat willen we er graag uit halen.

Post-its

Mijn stage opdracht is nu dan ook onderzoeken en beschrijven hoe het proces precies loopt en wat er eventueel verbeterd, gesystematiseerd of geautomatiseerd kan worden.
Daarom zit ik nu gebogen over een prachtige set gekleurde post-its.
Langzaam maar zeker komt er een steeds grotere lijst post-its op mijn bureau te liggen. Nu alle taken maar eens verder uitwerken en bekijken wie verantwoordelijk is voor welke taak.

Begin je bij het einde of….neem je alle stappen?

Een erg leuke opdracht. Vooral omdat ik nog wel eens de neiging heb om bij het einde te beginnen en een aantal stappen over te slaan. Maar nu word ik gedwongen om alle stappen vanaf het begin goed te benoemen en ook helemaal tot in detail uit te werken en hé….dat levert gelijk al inzicht op waar zaken beter kunnen.
En dan ben ik alleen nog maar bezig met het eerste deel van de dienst, de voorbereiding. Dat belooft nog wat voor de overige onderdelen. 

Buddy

Het loopt tot nu toe dus wel goed bij mij. Maar er komen vast ook momenten dat ik vastloop en er even niet uit kom, dan is het fijn om een buddy te hebben die dezelfde opleiding volgt. Sinds deze week is Maaike mijn buddy. Zij volgt op dit moment ook module 2 van Virtueel Succes en het is fijn om af en toe met elkaar te kunnen sparren over zaken waar we tegenaan lopen.

De post-its hebben mij voor deze opdracht voldoende geholpen, dus de steun van mijn buddy bewaar ik voor de volgende opdracht.

Tennisballen en systematiseren

Tennisballen en systematiseren

Wat hebben tennisballen en systematiseren met elkaar te maken?
Je zou denken niets…maar dat bleek even anders.
Tijdens de eerste live dag van module 2 van de opleiding Virtueel Succes kregen we de opdracht om met elkaar (6 personen) tennisballen over te gooien.
Je mocht de bal niet naar je buurvrouw gooien en de bal moest luchttijd hebben. De bedoeling was om binnen twee minuten de bal zo vaak mogelijk van het begin- naar het eindpunt te krijgen, en dit was dezelfde persoon. 
We kregen 5 rondes om te kijken hoe vaak we dit voor elkaar kregen. Tussendoor kregen we steeds 1 minuut de tijd om te reflecteren en het doel voor de volgende ronde te bepalen.

Systeem

Al snel ontdekten we dat het goed is om hier een systeem voor te hebben. We hadden 5 rondes en als we na zouden denken over het proces en dit zouden verbeteren, konden we misschien de volgende ronde de bal wel vaker overgooien. Ons doel was om elke ronde meer ballen over te gooien dan de ronde ervoor. We dachten na over de beste mogelijkheden, maar we kwamen tot de conclusie dat de manier waarop we het aanpakten, eigenlijk best een goede was. Ook hebben we gemerkt dat iedereen de rol moet oppakken die het beste bij hem/haar past. Zo was de rol van ‘begin- en eindpunt’ heel anders dan de rol van de ‘overgooiers’. Om de eerste rol te kunnen vervullen, heb je andere kwaliteiten nodig dan dat je als ‘overgooier’ nodig hebt. Het was wel van belang allemaal geconcentreerd te blijven en alleen datgene te doen wat je moest doen. Je niet bemoeien met wat de anderen deden.
En het lukte…elke ronde gooiden we meer tennisballen over dan de ronde ervoor.

Hadden wij het juiste systeem?

Na afloop hoorden we dat een andere groep de bal veel vaker had overgegooid, maar zij hadden wel hetzelfde systeem. Het voordeel was dat zij met een persoon minder waren en een paar kleine dingen anders hadden gedaan. Het was ontzettend leuk om met elkaar deze opdracht te doen, niet in de laatste plaats omdat het echt inzicht geeft waarom systemen zo belangrijk zijn en waarom elk teamlid de juiste rol moet vervullen. Zo zie je maar weer dat je met tennisballen veel meer kunt dan alleen tennissen.