Post-its of buddy

Post-its of buddy

Inmiddels heb ik wel een klein beetje achterstand met module 2. Het was druk afgelopen weken en vorige week was er ook nog de certificeringsweek van module 1.

Stage opdracht

Maar ik heb de draad weer opgepakt. Nu ben ik bezig om het proces uit te werken van de dienst die mijn opdrachtgever levert. Overigens een heel leuke dienst, het verkopen van stacaravans en chalets. We hebben dan ook eigenlijk altijd met blije klanten te maken.
Natuurlijk weten alle teamleden wel wat er allemaal komt kijken bij het leveren van deze dienst. En we werken ook al met een goede tool, maar de dienst helemaal op papier zetten? Dat hebben we nog nooit gedaan…
Nadat ik met mijn opdrachtgever had besproken wat hij wilde optimaliseren, kwamen we op deze dienst. We denken namelijk dat het proces nog geoptimaliseerd kan worden. Er is af en toe nog wat ruis en dat willen we er graag uit halen.

Post-its

Mijn stage opdracht is nu dan ook onderzoeken en beschrijven hoe het proces precies loopt en wat er eventueel verbeterd, gesystematiseerd of geautomatiseerd kan worden.
Daarom zit ik nu gebogen over een prachtige set gekleurde post-its.
Langzaam maar zeker komt er een steeds grotere lijst post-its op mijn bureau te liggen. Nu alle taken maar eens verder uitwerken en bekijken wie verantwoordelijk is voor welke taak.

Begin je bij het einde of….neem je alle stappen?

Een erg leuke opdracht. Vooral omdat ik nog wel eens de neiging heb om bij het einde te beginnen en een aantal stappen over te slaan. Maar nu word ik gedwongen om alle stappen vanaf het begin goed te benoemen en ook helemaal tot in detail uit te werken en hé….dat levert gelijk al inzicht op waar zaken beter kunnen.
En dan ben ik alleen nog maar bezig met het eerste deel van de dienst, de voorbereiding. Dat belooft nog wat voor de overige onderdelen. 

Buddy

Het loopt tot nu toe dus wel goed bij mij. Maar er komen vast ook momenten dat ik vastloop en er even niet uit kom, dan is het fijn om een buddy te hebben die dezelfde opleiding volgt. Sinds deze week is Maaike mijn buddy. Zij volgt op dit moment ook module 2 van Virtueel Succes en het is fijn om af en toe met elkaar te kunnen sparren over zaken waar we tegenaan lopen.

De post-its hebben mij voor deze opdracht voldoende geholpen, dus de steun van mijn buddy bewaar ik voor de volgende opdracht.

Tennisballen en systematiseren

Tennisballen en systematiseren

Wat hebben tennisballen en systematiseren met elkaar te maken?
Je zou denken niets…maar dat bleek even anders.
Tijdens de eerste live dag van module 2 van de opleiding Virtueel Succes kregen we de opdracht om met elkaar (6 personen) tennisballen over te gooien.
Je mocht de bal niet naar je buurvrouw gooien en de bal moest luchttijd hebben. De bedoeling was om binnen twee minuten de bal zo vaak mogelijk van het begin- naar het eindpunt te krijgen, en dit was dezelfde persoon. 
We kregen 5 rondes om te kijken hoe vaak we dit voor elkaar kregen. Tussendoor kregen we steeds 1 minuut de tijd om te reflecteren en het doel voor de volgende ronde te bepalen.

Systeem

Al snel ontdekten we dat het goed is om hier een systeem voor te hebben. We hadden 5 rondes en als we na zouden denken over het proces en dit zouden verbeteren, konden we misschien de volgende ronde de bal wel vaker overgooien. Ons doel was om elke ronde meer ballen over te gooien dan de ronde ervoor. We dachten na over de beste mogelijkheden, maar we kwamen tot de conclusie dat de manier waarop we het aanpakten, eigenlijk best een goede was. Ook hebben we gemerkt dat iedereen de rol moet oppakken die het beste bij hem/haar past. Zo was de rol van ‘begin- en eindpunt’ heel anders dan de rol van de ‘overgooiers’. Om de eerste rol te kunnen vervullen, heb je andere kwaliteiten nodig dan dat je als ‘overgooier’ nodig hebt. Het was wel van belang allemaal geconcentreerd te blijven en alleen datgene te doen wat je moest doen. Je niet bemoeien met wat de anderen deden.
En het lukte…elke ronde gooiden we meer tennisballen over dan de ronde ervoor.

Hadden wij het juiste systeem?

Na afloop hoorden we dat een andere groep de bal veel vaker had overgegooid, maar zij hadden wel hetzelfde systeem. Het voordeel was dat zij met een persoon minder waren en een paar kleine dingen anders hadden gedaan. Het was ontzettend leuk om met elkaar deze opdracht te doen, niet in de laatste plaats omdat het echt inzicht geeft waarom systemen zo belangrijk zijn en waarom elk teamlid de juiste rol moet vervullen. Zo zie je maar weer dat je met tennisballen veel meer kunt dan alleen tennissen.