blog

Ondanks jouw ervaring is plannen toch een uitdaging

Je planning goed beheren is als Virtueel Professional nogal een dingetje. Nu kun je denken: ik ben heel goed in plannen en daar heb ik jarenlang ervaring mee. Maar als virtuele assistent of professional is het toch echt een veel grotere uitdaging dan je misschien verwacht.

Gelukkig hebben de meeste VA’s enorm veel ervaring in:

• Organiseren
• Structureren
• Plannen

Wat betekent dat je echt wel overzicht hebt en weet hoe je moet zorgen dat iets gedaan wordt. Of om de juiste prioritering te bepalen.

Toch wil ik je graag meenemen in 5 redenen waarom plannen zo belangrijk voor je is.

Diezelfde 5 punten zijn dus ook de 5 redenen waarom plannen zo belangrijk voor je is.

Ik licht het je graag toe.

1. Voor meerdere opdrachtgevers werken

Juist doordat je meerdere klanten hebt, zal je moeten zorgen dat je ze allemaal goed en tijdig kunt helpen. Dat betekent een planning maken wanneer je voor wie werkt. Je kunt niet voor iedereen altijd klaar staan. Dat red je niet. Zoveel uren heb je niet in een dag. Zoveel tijd heeft je klant jou niet ingehuurd.

Daarnaast moet je ook zorgen dat je opdrachtgevers niet over jouw tijd heen gaan. Niet alleen jij moet een goede planning maken, ook jouw klanten. Dat betekent dat ze jou tijdig moeten informeren en van input moeten voorzien zodat jij aan de slag kunt. En dat jullie beiden altijd alert moeten blijven wat prioriteit heeft. Wanneer is iets urgent én belangrijk? Waar besteed jij als eerste jouw tijd aan?

2. Heel verschillende taken hebben

Die diversiteit aan taken maakt dat je niet iedere week hetzelfde doet. Sommige taken komen dagelijks terug, anderen misschien 1x per kwartaal. Dat betekent dat je ook niet iedere week evenveel tijd voor elke klant werkt.

Wat is daar de consequentie van? Dat je vooral flexibiliteit in je agenda moet houden. Dat je jezelf niet helemaal vol kunt plannen. Dat je regelmatig naar de komende weken kijkt om te zien wat er op de planning staat. Waar jij genoeg tijd voor moet reserveren. Hierdoor blijf je in control en laat je je niet leiden door de waan van de dag.

3. Kunnen doen wat je leuk vindt

Dit is vooral een valkuil. Je wilt zo graag aan de slag, zoveel dingen kunnen doen voor je opdrachtgevers dat je de tijd vergeet. Je verliest je in het werk dat je moet doen. Je kunt jezelf bijna niet achter je laptop vandaan rukken. Je gaat maar door en door…

Plannen houdt ook in dat je moet waken dat je niet over je grenzen gaat. Ook jij kunt je tijd maar 1x besteden.

4. Veel nieuwe dingen leren

Nieuwe dingen leren betekent ook tijd vrijmaken om dit te kunnen leren. Het gaat niet vanzelf. Je zult echt tijd moeten steken in bv. een online tool leren. Of wanneer je een taak voor het eerst gaat uitvoeren dat je de tijd neemt om het goed te doen. En om jezelf te controleren of je het goed hebt gedaan.

Als we naar jouw planning kijken, dan moet je dus zorgen dat je ook hiervoor tijd reserveert. Het kan zijn omdat je naar een training gaat. Of omdat je meer leertijd nodig hebt voor die nieuwe leermomenten. Bedenk ook dat wanneer je een nieuwe klant hebt je hier echt extra tijd voor moet reserveren.

5. Jezelf enorm ontwikkelen

Alles wat je leert, zal zich op een gegeven moment ook weer ‘terugbetalen’. Daarmee bedoel ik dat je bv. steeds sneller wordt. Des te meer ervaring, des te sneller en efficiënter je werkt. Dat merk je meteen in je agenda. Je hoeft niet meer zoveel tijd te reserveren voor taken.

Daardoor kan je misschien wel een extra klant aannemen. Of je gaat zelfs een volgende stap zetten en gaat met een andere, startende VA samenwerken. Waardoor jij nieuwe stappen gaat zetten in jouw ontwikkeling en je andere taken aan de andere VA uitbesteedt.

Heb je meteen de volgende ontwikkeling te pakken: hoe plan je het samenwerken en afstemmen met die andere VA in!

Je ziet dat goed plannen wezenlijk is! Het levert je enorm veel op.