3 tips om een professionele indruk achter te laten

Wanneer je als zelfstandig VA of VP aan de slag bent, zet je natuurlijk je beste beentje voor om te zorgen dat je na een gesprek met een potentiële klant een positief gevoel achterlaat. Je wilt dat deze ondernemer denkt: yes, met deze VP wil ik graag samenwerken!

Dat klinkt veel gemakkelijker dan het voor menigeen is. Het voeren van een gesprek alleen al is spannend. En hoe zorg je dan dat je aantoont dat je weet waar je over praat? Dat je de vraag van deze ondernemer kunt oplossen? Waarbij je ook weet dat je voldoende vertrouwen creëert om een opdracht te krijgen.

 

3 tips om een professionele indruk achter te laten? 

Iedereen die aan marketing doet weet dat het gaat om de know-like-trust factor:

  • Dat een potentiële klant eerst moet weten dat jij bestaat (know).
  • Vervolgens is het belangrijk dat hij een goed gevoel bij jou krijgt en je aardig vindt (like).
  • Daarna begint er pas een gevoel van vertrouwen te ontstaan waardoor iemand jou de opdracht gunt (trust).

Geloof mij, toen ik nog secretaresses coachte in het bedrijfsleven ging er heel wat werk, tijd en energie zitten in het opbouwen van die know-like-trust factor. Denk je dat iemand bij het horen van mijn naam meteen ja tegen mij zei? No way.

Na een eerste kennismakingsgesprek bij het bedrijf op locatie, ging ik terug naar huis om aan een offerte te werken. En ja, dan moest ik zelf inschatten hoeveel tijd het mij ging kosten en welke prijs ik daar voor vroeg. Vervolgens stuurde ik die offerte per mail toe. 9 Van de 10 keer kon ik dan wederom op gesprek om de offerte toe te lichten voordat het bedrijf akkoord ging. Hier gingen meestal wel 3 maanden overheen.

Dit is geen uitzondering. Voor heel veel ondernemers werkt het zo. Dit is de manier waarop zaken worden gedaan. Voor jou geldt dit ook. Wat mij wel opviel toen, is dat de wijze waarop je het aanpakt heel veel doet voor het hele proces. Ik heb heel vaak teruggekregen dat ik een professionele werkwijze heb. En uiteindelijk is dat de laatste zet in het kader van vertrouwen.

Opdrachten krijg je meestal omdat iemand het jou gunt. Omdat ze het gevoel hebben dat jij dit met zorg en aandacht gaat oppakken en dat ze daarom graag met jou willen werken.

 

Daarom mijn 3 tips om een professionele indruk achter te laten

 

1. Bereid je goed voor

Lijkt een inkoppertje, maar het gaat verder dan alleen maar de website goed doorlezen. Bedenk van tevoren wat je graag wilt weten. Kan je op voorhand al vragen stellen die ze als ‘huiswerk’ kunnen maken voorafgaand aan het gesprek? Waardoor zowel jij als de ondernemer tijd besparen tijdens het echte intakegesprek omdat jullie door kunnen naar de kern van de zaak.

Voordat je überhaupt een intakegesprek houdt, kan je al een kort kennismakingsgesprek hebben. Of via email het e.e.a. kortsluiten. Heb je basis voorwaarden voor een potentiële opdrachtgever? Met welke ondernemers wil je eigenlijk samenwerken? Waar moeten ze aan voldoen? Wat voor soort diensten lever jij? En sluit dat aan bij de wensen van deze ondernemer?  

 

2. Ontwikkel je eigen methode voor het intakegesprek

Ga altijd live een intakegesprek aan. Als je een voorselectie hebt gedaan, weet je dat dit een potentiële klant is. Daar wil je tijd en energie in steken. Betekent niet alleen maar kennismaken maar ook belangrijke wensen naar boven halen. Weten waar het probleem zit en hoe (snel) het probleem opgelost kan worden.

Voordeel van een livegesprek op locatie is bovendien dat je ter plekke mee kan kijken. Bv. hoe het georganiseerd is, met welke tools gewerkt wordt, hoe het nu vormgegeven is, etc. etc.

Heb je een eigen unieke methodiek hoe je het gesprek vormgeeft? Een checklist waar je mee werkt? Dat zou ik je zeker adviseren. Als jij weet wat je naar boven moet halen tijdens het gesprek en daar een goede methode voor hanteert, heb je de juiste munitie voor de vervolgstap.

Materiaal wat je in onze opleidingen ontvangt om je eigen methodiek te creëren

Materiaal wat je in onze opleidingen ontvangt om je eigen methodiek te creëren

3. Stel een offerte op

De offerte is een voorloper van het plan van aanpak. Het beschrijft wat je kunt betekenen en hoe je het aanpakt. Denk aan de juiste volgorde van de stappen. Wat verwacht je van de ondernemer, wat doe jij. De doorlooptijd. Welk resultaat hebben jullie voor ogen. Het gaat er om dat het zodanig is dat de ondernemer vertrouwen krijgt in jouw aanpak. Dat je laat zien waar jouw kennis ligt.

Deze offerte is natuurlijk foutloos geschreven (let op: geen oubollig lettertype gebruiken). In een prachtige lay-out met jouw logo en bedrijfsgegevens erop vermeld. Het kan een PowerPoint presentatie zijn. Of een beschrijving in een Word document met daarin een tabel of Excel bestand als bijlage waarin je zaken opsomt. Zorg hoe dan ook dat dit een gelikt verhaal is.

Vermeld ook de vervolgstappen die na goedkeuring van de offerte gezet worden, zoals:

  • Overeenkomst van opdracht tekenen
  • Facturatiewijze
  • Plan van aanpak opstellen

Op deze wijze – die je helemaal kan vormgeven op jouw unieke manier – zorg je voor een gedegen, professionele aanpak waardoor je vertrouwen wekt bij iedere potentiële klant.

Ben heel benieuwd naar jouw reactie op deze blog. Vertel het hieronder!

Deel met je netwerk:

2 Reacties

  1. jonna

    Wat een mooi blog, echt superbelangrijk!

    Antwoord
  2. Jildau Sybesma

    Super handige tips en belangrijke zaken om goed te regelen, ik ga ze toevoegen aan mijn ‘to do-list’!

    Antwoord

Reactie verzenden

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *