3 Tips hoe je zorgt voor goede virtuele communicatie

Communiceren: het lijkt zo makkelijk. Maar dat is het zeer zeker niet! Het allerlastigste voor mensen is communiceren. Zowel zakelijk als privé! En dat wordt zo enorm onderschat. Hierdoor ontstaan nl. fricties, irritaties en verwarringen.

De allergrootste fout die we maken is denken dat we de ander begrijpen. Jawel, wij denken dat we het snappen. We weten precies wat de ander voelt. Hoe het overkomt. Wat een ander ervan vindt. Wat het met een ander doet.

 

Tenminste, dat denken we…

Als wij denken dat we het voor een ander begrijpen, dan denken we vanuit ons eigen referentiekader. Vanuit onze eigen gevoelens. We maken er zelf een voorstelling van. We vullen zelf in hoe het bij een ander moet overkomen. En dat heeft alles met onszelf en onze achtergrond, opleiding, studie, etc. te maken.

Het heeft helemaal niets te maken met de ander!

 

WAKE UP: hier gaat het enorm fout wanneer je niet goed schakelt met je opdrachtgever!

Als jij niet zorgt dat je precies helder hebt wat je opdrachtgever bedoelt, dan ga je hiermee de mist in. En daar wordt zowel jij als je opdrachtgever niet blij van.

Daarnaast heb je nog te maken met het feit dat je op afstand werkt. Je ziet elkaar niet vaak. Dat betekent dat je nog beter je best moet doen om te zorgen dat je begrijpt wat er gevraagd wordt. Alleen dan kan je zelfstandig op afstand het werk verrichten op de manier zoals je opdrachtgever het voor zijn/haar bedrijf voor ogen heeft.

Want daar ligt natuurlijk de uitdaging. Het gaat over het bedrijf van je opdrachtgever en dat moet je voor ogen houden! En als virtueel werkende ondernemer, moet jij zorgen dat je de boodschap helder krijgt!

Ik heb 3 tips hoe je zorgt voor goede virtuele communicatie.

 

1. Hoe neem jij de informatie op?

We nemen informatie op via onze zintuigen. En het grappige is dat iedereen een andere voorkeur heeft. Daar ontstaat een 1e misverstand. Als jij het liefst in plaatjes denkt en informatie opneemt (visueel) en je opdrachtgever is auditief ingesteld (dus via het gehoor), maak jij plaatjes bij hetgeen je klant vertelt. En dat wil niet zeggen dat je de juiste plaatjes gemaakt hebt.

Zorg dus allereerst dat je weet hoe jij de informatie opneemt waardoor je weet wat voor jou het beste werkt. Daarnaast vraag je je opdrachtgever naar zijn stijl. Als je opdrachtgever mondeling taken doorgeeft en jij hebt hierdoor geen goed beeld bij de vraag, dan gaat er in de uitvoering iets fout. Zorg dan dat jullie op een andere wijze informatie overdragen zodat het voor beiden werkt!

3 tips hoe je zorgt voor goede virtuele communicatie

 

2. Houd werkoverleg via Skype met beeld

Door op afstand te werken, kijk je elkaar niet in de ogen. Je loopt niet even de kamer van je opdrachtgever binnen. Je ziet geen mimiek van het gezicht. Geen gebaren. Wist je dat het effect van communicatie voor 55% wordt bepaald door fysiologie, 38% door tonaliteit en slechts 7% door woorden? En dat is een onbewust proces!

Skype is de perfecte tool om een groot deel van de hindernissen weg te nemen. Mits je het beeld aanzet! Want doordat je elkaar ziet, kan je de houding, de mimiek in het gezicht, een opgetrokken wenkbrauw, etc. zien. Daardoor kan je doorvragen op een signaal dat je ziet!!

 

3. Luisteren Samenvatten Doorvragen = LSD

Heb je vast al meer over gehoord. Neem niet zomaar aan dat je het begrijpt. Luister wat je opdrachtgever vraagt, vat samen of je het goed begrepen hebt en zo niet, vraag dan door. Ik zeg altijd: als ik het niet snap, kan ik het niet goed uitvoeren. Dus zorg ik eerst dat ik het snap!

Stel een klant vraagt je om aan te geven hoeveel het kost om een bepaalde klus te doen. Dan zal je eerst helder moeten hebben wat het inhoudt voordat je een prijs kunt aanleveren. Anders schiet je mis en gaat de opdracht aan je neus voorbij!

Je begrijpt, over goede communicatie valt nog heel veel te vertellen. Deze 3 tips geven je echter een goede basis die je zelf kunt oppakken. Wees echter alert: want als er iets fout gaat tussen jou en je opdrachtgever gaat het 9 van de 10x over geen goede communicatie. En dat kan je zomaar een klant kosten.

Hoe zorg jij voor goede communicatie op afstand? Welke tools gebruik je? Hoe weet jij dat je precies begrijpt wat je klant bedoelt? Als je goede tips en advies hebt, hoor ik het graag. Heb je nieuwe inzichten uit deze blog gekregen? Vind ik ook leuk om te horen!

Deel met je netwerk:

Reactie verzenden

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *